公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件;我們要向鄉鎮、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行;我們要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員，有許多年輕人因為具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因為選不到合適的文秘人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對于年輕人來說，具有更加積極的作用。

　　一、公文的定義和分類

　　(一)分類

　　1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

　　2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

　　3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

　　4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

　　5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、皮膚、意見、函、會議紀要等全是通用公文;司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

　　6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。

　　規范性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　非規范性公文：除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等等。

　　(二)機關公文要素

　　機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

　　(三)公文處理包括哪些工作

　　公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

　　二、公文寫作的共性要求

　　公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

　　(一)確定文種

　　這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象(為什么要寫這個文件;寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題;文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行)，確定采取哪個文種。一般說來：

　　1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨(特別是黨員領導干部)開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種;每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關于兌現**年農村工作(人口與計劃生育工作)責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

　　2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公布社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜采用通告文種。

　　3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

　　4、向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況匯報等等。(在其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況)

　　5、向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

　　6、答復下級機關的請求事項，用《批復》。

　　7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

　　8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關系的`機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答復問題，一般用《函》。

　　9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

　　10、還有一種《命令》文種，主要適用于依照有關法律公布行政法規和規章(如主席令、國務院令)，宣布施行重大強制性行政措施(如通緝令)，這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。

　　以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據具體情況來確定。

　　(二)規范寫作

　　公文寫作要努力做到“七個規范”：

　　1、主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。