單證管理自查報告（1）

　　根據公司要求，進一步加強單證管理力度，確保單證管理的穩健、安全，市區收展部開展單證自查工作，具體情況匯報如下：

　　一、無遺失、超期、作廢、停用單證長期不公告、不核銷或不按規定銷毀及流失在外的情況，且單證的領用發放、核銷登記與庫存一致。

　　二、重要單證不存在超期現象，均已按照《單證管理辦法》繳納管理補償金；且重要單證無超量現象，已按照《單證管理辦法》履行相關審批手續進行發放。通過自查未發行重要單證丟失現象。

　　三、未銷毀的作廢單證各聯次均加蓋作廢章，作廢單證若為多聯，單證聯次均齊全。

　　四、系統記錄銷毀數據與《單證銷毀清單》均保持一致，且按照《單證管理辦法》規定及時定期銷毀并履行審批手續。

　　五、自查過程中不存在最終使用人離司未繳回的單證。手工核銷的重要單證已填寫《重要單證手工核銷清單》，均有相關人員簽字，且有收付費截屏。

　　六、嚴格按照《單證管理辦法》要求打印日清日結單。

　　七、按照《單證管理辦法》要求，每月第一個工作周內進行重要單證盤點，格式按照單證管理辦法附表，每季進行一次普通單證盤點，格式參照重要單證盤點清單。

　　八、單證領用（入庫）、核銷（出庫）登記簿，均有每月盤點紀錄，且與系統、實物相符。并且，單證的領用（入庫）、核銷（出庫）登記簿均填寫規范。

　　單證管理自查報告（2）

　　20XX年上半年，甘肅保監局抽調各財產保險公司內審人員，對轄內財產保險機構單證管理情況進行了全面交叉檢查。從檢查情況看，財產保險公司在單證管理中存在的問題較多，單證管理工作亟待加強。

　　單證管理現狀

　　通過檢查，我們認為目前財產保險公司的單證管理較前幾年有較大的改觀，無論是制度、信息系統建設還是對單證管理的認識都有所改進。但是隨著業務的快速發展和機構網點的下延，目前各財產保險公司的單證管理還有許多不完善的地方，有的問題還成了違法違規的事發源頭。

　　(一)管理基礎薄弱

　　一是單證管理制度不完善。檢查發現全省12家財產保險公司在單證管理制度上都不同程度存在制度內容不完善、不科學的問題，如：未對單證限時限量領用、手工出具保單和系統補錄時限等做出明確規定，有的公司沒有中介代理機構單證領用管理制度，有的公司未建立單證管理內部監督自查制度，有的公司沒有單證庫房(專柜)管理制度等。二是單證管理崗位設置不合理。中心支公司及以下分支機構普遍存在以下問題：單證管理崗由代理人員擔任，出單員兼任單證管理員，單證管理員一人多崗，兼崗現象突出，單證管理員更換頻繁，交接手續流于形式等問題。三是單證存放管理不到位。主要表現是單證專庫專柜存放不規范，存在重要有價單證與公司文件、報表等日常資料同柜存放，已用單證與空白單證混合存放，單證存放混亂無序，單證庫房兼做檔案室、雜物庫房等問題。四是單證印刷管控不嚴。個別保險分支機構私自印刷保險單證。如：某省級分公司2009年5月自行印刷2500份具有保單性質的蔬菜貨物運輸保險臺賬，在貨運公司作

　　為暫保單使用，但單證從設計到印刷均未得到總公司的書面同意和授權，而且單證格式不規范，也未納入公司單證管理系統管理，存在著較大風險。

　　(二)管控措施松散

　　一是單證征訂管控不力。雖然各財產保險公司基本上形成了自上而下逐級征訂和總公司統一印刷的單證征訂印刷體系，但單證征訂環節依然存在問題。在單證征訂數量上由于上級公司對下級公司的單證征訂數量沒有限制，導致基層機構普遍存在征訂過量，每年富余大量單證的問題。富余單證如果不能妥善處理，將為公司埋下一定的風險隱患。如：某省級分公司僅2009年就銷毀有價單證50.93萬份，銷毀單證是全年單證使用量的4.5倍；某省級分公司2010年1月銷毀各類保險單證73.45萬份，銷毀單證是其2009年單證使用量的6.47倍。二是單證領用管理不規范。產險機構普遍存在單證領用管理不規范的問題，有90%的產險機構存在單證領用后長期不回銷的情況；30%的產險機構存在停用單證不及時回收的問題，60%的產險機構存在單證管理手工臺賬、單證管理系統使用情況登記不準確、不規范的問題，個別保險機構存在非單證使用人代領、代簽名，臺賬登記混亂，甚至未將上年度結存單證數量結轉至下一年度，或者未將單證領用人交回的未領用單證重新入庫上賬等情況，造成單證賬實不符情況嚴重。三是單證銷毀不嚴謹。個別公司停用、作廢單證由分支機構自行銷毀，蘊藏較大風險。如：某公司的停用、作廢單證銷毀權下放給市州分公司，總公司和省級分公司缺乏有效監督。此外，有的公司還存在應銷毀單證不銷毀的情況。四是對保險中介單證領用管控不嚴。財產保險公司對保險中介領用單證缺乏有效的管控機制，導致從保險公司領用的單證在保險中介使用較亂，中介代理機構、個人代理人丟失和自行銷毀保險單證現象嚴重，致使大量保險單證流到行業之外，為行業埋下諸多風險隱患。

　　(三)信息系統落后

　　一是單證管理系統未實現與核心業務系統的無縫連接。單證在核心業務系統中的使用信息不能完全傳送到單證管理系統，導致單證管理系統數據不準確，不能反映公司單證使用的真實情況。二是單證管理系統不能完全實現系統數據的自動傳導與更新，系統對人的依賴度高，為人為更改公司數據提供了可能。如：某公司核心業務系統打印保單后，被打印保單的信息不能自動傳輸到單證系統并更新數據，導致已打印的保單如果沒有進行人工核銷，單證系統中該單證的狀態將仍為“可使用”。三是單證管理系統設計不科學，功能有缺陷，未實現對保險公司單證流轉的全面控制，不能達到通過系統有效控制單證風險的要求。

　　由于上述問題在公司內控管理中沒有得到足夠重視，致使撕單、埋單和鴛鴦單等利用單證管理漏洞實施的嚴重違法違規問題屢禁不止，已成為財產保險公司套取資金、進行不正當競爭的主要手段之一，給行業健康發展埋下了較大風險隱患。

　　單證管理中產生問題的根源思考

　　(一)對單證管理工作重視程度不夠，思想認識有待提高

　　現階段，財產保險公司在單證管理中存在較多問題，而且一直得不到很好地解決，這與財產保險公司長期以來更多地強調業務發展、規模擴張和利潤增長，不注重加強公司內控建設、合理防范和有效控制經營管理中的各種風險、對單證管理的重要性認識不夠有很大的關系。多數公司沒有將單證管理工作擺在保險經營的重要位置，沒有認識到單證管理是防范風險的重要源頭，不能正確把握和領會單證管理工作的重要意義。基層分支機構在缺少管控情況下，對單證管理的重要性認識更是不足，對加強單證管理缺乏動力。

　　(二)制度建設不科學，內控執行亟需加強

　　單證管理制度不科學會直接導致保險公司內控執行效果差，從而產生較多問題。制度不科學主要體現在內控制度沒有滲透到公司單證流轉各個操作環節，許多關鍵控制點處在控制無效狀態，有的沒建立制度，有的制度無法完全控制風險的發生。當然，強調制度本身科學性的同時也不能忽視執行力的重要性。科學、完善的制度只有被有效地執行，才能真正落到實處。檢查中發現單證管理問題多的公司，多數是內控執行力差的公司。制度執行不到位就會為問題的發生留下可乘之機。

　　(三)內審檢查不到位，監督機制尚待完善

　　財產保險公司內控中極為重要的審計與監督環節在單證管理工作中功能發揮有限，處理措施乏力。一是單證管理內審檢查機制還需完善。通過檢查發現大部分保險公司特別是中心支公司以下基層機構的單證管理內審檢查還處在初級階段，內審檢查沒有形成制度化、常態化。二是單證管理內審檢查功能發揮不充分。公司內部審計部門一般僅在一些離任審計和常規審計中順帶檢查一下單證管理情況，未就單證管理開展專門的內審檢查。三是責任追究落實不徹底。單證管理內部審計監督檢查中，對存在問題的保險分支機構、部門及相關責任人追究責任時，往往避重就輕，只進行象征性處理，致使內部違規“零成本”，被檢查者不重視查出問題的整改，內部控制效果乏力，造成單證管理中的一些問題被隱藏到深處，長期得不到有效解決，形成較為嚴重的風險敞口和隱患。

　　加強和規范財產保險公司單證管理的對策措施

　　(一)完善制度建設，夯實單證管理基礎

　　一是提高制度的科學性。從制度層面明確單證管理責任部門和單證管理崗位設置要求，確立單證管理系統的設計要求和管理權限劃分，強化單證限時限量限制對象領用制度，確保單證管理各環節的規定科學有效。二是強化制度的完備性。保證單證管理制度能夠覆蓋單證征訂、印制、發放、領取、使用、核銷、作廢、遺失、存檔和監督檢查等單證流轉的全過程，特別要確保單證管理制度必須能有效管控保險中介的保險單證領用。三是增強制度的可用性。單證管理制度應立足公司自身經營管理實際制定，不應生硬照搬同業公司制度，尤其是基層分支機構的單證管理制度要符合機構自身實際情況、切實可用。四是改進制度的適應性。要根據經營管理需要及時修訂完善單證管理制度，確保制度能夠適應業務發展形勢。

　　(二)強化內控執行，切實提高單證管理能力和水平

　　一是加強內控建設。建立規范的公司治理結構，形成運作規范、科學有效的執行、監督機制。總公司管理層要高度重視內控執行，帶頭認真履行內控職責，為有效實施單證管理管控奠定基礎。在單證管理工作中，注重培育領導高度重視、內控人人有責和違規必受追究的內控企業文化，形成以風險控制為導向的單證管理理念，提高單證管理工作的風險防范意識。二是理順管理流程。分支機構層面應實行單證管理“一把手”負責制，在總公司、省級分公司設立專職單證管理工作人員，在中心支公司及以下分支機構至少應設立由正式工作人員擔任的單證管理崗，落實單證管理職責。加強單證管理人員培訓和教育，提升責任意識和業務素質。實行單證手下臺賬與信息系統雙重管理制度，利用手工臺賬管理彌補系統管理的不足。三是嚴格責任追究。建立環環相扣的責任追究機制，將責任落實到人，加大對違規行為責任人的處罰力度，對不同層次、各個崗位的員工制定出精細的責罰條例，讓執行力弱或有過錯者為其行為“買單”。強化上抓一級的責任追究制度，增加上級公司特別是總公司的管控壓力，使其更加重視防范所屬分支機構單證管理工作風險。四是強化執行考核。考核是提高單證管理內控執行力的。