會議活動方案如何寫

　　會議活動方案如何寫?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。

　　一.會前籌劃

　　▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

　　▲會前通知：通知參會人員

　　方式：電話通知或書面通知

　　內容：時間、地點、參加人員范圍、會議內容、會期、報到地點、要求(筆記等)

　　注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄

　　→確定最后參會人員

　　統計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區域、姓名、性別、職務，并最后按照其職務統計分類;

　　統計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送.詳細寫清楚參會人員所屬區域、姓名、性別、職務、電話;

　　▲聯系酒店：聯系房間

　　預定房間(數量、類型、時間、價格)

　　→聯系會議室

　　會議廳(容量、時間、設備、價格)

　　→餐飲安排

　　是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

　　▲會議準備材料：

　　1、領導講話稿;

　　2、發放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)、其他文件、房卡等;

　　3、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備;

　　▲場地布置：

　　1、會議橫幅

　　2、主席臺的安排：誰?幾個人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個分店(部門)的來的，除主管和中層外，其他要分區坐(座)，一個團隊一個區域。

　　3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排!(設備最好準備2套以上)

　　4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會前是否進行過演練?

　　5、非常重要的會議，請速記員。

　　6、國際性會議，準備同音翻譯。

　　▲支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。

　　二、會中安排

　　設立簽到處：參會人員統一簽到，領取房卡，發放資料袋，說明注意事項(比如手機、著裝)，咨詢返程時間及交通路線，統計并通知安排;

　　餐飲問題：選擇對應的'主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

　　注意事項：

　　1、空調的溫度問題(作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低)，會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以?(如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效)，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫!

　　2、燈光音響效果：

　　3、會議中途休息：放音樂，

　　a、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲

　　b、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感

　　c、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

　　d、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常

　　e、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等;

　　三.會后收尾

　　▲退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。

　　▲送站：根據返程時間，統籌規劃，送參會人員

　　▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發送很不方便

　　▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西

　　▲整理會議記錄，總結為會議紀要

　　▲進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環節

　　會議指南：

　　1、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、

　　2、參會嘉賓名單(姓名及職務)

　　3、會議日程安排(時間、地點、)

　　4、安排(集合時間、地點，負責人，備用品，目的地，餐飲)

　　5、會議須知(所需證件、會議要求、注意事項)

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