商務信函寫作技巧

　　商業信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發布的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。小編為大家整理了商務信函寫作技巧，希望對你有幫助哦!

　　(一)結構

　　國際商貿信函較私人社交信和一般公事信復雜，一封完整的英文商貿信函可以包括13個部分：

　　1、信頭(The Letter Head);

　　2、案號和日期(The Reference and Date);

　　3、封內地址(The Inside Address);

　　4、經辦者行(The Attention Line);

　　5、稱呼(The Salutation);

　　6、事由行(The Subject Line);

　　7、信的正文(The Body of Letter);

　　8、結束禮詞(The Complimentary Close);

　　9、簽名(The Signature);

　　10、擬稿人和打字員姓名首寫字母(Initials);

　　11、附件(Enclosure);

　　12、抄送(Carbon Copy Notation);

　　13、附言(Postscript)

　　(二)格式

　　國際商貿信函是從事國際商務活動的重要聯系工具，在打字、書寫時應遵循國際上往來信函的通用格式，不可按自己的習慣任意為之。現在國際商業書信通用的排列格式主要有三種：齊列式(The Block Style)、縮行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

　　1、 齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，2、 凡用打字機打出的部分均自

　　信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀，是現今最通用、最流行的英文書信格式。

　　2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點是：日期排在信箋的右上方;封內地址，按昔日習慣，下一行要比上一行往右縮進2~3個字母，但現代書信也常按齊列式沿左線邊緣排齊;信的正文，每段開頭大約向后縮進3~5個字母，一般與稱呼行Dear后稱呼排齊。

　　3、混合式。混合式兼有齊列式和縮行式的特點，大部分項目按齊列式

　　格式排列，但日期和結束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信箋右上方，結束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。

　　(三)信封的寫法

　　在寄往國外信函的信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內信封的寫法，其主要特點是|：1、寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿機構所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址寫在信封中央偏下位置，現在的流行寫法，除縮略語外，已不用標點符號;3、郵票貼在信封右上角，現國外來函大多已在右上角印妥郵資;4、寄信人和收信人姓名、地址現多用齊列式，也可用縮行式。其排列順序與漢語相反，先寫姓名，后寫地址，寫地址應由小至大，即先寫機構名稱，依次寫門牌、街道城市名、州(省)名及郵區代號，最后寫國名;5、關于信件類別，投遞方式及其他事項說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或寫在左下角。

　　如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意為“無法投遞，請退交……”

　　建立貿易關系

　　建立貿易關系(Establishing Business Relations)是雙方業務往來的基礎，要擴大貿易往來，就必須在鞏固發展已有的業務的基礎上，不斷物色新的貿易對象，不斷拓展業務關系。

　　建立貿易關系的方法大體(如廣告、函電等)來建立聯系。在現代經濟生活中，后者由于傳播速度快，擴散面廣而被廣泛采用。無論采用哪種方法，都必須事先做好市場調研，市場調研一般著重這幾個方面：1、該市場的商業習慣，海關條例，特別是習慣作法和付款條件;2、進出口機構及其國內商業聯絡途徑;3、市場購買力，消費者的興趣、愛好;4、同類商品的競爭情況;5、貿易制度、關稅制度和進出口管制條例;6、港口條件、地理、社會、政治情況。

　　新的貿易對象的名稱、地址，一般可以從這幾個方面來獲得：1、代理商、推銷小組的推薦;2、現有來往的銀行或客戶的介紹;3、貿促會和商會的介紹;4、駐外使館商務處的介紹;5、各種傳播媒體。在與新的貿易對象聯系前，應該對其進行資信調查，調查的內容包括資金情況，經營能力、商業信譽等等。

　　建立貿易關系的函電，可以介紹本機構所經營的業務，寄送商品目錄、價格表及樣品等。為了促進交易，也可以詢問對方的愿望和要求。

　　建立貿易關系的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過于謙虛，一定要給對方留下一個良好的印象。

　　1、詢盤

　　詢盤又稱詢價。指交易一方欲購買或出售某種商品，向另一方發出的探詢買賣該商品及有關交易條件的一種表示。按詢盤的內容可分為一般函詢和具體詢盤。一般詢盤是買方僅僅為了了解情況向賣方要商品目錄本、價目單、樣本、形式發標(作報價單用)，等等。具體詢盤是買方有做買賣的要求，指定商品要求賣方報盤。

　　詢盤可以口頭發出，也可采用書面形式，或通過電報、電傳等。通常由買方發出。買方的詢盤只表示一個意愿，沒有必須購買的義務;賣方也沒有必須回答的義務。但一般賣方要盡快答復，向買方開盤或正式報盤。買方的詢盤往往不限于一個對象，可同時向幾個客戶發出，選擇條件最優惠者供進一步磋商時參考。

　　詢盤也可以由賣方了出，旨在主動探詢客商對某種商品是否有需求。詢盤是聯系客戶的一種方法，也是了解市場行情的一種手段。

　　一般來講，寫詢價函的目的是為了解情況，而其讀者又需馬上了解信函的內容。因此，語言的表達要以簡單、清楚和切題為原則。最好在信的開頭就寫出你想問的問題，但一定要把詢問的問題和要求寫清楚、具體，而且要彬彬有禮。詢價函一般包括：1、商品的大體情況(General Information);2、商品目錄(Catalogue);3、價目單(Price-list)和數量(Quantity);4、樣品或樣本(Samples);5、款式、型號(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交貨時間(Shipment)。