一、總體方案

　　(一)會(huì)議總體方案的含義

　　會(huì)議總體方案是對(duì)所要舉辦的會(huì)議進(jìn)行總體安排的策劃文案，是會(huì)議預(yù)案的一種。

　　(二)會(huì)議總體方案的基本內(nèi)容

　　1.會(huì)議的名稱。會(huì)議名稱的確定一般采用揭示會(huì)議主題、主辦者、功能、與會(huì)者、范圍、時(shí)間和屆次、地點(diǎn)、方式等特征的方法。

　　2.會(huì)議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想。

　　3.會(huì)議的主題、議題和議程。

　　4.會(huì)議的對(duì)象、規(guī)格和規(guī)模。會(huì)議對(duì)象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

　　5.會(huì)議的時(shí)間。包括會(huì)議時(shí)機(jī)的選擇，會(huì)議的起訖時(shí)間，會(huì)期和日程安排。

　　6.會(huì)議的地點(diǎn)。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會(huì)議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行;二是選擇合適的場(chǎng)館(包括會(huì)場(chǎng)、賓館的規(guī)格及布置要求等)。

　　7.主辦、協(xié)辦單位以及擬設(shè)立的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、組織委員會(huì)、指導(dǎo)委員會(huì)、執(zhí)行委員會(huì)、學(xué)術(shù)委員會(huì)、秘書處、籌備組的構(gòu)成等。

　　8.會(huì)議的舉行方式、配套活動(dòng)以及輔助活動(dòng)的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

　　9.會(huì)議的接待、后勤保障措施和技術(shù)手段。

　　10.會(huì)議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會(huì)、編寫會(huì)議簡報(bào)、邀請(qǐng)記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。

　　11.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌集經(jīng)費(fèi)的渠道和方式。

　　12.其他應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng)。

　　(三)會(huì)議總體方案的結(jié)構(gòu)與寫法

　　1.標(biāo)題。寫明會(huì)議的全稱和策劃書或方案(預(yù)案)，如““秘書工作”國際學(xué)術(shù)會(huì)議籌備(總體)方案”。“總體”二字也可以不寫。

　　2.主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫明上級(jí)機(jī)關(guān)的名稱。以請(qǐng)示的附件上報(bào)的，可不寫主送機(jī)關(guān)。

　　3.正文。正文部分應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)載明總體方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號(hào)加小標(biāo)題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據(jù)，然后用序號(hào)編排各個(gè)層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細(xì)表述各項(xiàng)具體安排。另一種是簡述法，對(duì)所涉及的各方面的計(jì)劃作原則性的安排，具體實(shí)施的要求通過各個(gè)專題策劃文案來表述。直接上報(bào)請(qǐng)求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案請(qǐng)審批”等字樣。

　　正文寫作要做到總攬全局、目標(biāo)清楚、思路清晰、分工明確、綜合協(xié)調(diào)。

　　4.附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號(hào)。

　　5.落款。署制定機(jī)構(gòu)名稱。經(jīng)審批下發(fā)執(zhí)行的總體方案也可署審批機(jī)關(guān)的名稱。

　　6.成文時(shí)間。寫正式提交的日期。

　　二、會(huì)議開幕式方案

　　(一)會(huì)議開幕式方案的含義

　　開幕式是宣布各種會(huì)議活動(dòng)正式開始的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會(huì)議開幕式方案是對(duì)開幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。

　　(二)會(huì)議開幕式方案的基本內(nèi)容

　　1.開幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

　　2.主辦單位。

　　3.參加范圍。包括上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議活動(dòng)的承辦單位、協(xié)辦單位、贊助單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，東道主以及與會(huì)議活動(dòng)有關(guān)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或代表，有關(guān)國家、地區(qū)、組織的代表(如有關(guān)國家的使節(jié)、領(lǐng)事、參贊等)，群眾代表，有關(guān)新聞單位。

　　4.主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應(yīng)當(dāng)有一定的身份。聯(lián)合主辦的會(huì)議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應(yīng)大體相當(dāng)。致開幕詞人的身份一般應(yīng)當(dāng)高于主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞;也可以先由主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請(qǐng)?jiān)趫?chǎng)身份最高的人士宣布：“我宣布，“秘書工作”活動(dòng)開幕”。聯(lián)合主辦的活動(dòng)，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

　　剪彩人應(yīng)當(dāng)是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)辦單位領(lǐng)導(dǎo)與主辦單位領(lǐng)導(dǎo)共同剪彩。

　　5.開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式;另一類是文藝晚會(huì)的形式。

　　6.邀請(qǐng)方式。凡外單位的領(lǐng)導(dǎo)和代表應(yīng)當(dāng)書面邀請(qǐng)。書面邀請(qǐng)分為請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信。請(qǐng)柬用于邀請(qǐng)重要來賓，邀請(qǐng)信用于一般的列席對(duì)象或較為特殊的對(duì)象。

　　7.現(xiàn)場(chǎng)布置和物品準(zhǔn)備。如主席臺(tái)、會(huì)標(biāo)、國旗、花卉、彩旗、標(biāo)語、剪彩工具、擴(kuò)音設(shè)備等，有的還安排文藝表演。

　　8.接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈(zèng)送禮品、留言題詞等。

　　9.開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領(lǐng)導(dǎo)人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會(huì)旗、奏國歌或會(huì)歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀(jì)念、頒獎(jiǎng)、文藝體育表演等活動(dòng)。

　　10.接待任務(wù)分工。必要時(shí)可設(shè)立專門的接待工作機(jī)構(gòu)。

　　11.經(jīng)費(fèi)安排。

　　(三)開幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法

　　1.標(biāo)題。寫明開幕式的`名稱和文種(策劃書、方案)

　　2.主送機(jī)關(guān)。直接上報(bào)上級(jí)審批的開幕式方案，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)。以請(qǐng)示的附件上報(bào)的，不必寫主送機(jī)關(guān)。

　　3.正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導(dǎo)思想，然后用列小標(biāo)題的方式逐項(xiàng)說明方案的各項(xiàng)內(nèi)容。全篇要突出主題，層次分明，每個(gè)創(chuàng)意點(diǎn)要說明意義和效果。直接上報(bào)請(qǐng)求批準(zhǔn)的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請(qǐng)審批”等字樣。

　　4.落款。寫提交方案的機(jī)構(gòu)名稱。

　　5.成文時(shí)間。寫正式提交的日期。

　　三、會(huì)議閉幕式方案

　　(一)會(huì)議閉幕式方案的含義

　　會(huì)議閉幕式是宣布各種會(huì)議活動(dòng)結(jié)束的具有象征性和標(biāo)志性的儀式。會(huì)議閉幕式方案是對(duì)開幕式的各項(xiàng)安排進(jìn)行策劃的文案。

　　(二)會(huì)議閉幕式方案的基本內(nèi)容

　　1.閉幕式的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

　　2.主辦單位。

　　3.參加范圍。

　　4.主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應(yīng)當(dāng)有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應(yīng)當(dāng)高于主持人。