（1）看對象說話，歡迎詞的概念。

　　歡迎詞多用于對外交往。在各社會組織的對外交往中，所迎接的賓客可能是多方面的，如上級領(lǐng)導(dǎo)、檢查團(tuán)、考察團(tuán)等。來訪目的不同，歡迎的情由也應(yīng)不同。歡迎詞要有針對性，看對象說話，表達(dá)不同的情誼。

　　（2）看場合說話。

　　歡迎的場合。儀式也是多種多樣的，有隆重的歡迎大會、酒會、宴會、記者招待會；有一般的座談會、展銷會、訂貨會等。歡迎詞要看場合說話。該嚴(yán)肅則嚴(yán)肅，該輕松則輕松。

　　（3）熱情而不失分寸。

　　歡迎應(yīng)出于真心實(shí)意，熱情、謙遜、有禮。語言親切，飽含真情。注意分寸，不亢不卑。

　　（4）稱呼。

　　由于是用于對外（本組織以外的賓客）交往，歡迎詞的稱呼比開幕詞、閉幕詞更具有感情色彩，更需熱情有禮。為表示尊重，要稱呼全名。在姓名前或后面加上職銜或“先生：”、“女士：”。

　　歡迎詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、稱呼、開頭、正文、結(jié)語、署名六部分構(gòu)成，秘書工作《歡迎詞的概念》。

　　（1）標(biāo)題。標(biāo)題有兩種形式。

　　1）歡迎場合或?qū)ο蠹游姆N構(gòu)成，如《在校慶75周年紀(jì)念會上的歡迎詞》

　　2）用文種“歡迎詞”作標(biāo)題。

　　（2）稱呼。提行項(xiàng)格加冒號稱呼對象。面對賓客，宜用親切的尊稱，如“親愛的朋友：”、“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：”等。

　　（3）開頭。用一句話表示歡迎的意思。

　　（4）正文。說明歡迎的情由，可敘述彼此的交往、情誼，說明交往的意義。對初次來訪者，可多介紹本組織的情況。

　　（5）結(jié)語。用敬語表示祝愿。

　　（6）署名。

　　用于講話的歡迎詞無須署名。若需刊載，則應(yīng)在題目下面或文末署名。