企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點分析論文
摘要:結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部控制和采購業(yè)務(wù)流程，分析如何規(guī)避、抑制其中可能出現(xiàn)的不利因素，說明采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要點，并對內(nèi)控環(huán)境提出建議。
關(guān)鍵詞:采購循環(huán)；內(nèi)部控制；流程
采購業(yè)務(wù)屬于企業(yè)運營的核心業(yè)務(wù)，與資金存在直接的關(guān)系，如果程序制度不夠清晰規(guī)范，內(nèi)部控制不到位，則極容易出現(xiàn)相關(guān)人員利用管理漏洞，為一己私利舞弊，串通共謀，損害企業(yè)利益的情況。具有極高的風(fēng)險性。在內(nèi)部控制中，采購業(yè)務(wù)的控制直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)成品的質(zhì)量，以及企業(yè)生產(chǎn)成本。尤其對于制造企業(yè)而言，原材料成本在產(chǎn)品中占比較重，采購資金比之其他類型的企業(yè)也更多，存在的風(fēng)險也就更高。
1內(nèi)部控制概述
2004年9月，COSO委員會提出一個概念全新的COSO報告《企業(yè)風(fēng)險管理———整合框架》（簡稱ERM框架），標(biāo)志內(nèi)部控制研究發(fā)展到一個新的階段。ERM架構(gòu)指出“企業(yè)風(fēng)險管理是一個過程，它由一個主體的董事會﹑管理層和其他人員實施，應(yīng)用于戰(zhàn)略制定并貫穿于企業(yè)之中，旨在識別可能影響主體的潛在事項﹑管理風(fēng)險﹑風(fēng)險應(yīng)對﹑控制活動﹑信息與溝通﹑監(jiān)控。《企業(yè)風(fēng)險管理———整合框架》分為內(nèi)部環(huán)境﹑目標(biāo)制定﹑事項識別﹑風(fēng)險評估﹑風(fēng)險反應(yīng)﹑控制活動﹑信息與溝通﹑監(jiān)督等八個相互關(guān)聯(lián)的要素，各要素貫穿在企業(yè)的管理過程中。ERM框架指出，企業(yè)風(fēng)險管理只是一個比內(nèi)部控制更為廣泛的管理概念和工具，不是也不可能取代內(nèi)部控制。在風(fēng)險管理八個要素中，有五個直接來自內(nèi)部控制，顯然，內(nèi)部控制包含于風(fēng)險管理之中。
2企業(yè)采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險及控制關(guān)鍵點
采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容的一個部分，其風(fēng)險存在于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，主要有審核把關(guān)風(fēng)險、采購價格失控風(fēng)險、供應(yīng)商選擇不當(dāng)風(fēng)險、合同訂立不當(dāng)風(fēng)險、物資驗收不規(guī)范風(fēng)險、會計記錄不當(dāng)風(fēng)險、貨款支付不當(dāng)風(fēng)險等。企業(yè)采購程序必須清晰，規(guī)范，即使企業(yè)采購流程較長，但人為簡化，縮短流程將給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來巨大漏洞，采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險無法控制，給公司帶來巨大隱患，造成不堪設(shè)想的后果。為此有必要對以下環(huán)節(jié)進行控制，規(guī)避風(fēng)險。
2.1請購與審批控制
2.1.1請購
請購單的填寫應(yīng)該內(nèi)容完整且依據(jù)充分，由有需求的部門或人員寫明采購類別、數(shù)量、品名、規(guī)格、型號、質(zhì)量等級、需用日期、請購部門等相關(guān)要求，交給部門主管審核并簽字批準(zhǔn)。
2.1.2審核批準(zhǔn)
請購單在審核批準(zhǔn)時，主要注意三個點：訂貨數(shù)量，供應(yīng)商備選，訂貨時間（再訂貨點）。
2.1.3不相容職務(wù)相分離
請購與審批不應(yīng)該由同一人辦理，以避免盲目采購。如果請購與審批不能分離，那么上述要求能否遵守完全取決于企業(yè)內(nèi)部控制人員的職業(yè)素質(zhì)，一旦遇上企業(yè)采購人員的職業(yè)道德不修，則可能會出現(xiàn)編制虛假采購業(yè)務(wù)以套取公司現(xiàn)金的情況。
2．2供應(yīng)商管理制度
2.2.1選擇供應(yīng)商
企業(yè)應(yīng)該建立恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商管理體制，企業(yè)采購的原材料直接決定了企業(yè)產(chǎn)成品的品質(zhì)，關(guān)乎企業(yè)的品牌形象，一旦出現(xiàn)問題，將對企業(yè)信譽造成不可估量的影響。因此企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入機制，為企業(yè)選擇可靠的供應(yīng)商，只向經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的供應(yīng)商訂貨，保證原材料的品質(zhì)與來源。
2.2.2不相容職務(wù)相分離
詢價與確定供應(yīng)商不應(yīng)該由同一人負(fù)責(zé)辦理，否則將形成采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制漏洞，容易發(fā)生舞弊，出現(xiàn)相關(guān)人員收受回扣，高價采購等情況。其次，廣泛詢價，有利于企業(yè)拿到合理的采購價格，降低生產(chǎn)成本。
2.3采購控制
經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的請購單應(yīng)該由采購部門匯總編號，生成采購訂單，統(tǒng)一進行采購。在此步驟中應(yīng)該注意如下幾點：
2.3.1采購行為應(yīng)合法合規(guī)
對于零星用品的采購，可以授權(quán)在獨立人員抽樣暗訪制度下的直接采購，但對大宗商品的采購應(yīng)交由采購部門集中統(tǒng)一招標(biāo)進行，原材料的集中采購有利于企業(yè)提高采購效率，取得大宗訂單折扣，從而降低原材料成本，控制生產(chǎn)成本。
2.3.2關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)情況與供貨情況
供應(yīng)商的生產(chǎn)進度緩慢甚至停滯將造成原材料供應(yīng)延遲，導(dǎo)致企業(yè)設(shè)備人員的閑置，增加企業(yè)運營成本，降低企業(yè)經(jīng)營效率，尤其在原材料本就稀缺的行業(yè)，短時間內(nèi)難以找到價格合適的替代供應(yīng)商，密切關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)情況，能及早發(fā)現(xiàn)異常，為企業(yè)贏得反映時間，提早做準(zhǔn)備。在原材料短缺嚴(yán)重時，企業(yè)將無法正常運轉(zhuǎn)，既買不到原材料進行生產(chǎn)，又因為生產(chǎn)停滯而產(chǎn)品短缺，無法進行銷售以獲得資金投入生產(chǎn)，將使企業(yè)經(jīng)營周轉(zhuǎn)不良。為保證供應(yīng)商持續(xù)，無差錯供給企業(yè)原材料，以支持企業(yè)生產(chǎn)運作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)進度與生產(chǎn)環(huán)境。當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)異常情況時，企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)并作出反應(yīng)，制定對策，確保企業(yè)正常運營，最大限度降低供應(yīng)商出現(xiàn)原材料供應(yīng)問題而給企業(yè)帶來的損失。
2.3.3采購人員定期輪換
企業(yè)采購人員應(yīng)定期輪換崗位，并對離任采購人員進行審計，避免采購人員與供應(yīng)商串通共謀。采購環(huán)節(jié)最常見的問題在于：供應(yīng)商為長期獲得公司的大量訂單而賄賂采購人員，或者采購人員與供應(yīng)商長期接觸與合作后，建立過于密切的關(guān)系，出現(xiàn)串通舞弊的風(fēng)險。企業(yè)采購人員實施輪崗制，其一，可以避免采購人員與供應(yīng)商建立過于密切的關(guān)系。其二，如果無法與采購人員建立長期的關(guān)系，供應(yīng)商將降低付出回扣的積極性。其三，對采購員定期輪換時進行的工作考評與交接使舞弊更容易被發(fā)現(xiàn)，采購員拿回扣被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險更大，促使采購員遵守公司規(guī)定，提升職業(yè)道德操守以及自律性，有利于企業(yè)內(nèi)部形成良好的控制氛圍，從而維護公司利益。
2.3.4明確采購人員職責(zé)
明確劃分采購人員的職責(zé)范圍，有利于采購部門工作的有序進行，提高工作效率，避免互相推諉責(zé)任。及時調(diào)換職業(yè)勝任能力不足或是職業(yè)道德較低的職員，如果崗位職責(zé)安排混亂，企業(yè)的內(nèi)部控制將無法實現(xiàn)應(yīng)有的效果。
2.3.5明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
為保證原材料質(zhì)量，公司可以在采購單后附上有關(guān)質(zhì)量要求的文檔。例如在采購零部件時，可由工程師在文檔中寫明各個部件需要達到怎樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，誤差范圍以及技術(shù)要求。由采購人員同時發(fā)給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商在生產(chǎn)前了解圖紙的質(zhì)量要求。供應(yīng)商生產(chǎn)過程中，采購部應(yīng)該要求供應(yīng)部定期出具質(zhì)量報告，并定期查訪供應(yīng)商。
2.3.6不相容職務(wù)相分離
確定供應(yīng)商與簽訂采購合同應(yīng)該分離控制，不應(yīng)由同一人辦理。由專業(yè)專職人員負(fù)責(zé)簽訂采購合同，有利于回避風(fēng)險，減少損失的產(chǎn)生。
2.4驗收入庫控制
驗收入庫是企業(yè)防止質(zhì)量不達標(biāo)的原材料進入企業(yè)的最后一道防線，一旦不合格的原材料流入企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，將對企業(yè)的產(chǎn)成品質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。如果三鹿企業(yè)能夠重視食品安全，尊重消費者權(quán)益，收購鮮奶時能在驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理，驗收人員重視自身責(zé)任，仔細(xì)抽檢，將沒有達到抽檢質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的鮮牛奶拒之企業(yè)門外，進行退貨處理，也不會造成這樣嚴(yán)重的后果。三鹿以其真實慘痛經(jīng)歷說明企業(yè)應(yīng)當(dāng)尤其重視對原材料入庫的控制。
2.5付款管理控制
財務(wù)部門收到采購部門轉(zhuǎn)來的相關(guān)憑證，例如采購計劃、采購合同、入庫單、發(fā)票抵扣聯(lián)、運輸費用發(fā)票、經(jīng)過簽字的申請單，經(jīng)過審核無誤后，作為入賬的原始憑證，按照企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的'合同付款，并及時登記應(yīng)付賬款總分類賬以及明細(xì)賬。付款雖然是企業(yè)采購流程的最后一個步驟，但其涉及資金的轉(zhuǎn)移，風(fēng)險較高，某些供應(yīng)商為盡早收回貨款買通財務(wù)人員，企業(yè)應(yīng)該引起足夠重視。
2.6供應(yīng)商考核
企業(yè)應(yīng)該建立供應(yīng)商評價制度，對供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量，送貨及時性以及原材料價格進行考核評價，并對各供應(yīng)商進行排序，于企業(yè)將來采購相同規(guī)格貨物時優(yōu)先選擇。排序結(jié)果確保每年更新一次，對考評不合格者應(yīng)取消其供應(yīng)商認(rèn)證資格。不斷調(diào)整優(yōu)化企業(yè)供應(yīng)商隊伍。綜上所述，請購與審批控制，供應(yīng)商選擇控制，采購控制，驗收入庫控制，付款管理控制，供應(yīng)商評價反饋控制均是企業(yè)采購循環(huán)流程中的關(guān)鍵控制點。
3完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制實施效果相關(guān)配套措施
為使企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠落實到實處，企業(yè)一方面應(yīng)該縱向完善采購流程與采購控制，橫向健全采購控制制度，形成由線到面的控制局面，進行全面控制；另一方面，抓住流程中關(guān)鍵控制點作為重點控制。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還應(yīng)該完善公司治理結(jié)構(gòu)，將績效考核與激勵機制結(jié)合起來。
3.1完善公司治理結(jié)構(gòu)
公司治理是企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計、運行的制度環(huán)境。而內(nèi)部控制又是公司治理的延伸。完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮企業(yè)董事會及監(jiān)事會的作用。第一要強調(diào)董事會獨立于企業(yè)的管理層，限制董事會成員與高級經(jīng)理層交叉任職的現(xiàn)象，以避免出現(xiàn)高級管理層控制董事會的局面。第二，要完善獨立董事制度，保持較高比例的，具有較高學(xué)歷且管理經(jīng)驗豐富的獨立董事的比例，利于對企業(yè)內(nèi)部管理人員及企業(yè)經(jīng)營行為進行有效監(jiān)控。第三，建立專門的各類審計委員會，例如審計委員會，以加強內(nèi)部控制。明確監(jiān)事會職責(zé)，監(jiān)事的監(jiān)督工作要經(jīng)常化，專業(yè)化，要努力提高監(jiān)事會的監(jiān)控能力和監(jiān)控效果，董事會﹑監(jiān)事會及其下屬委員會應(yīng)對公司管理實行有效監(jiān)督，從而提高公司內(nèi)部控制質(zhì)量。如果治理層疏于監(jiān)督，對控制不夠重視，或者過分信賴管理層，就會給管理層提供舞弊的機會。
3.2將績效考核與激勵機制結(jié)合使用
企業(yè)內(nèi)部控制的實施必須有一個完整的過程，這個過程就是制定標(biāo)準(zhǔn)、采取行動、衡量業(yè)績，通過業(yè)績的衡量來考核行為是否符合標(biāo)準(zhǔn)，從而使行為符合內(nèi)部控制控制標(biāo)準(zhǔn)。在整個風(fēng)險管理體系中，內(nèi)部控制通過致力于抑制不利因素來達到內(nèi)控目標(biāo)，而激勵機制則竭盡全力促使有利因素發(fā)揮更大作用，因此，如能將績效考核與激勵機制結(jié)合起來使用，將會使企業(yè)內(nèi)控發(fā)揮更大效果。
主要參考文獻:
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