一、文字功底是現(xiàn)代秘書的基本素質(zhì)

　　現(xiàn)代秘書是“掌管文書并協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，秘書工作的基本性質(zhì)要求秘書必須具有良好的書面語言表達(dá)能力，要擅書(即辦理文書)，以“書”為主，寄情于“書”，要會駕馭文字材料。

　　秘書人員的書面表達(dá)能力即指一般的寫作能力，寫作能力是秘書人員非常重要的基本功。文秘人員一定要具有良好的書面表達(dá)能力，具有扎實的文字功底，這是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求。由于秘書寫作的對象主要是公文，因此，秘書人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意與工作需要，需經(jīng)常撰擬各種文稿，這就要求秘書不僅應(yīng)具備一般的書面表達(dá)能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種公文的寫作，熟練掌握各種公文的要求與方法，能夠撰寫出觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類公文。

　　二、現(xiàn)代秘書文字表達(dá)能力的培養(yǎng)

　　秘書在工作中要從事各種公文的寫作，要求熟練掌握各種公文的寫作方法和技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫各類公文。為能撰寫一篇高質(zhì)量的公文，充分發(fā)揮公文的作用，提高工作效率，在寫作時必須注意各個環(huán)節(jié)。

　　(一)、公文寫作前，要大量占有材料，構(gòu)思文章

　　寫作前要做好材料準(zhǔn)備工作。公文要有的放矢的，寫作前要積累豐富的材料，并加工處理，去粗取精，去偽存真，然后構(gòu)思全局，列出提綱，為文章的結(jié)構(gòu)層次、觀點的提煉，都從這里起點。這樣才能更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決定。

　　(二)、合理安排結(jié)構(gòu)，善于謀篇布局，突出中心

　　撰寫公文要求文字簡練，善于謀篇布局、合理安排結(jié)構(gòu)，中心突出，層次清楚，邏輯性強，結(jié)構(gòu)緊湊，這就高度體現(xiàn)了公文寫作的本質(zhì)特征。公文應(yīng)圍繞主題，中心突出，結(jié)構(gòu)合理，詳略得當(dāng)，重點突出。

　　(三)、具有一定的文學(xué)知識，懂得語法和邏輯知識

　　秘書應(yīng)具有一定的文學(xué)功底，懂得語法和邏輯知識。不寫錯別字，正確使用簡化字，書寫規(guī)范，字跡工整，詞匯豐富，并能選用最恰當(dāng)?shù)脑~語，準(zhǔn)確地反映實際情況，增強工作的主動性，準(zhǔn)確地貫徹落實黨的方針政策，使公文意圖生動地突現(xiàn)出來。

　　(四)、熟悉各種公文的種類、用法及格式

　　公文是一種特殊的文章，除要遵行一般的寫作規(guī)則之外，還需要遵循公文寫作的特殊規(guī)律。文秘人員在撰寫公文時，無論是的公文的內(nèi)容、公文文種的選擇、公文格式、文風(fēng)、還是行文語氣以及表達(dá)方法等因素，都應(yīng)規(guī)范運用。因此，公文寫作時，行文關(guān)系要正確，選用文種要恰當(dāng)，使用語言要準(zhǔn)確，公文格式要規(guī)范。

　　公文內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)、路線方針政策，合乎上級指示和規(guī)定，與本機關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。實事求是，即要求公文的內(nèi)容能從實際情況出發(fā)，有切實的客觀針對性，有利于解決實際問題;要忠實地反映情況和問題;各種判斷要合乎實際;各種解決問題的方法措施應(yīng)切實可行，具有可操作性。文種使用要恰當(dāng)。不同的文種，具有不同的功能和作用，并體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的關(guān)系，體現(xiàn)了不同的行為目的。文種使用不當(dāng)，會造成行文關(guān)系的混亂。恰當(dāng)?shù)厥褂梦姆N，可以進(jìn)一步增強公文的效能，確保公文的寫作質(zhì)量。因此，秘書要深入研究文種，恰當(dāng)使用文種，因此，文秘人員在撰寫公文時，要注意常用公文文種的區(qū)別，要“對號入座”、忌“張冠李戴”，應(yīng)準(zhǔn)確掌握和正確應(yīng)用，根據(jù)行文關(guān)系、行文目的選擇文種，使用文種。

　　公文格式要規(guī)范。公文的規(guī)范格式能夠體現(xiàn)公文的法定效力、權(quán)威性與嚴(yán)肅性，以規(guī)范、莊重的形式和邏輯力量引起人們對它的重視，為人們閱讀、承辦和管理公文創(chuàng)造便利條件，有利于提高工作效率，是公文有效性的切實保障。這些格式規(guī)范對于表明公文的來源、去向、內(nèi)容、時間、傳知范圍及對公文印制規(guī)格有著重要的作用，我們要根據(jù)公文寫作的目的、內(nèi)容、需要以及所要解決的實際問題去寫作。

　　(五)端正文風(fēng)，行文語言準(zhǔn)確、簡練

　　樹立健康優(yōu)良的文風(fēng)，這是當(dāng)今公文寫作的一項重要任務(wù)。首先要堅持實事求是的原則，這也是秘書工作的基本原則。秘書撰寫文件時，應(yīng)注重調(diào)查研究，堅持實事求是的原則，內(nèi)容要符合客觀實際，掌握分寸，客觀公正。

　　其次，公文語言一定要準(zhǔn)確、鮮明、生動、簡練。公文的語言要準(zhǔn)確，是指文章要真實、貼切、規(guī)范、恰如其分地反映客觀事物，并揭示其本質(zhì)意義。詞義要精當(dāng)準(zhǔn)確，詞匯要豐富，正確地進(jìn)行科學(xué)的判斷和符合邏輯的推理。它要求觀點符合黨的國家的方針政策，準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，材料真實可靠;語言質(zhì)樸、合乎語法、符合邏輯;語氣輕重恰如其分，以保證語言的嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、通暢，規(guī)范、完整、清晰、耐久，準(zhǔn)確表達(dá)中心思想。

　　公文的語言要鮮明，即立論明確，不能有歧義。處理好材料與主旨的關(guān)系。贊成的、反對的，歌頌的，批判的，態(tài)度明朗，是非清楚，是非愛憎分明，不能含糊其辭、模棱兩可。公文的語言要生動，就是把所要寫的事情、思想和情感栩栩如生地表達(dá)出來，也就是寫“活”了。反映新事物，研究新問題，內(nèi)容有新意。公文和文學(xué)作品不同，文學(xué)作品講的是形象的生動性，公文講的是解決問題的需求性、這就得運用公文語言的表達(dá)技巧。因此，秘書人員一定要扎扎實實過好文字語言關(guān)。

　　公文的語言要簡練，在語言質(zhì)樸、通順的基礎(chǔ)上，文字簡明扼要，概括力強，言簡意賅。要求用最簡潔的文字，順暢而有條理地說明問題，表達(dá)豐富的內(nèi)容。該短則短，該長則長，句中無余字，篇中無剩言，不累贅重復(fù)，不冗長拖沓。行文簡潔，主旨突出，進(jìn)一步提高辦事效率。切忌長而空，累贅重復(fù)，冗長拖沓。我們一定要提高對端正文風(fēng)的認(rèn)識，杜絕弄虛作假、套話連篇，空洞無物、浮華雕飾、矯揉造作等風(fēng)氣對公文的影響，樹立優(yōu)良文風(fēng)。講究工作實效，注意調(diào)查研究;提高自身的素質(zhì)。