（1）看對象說話，歡迎詞的概念。

　　歡迎詞多用于對外交往。在各社會組織的對外交往中，所迎接的賓客可能是多方面的，如上級領導、檢查團、考察團等。來訪目的不同，歡迎的情由也應不同。歡迎詞要有針對性，看對象說話，表達不同的情誼。

　　（2）看場合說話。

　　歡迎的場合。儀式也是多種多樣的，有隆重的歡迎大會、酒會、宴會、記者招待會；有一般的座談會、展銷會、訂貨會等。歡迎詞要看場合說話。該嚴肅則嚴肅，該輕松則輕松。

　　（3）熱情而不失分寸。

　　歡迎應出于真心實意，熱情、謙遜、有禮。語言親切，飽含真情。注意分寸，不亢不卑。

　　（4）稱呼。

　　由于是用于對外（本組織以外的賓客）交往，歡迎詞的稱呼比開幕詞、閉幕詞更具有感情色彩，更需熱情有禮。為表示尊重，要稱呼全名。在姓名前或后面加上職銜或“先生：”、“女士：”。

　　歡迎詞的結構由標題、稱呼、開頭、正文、結語、署名六部分構成，秘書工作《歡迎詞的概念》。

　　（1）標題。標題有兩種形式。

　　1）歡迎場合或對象加文種構成，如《在校慶75周年紀念會上的歡迎詞》

　　2）用文種“歡迎詞”作標題。

　?。?）稱呼。提行項格加冒號稱呼對象。面對賓客，宜用親切的尊稱，如“親愛的朋友：”、“尊敬的領導：”等。

　?。?）開頭。用一句話表示歡迎的意思。

　?。?）正文。說明歡迎的情由，可敘述彼此的交往、情誼，說明交往的意義。對初次來訪者，可多介紹本組織的情況。

　　（5）結語。用敬語表示祝愿。

　?。?）署名。

　　用于講話的歡迎詞無須署名。若需刊載，則應在題目下面或文末署名。