關于供應部2009年度采購與付款情況的審計報告

　　總經理：

　　根據20xx年度審計計劃和審計委員會安排，自20xx年4月15日至20xx年5月10日，我們審計組對供應部2009年度采購與付款情況進行了審計。審計過程中得到了被審計部門的積極支持和配合，工作進展順利。審計工作已經結束，現將審計情況報告如下：

　　一、 基本情況

　　為了加強對公司物資采購與付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據《企業內部控制規范》以及國家有關法律法規，結合公司的實際情況，制定了《采購與付款內部控制制度》。

　　物資采購流程分兩大類，一類是生產物料采購，一類是五金物料采購。生產物料的采購，每月11日前生產部根據營銷中心銷售預算情況編制需料計劃，供應部在5個工作日內根據需料計劃經過詢價后編制訂貨計劃，報物管部審核總經理批準后與客戶簽訂采購合同;而五金物料的采購，則由使用部門自行填寫申購單，倉庫核實庫存量及采購量后，由供應部詢價，報物管部審核總經理批準后與客戶簽訂采購合同，某些零散的五金備件直接采購。在允許的情況下采用不少于3家以上供應商以資質及詢價篩選的方式，在合格供方中比價擇優采購，而貨比3家的先后依據是：質量、送貨時間(是否符合我司生產需求)、付款方式、價格。一般情況下，符合資質的供方先將樣板送來，待公司檢驗合格后，將其確認為可比可選的對象。公司開發供應商的途徑有多種，以上網查詢搜索或由供應商同行介紹為多。所選擇的供應商必須按商品的類別提供相應的證照復印本，如原料(主料)需有營業執照、藥品生產許可證、藥品GMP證書、藥品注冊證;輔料需有營業執照、藥品生產許可證、藥品注冊證;中藥材需有營業執照、藥品經營許可證、GSP證書，且購入的產地保持相對的穩定;進口商品遵守《進品商品管理辦法》提供進口商品注冊證、進口藥材批件、進品藥品檢驗報告書。為確保所采購的商品符合標準，質管部每年底對供應商進行考核評估、更新，并存檔。

　　供應部在與客戶簽訂采購合同時，都明確采購物資的品名、規格、質量執行標準、數量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素，并由授權人員代表簽訂。 供方按照合同規定的交貨日期將貨物送達公司倉庫，倉管員根據訂貨計劃簽收貨物，數量差異允許在5%-10%之間，但這種差異合同上沒有明確說明，若差異較大，需請示領導。貨物簽收完畢后，倉管員及時報檢，在收到檢驗室及質管部出具的驗收報告單后，便將該批貨物入賬，若不合格，則通知供應部，一般情況下，供方選擇換貨。 倉庫存放的物料都是分門別類的，部分貴重的藥材放在加鎖的地方，并限制人員接近。

　　貨物驗收后，供方提供合法票據給我司，供應部人員復核票據上的內容與采購合同、驗收單上的是否一致，并根據合同上的付款要求填寫付款申請單交送財務部。財務部優先考慮用銀行承兌匯票付款，并對資金計劃、合同約定的付款條件進行嚴格審核，經總經理批準，由出納辦理相關貨款結算。

　　公司09年的存貨周轉率為4.71次，比08年的4.11次有明顯提高。09年全年采購額約18,897.65萬元，共耗用19,023.10萬元

　　分析說明：

　　(1)中藥材xx年耗用額比08年減少261.62萬元下降率6.2%，其中當歸減少259.8萬元，占總額的99.3%，原因是當歸從08年的采購單價41.83元/KG下降到xx年的15.13元/KG，雖然xx年耗用量比08年增長18844.53KG，增長18.21%，但還是導致總耗用額下降。除了當歸，還有丹參、皂角刺、防風等9種中藥材有這種采購單價差異情況。

　　(2)原輔料采購額及耗用額增長大的原因是xx年將“空心膠囊”歸入輔料中核算，而08年則歸入包裝物中核算。若不考慮“空心膠囊”，xx年比xx年耗用增長不到1%。而“空心膠囊”xx年比xx年耗用額增長2.81%。

　　(3)包裝物耗用額比08年減少175.36萬元下降6.85%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用427.92萬元歸入輔料中核算。

　　分析說明：

　　(1)原輔料耗用額xx年比xx年減少334.78萬元，下降率為4.54%，主要原因是頭孢拉定的耗用額比去年減少 372.97萬元。頭孢氨芐的采購單價則由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。

　　(2)包裝物耗用額比xx年減少65.08萬元下降3.86%，主要原因是xx年“空心膠囊”耗用其中215.85萬元歸入輔料中核算。

　　分析說明：

　　根據公司的經營方針優先考慮以銀行承兌匯票支付貨款，09年比08年通過以銀行承兌匯票支付貨款增加8.26%，但是以銀行承兌匯票方式支付沒有達到采購總額的50%。