實用催款函及催款技巧

　　歡迎來到CN人才公文網，下面是小編給大家介紹的實用催款函及催款技巧，希望對大家有幫助。

　　一、催款函的結構

　　催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

　　(1)標題和編號

　　如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要注明編號，以便于查詢和聯系，并且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號

　　(2)催款和欠款單位的名稱和賬號

　　催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

　　(3)催收內容

　　這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。

　　(4)處理意見

　　催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明：

　?、僖笄房顟粽f明拖欠的原因。

　　②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。

　?、墼俅斡馄诓粴w還欠款將采取的罰金或其他措施。

　　(5)落款

　　寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，然后注明發文日期。

　　催款函的作用

　?、俨樵儯捍呖詈梢约皶r了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協調雙方的關系。

　?、诖呤眨簜鶛喾綖榱思铀儋Y金流動以及合理周轉，擴大再生產，會對債務有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經濟損失。

　　③憑證：如果由于拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

　　催款函的形式

　　①便函式：以信函的形式寫作。

　?、诒砀袷剑喝藗冊陂L期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。

　　二、催款的訣竅和技巧

　　(一)了解客戶的結算周期擠進頭班車

　　如果企業沒有抓住客戶的進貨規律和各種周期，企業的業務人員每次去收款自然就會十分被動。

　　企業發給客戶的商品其計劃的貨款回籠周期已到，企業的業務人員在向客戶提出結款時，往往得到的回答是：“這兩天銀根周轉不靈，能不能過幾天再說。”

　　客戶的倉庫里，本企業的貨物庫存已經不多，該再進貨了。當企業業務人員上門洽談時，得到的答案極有可能是：“進貨可以，但現在我帳戶上的資金不足，要到下月初才能支付上一筆貨款，請幫一個忙”。

　　企業的業務員每次去客戶處收款，總是“不巧”，客戶經銷商帳上的錢剛好給別的公司拿走了。

　　解決策略：

　　1、盡可能地全面了解經銷客戶的經營狀況：包括進貨周期、結帳周期。關鍵是，你要每次比其他企業能領先一步拿到應收的帳款。因為大多數客戶的資金周轉都不會十分寬松，你能擠進頭班車，其他企業的業務人員只能等下一班車了。

　　2、以誠待人，純粹的討債者是不可能與商人合作成功的。

　　有時候，為了達到既完成銷量又貨款回籠這兩個指標，企業的個別業務人員通過耍小聰明，以騙得客戶的信任，而輕易收到了某一筆貨款。但實際上，客戶在外的應收款沒有及時收回來，那么，等客戶覺醒過來，業務人員以后的收款工作難免就不會順利。

　　曾經有個企業的業務人員每次去收款都不順利，后來在一次與客戶一起喝酒的時候，客戶無意中提及：如果有事要找到該業務人員，只要打電話叫他來收款，保險他準時趕到。

　　不要為了討債而去收款，而是協助客戶一起去經營好其貨款，這才是降低企業應收款的根本所在。

　　記?。阂粋€純粹的討債人是不可能與商人合作成功的。

　　養成“說到做到”的好習慣，在與客戶平時的交往中，就做出規矩：“我決不食言，你也應說話算數。”雖然開始時，其動機不一定完全是為了貨款，但當你真正涉及到收款時，對客戶就是一種無形的壓力。反之，如果一些企業的業務人員自已已經常食言，那么他也會較勢利地來對待你。

　　在平時就多多關心客戶，不要等到收款時，才想起他們。在他們需要幫助之時，而你又力所能及幫一把，他自然會記住的。

　　在每次帳款周期到來之前，如果能象征性地幫助客戶去回收幾筆他的應收款，有可能此貨款是屬于企業的業務人員曾為其開發的零售點，也可能是客戶自己來不及去催收的款項，不管是哪種情況，你這樣做了，會對你的收款工作帶來積極的作用。

　　適當地與客戶的財務人員搞好關系，經常送他們一些禮品。雖然他們對你的銷量貢獻關系不大，但你如果也能夠像關注客戶的業務經理那樣，同時也能經常想到他們的財務主管，其效果往往在關鍵的時刻就能呈現出來。

　　3、尋找第三者擔保

　　企業可以要求你的客戶在與你發生貨款往來之前，尋找第三者(或上級單位)擔保，最好其擔保書能伴以相應的公證手續。這樣做，至少萬一在未來發生貨款糾紛時，你還能找到一位相應的相關債權人。同時，這對客戶本身來說也是一種約束行為。

　　4、事前催收

　　對于支付貨款不干脆的客戶，如果只是在約定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。

　　事前上門催收時要確認對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準時前來，請他事先準備好這些款項。這樣做，一定比收款日當天來催討要有效得多。

　　如果距離又遠，可事先通過電話催收，確認對方所欠金額，并告知收款日前來的準確時間?；蛘甙汛呖顔梧]寄給對方，請他簽字確認后再寄回。

　　5、上門要早

　　到了合同規定的收款日，上門的時間一定要提早，這是收款的一個訣竅。否則客戶有時還會反咬一口，說我等了好久，你沒來，我要去做其他更要緊的事，你就無話好說。

　　6、高頻次，小金額

　　對新客戶或沒有把握的老客戶，無論是代銷或賒銷，交易的金額都不宜過大。寧可自己多跑幾趟路，多結幾次賬，多磨幾次嘴皮，也不能圖方便省事，把大批貨物交給對方代銷或賒銷。須知欠款越多越難收回，這一點非常重要。

　　很多銷售人員都有這樣的經驗：有些新客戶，一開口就要大量進貨，并且不問質量，不問價格，不提任何附加條件，對賣方提出的所有要求都滿口應承，這樣的客戶風險最大。

　　7、不空許諾言

　　不空許諾言，不答應自己權限以外的條件。業務員擅自答應客戶自己權限以外的條件，在受到領導指責后再向客戶表示拒絕，就會產生麻煩。這樣，業務員就失去了客戶的信賴，造成清款困難，客戶甚至會停止與業務員的交易，使業務員進退兩難。所以業務員不要為了博得客戶的歡心而任意答應條件。

　　8、推銷員要注意：

　　·在付款日期、付款期限、付款條件變更的情況下，業務員與客戶未能相互了解，業務員仍按原來的情況收款。

　　·客戶對合同內容提出變更但業務員未給予處理。

　　·有退還品卻不加以完全處理、扣除。

　　9、不要急于銷售，風險責任明確

　　貨、款無歸的風險有時是由推銷人員造成的。有些推銷人員惟恐產品賣不出去(特別是在市場上處于弱勢的產品)，因此在對客戶信用狀況沒有把握的情況下，就采用代銷或賒銷方式，結果給企業造成重大損失。

　　不實行強迫性銷售。一些業務員急于得到業績，就采取導致回收困難的強迫式銷售。這樣會被客戶抓住弱點，在回收貨款時，客戶會說：“我不愿意進貨，是你千拜托萬拜托，不得已才進貨的。如果你急于收錢，反正產品還沒有賣出去，你帶回去好了。”這樣，業務員也不敢堅持收款了。

　　10、嚴密的合同

　　為預防客戶拖欠貨款，在交易當時就要規定清楚交易條件，尤其是對收款日期要作沒有任何彈性的規定。例如，有的代銷合同或收據上寫著“售完后付款”，只要客戶還有一件貨物沒有賣完，他就可以名正言順地不付貨款;還有的合同或收據上寫著“10月以后付款”，這樣的規定今后也容易扯皮。

　　另外，交易條件不能由雙方口頭約定，必須使用書面形式(合同、契約、收據等)，并加蓋客戶單位的合同專用章。有些客戶在合同或收據上僅蓋上經手人的私章，幾個月或半年之后再去結賬時，對方有可能說，這個人早就走了，他簽的合同不能代表我們單位;有的甚至說我們單位根本沒有這個人。如果加蓋的是單位的合同專用章，無論經手人在與不在，對方都無法推脫或抵賴。

　　11、隨時觀察動向：

　　掌握債務債權，掌握其物品情況，了解其有無上下級單位可追討，了解對他們公司有影響力的重點人物，掌握他的習慣付款時間。

　　經營人員異動馬上要求對方書面確認。

　　交易達成之后，要經常觀察客戶的經營狀況，及時察覺其異動。如果客戶出現異常的變化，一般事先會有一些征兆出現。如：

　　·進貨額突然減少;

　　·處理并不滯銷的庫存商品;

　　·拖延付款;

　　·客戶單位的員工辭職者突然增多;

　　·老板插手毫不相干的事業或整天沉溺于聲色之中;

　　·客戶附近的房子上用紅漆寫下了“拆遷”字樣;

　　·因為討債人增多老板避而不見;

　　·下層客戶賒銷過多，貸款回收困難;

　　·內部矛盾加劇，主業轉移;

　　一旦發現倒閉，馬上連夜行動，了解他有無債權可以劃撥，了解他有無上下級單位可以追索。盡可能拿回物品以減少損失。