述職報告的外在結(jié)構(gòu)是格式化的，包括標(biāo)題、稱謂、正文和署名四部分。

　　（一）標(biāo)題。

　　1．單行標(biāo)題：“述職報告”或者“在……（上）的述職報告”。

　　2．雙行標(biāo)題：正題寫主題，或者寫述職報告類型，前者如《加快改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)步伐，奪取有中國特色社會主義事業(yè)的更大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十四次全國代表大會上的報告》和《繼往開來，與時俱進(jìn)，全力以赴向國家級示范性高中沖刺——在××中學(xué)第二屆教職工代表大會第四次擴(kuò)大會議上的述職報告（1999—XX年度）》，后者如《政府工作報告——XX年××月××日在第七屆市人民代表大會上的報告》；副題寫述職場合，見上述例題。

　　（二）稱謂。稱謂是報告者對聽眾的稱呼。稱謂要根據(jù)會議性質(zhì)及聽眾對象而定。“各位領(lǐng)導(dǎo)、代表”。稱謂放在標(biāo)題之下正文的開頭，有時根據(jù)需要在正文中間適當(dāng)穿插使用。稱謂一般采用提行的寫法。要用“謝謝大家”等禮貌語言。如一篇在教職工代表大會上述職報告的稱謂：“尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、來賓，全體教職工代表，全校教職工同志們”。

　　（三）正文。述職報告的寫法依據(jù)報告的場合和對象而定，一般來說采用總結(jié)式寫法，共分四部分。

　　1．基本情況。履行職責(zé)的基本情況，用平直、概括、簡短。用最精練的文字，概括地交待，如主要情況、時間、地點、背景、事件經(jīng)過等。

　　（1）工作過程。

　　（2）內(nèi)容概括（成績、經(jīng)驗為主）。可以將總結(jié)出來的規(guī)律性的認(rèn)識、主要的經(jīng)驗或教訓(xùn)、主要的成績或存在的問題用簡短概括的文字寫出來。

　　（3）主題認(rèn)識。這樣，聽眾在對報告的全貌有一個大致的了解，也能夠統(tǒng)領(lǐng)全篇，激發(fā)聽取的興趣，啟發(fā)和引導(dǎo)聽眾積極思考。

　　下面是一篇在教職工代表大會上述職報告的開頭，略顯單調(diào)了些：“已經(jīng)過去的1999—XX年度，是我校歷史上的第9個年度，是“三三”設(shè)想的最后一年。在上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下，全校師生員工拼搏奮進(jìn)，基本實現(xiàn)了“三三”設(shè)想的目標(biāo)。在此，我向為學(xué)校發(fā)展付出了無數(shù)心血的領(lǐng)導(dǎo)們、同志們道一聲：謝謝！現(xiàn)在，我向大會作1999—XX年度述職報告，請予審議。”

　　2．成績經(jīng)驗。自此以下包括問題教訓(xùn)和今后計劃共三部分，要分出層次來分析證明主題，這才能條理分明。

　　層次安排方法，一般采取橫向排列（各層次獨立性強(qiáng)，共同論證主題的正確）。

　　每一層次都要有一個小的主題，寫成層義句。層義句，一般寫在層次前面，或者每一層次前后都要寫出，也有的層義句寫成了小標(biāo)題。可以是口號（主題句）的反復(fù)。層次中間要恰當(dāng)運用材料。如上例在教職工代表大會上述職報告的五個層義分別是：

　　一、加緊進(jìn)行迎接國家級示范性高中評估的準(zhǔn)備工作。

　　二、圍繞教學(xué)中心工作，進(jìn)一步提高了教改、科研質(zhì)量。

　　三、重視并努力推進(jìn)教育信息化、現(xiàn)代化，現(xiàn)代教育技術(shù)的運用取得了一定的質(zhì)量效。

　　四、繼續(xù)擴(kuò)大開放，加強(qiáng)對外合作交流。

　　五、進(jìn)一步改革創(chuàng)新，狠抓教職工隊伍素質(zhì)提高。

　　六、加強(qiáng)班子建設(shè)，并努力提高我個人的思想、能力素養(yǎng)。