表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。 其基本格式如下：

　　(一)標題

　　一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。

　　(二)稱謂

　　表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。

　　(三)正文

　　正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。

　　1、交代表揚的理由

　　用概括敘述的語言，重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。

　　2、指出行為的意義

　　在敘事的基礎上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種 好思想，好風尚，好品德。

　　(四)結尾

　　該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。并要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂 格寫。

　(五)落款

　　落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期。