一、通知
(一)通知的概念
通知是機關的常用公文，具有多種功能。
通知應用廣泛，不受內容制約。既可用于布置工作、傳達重要指示，也可用于知照一般事項。通知具有執行性，多用于下行文。
(二)通知的結構
1.標題。寫明發文機關名稱、事由、文種。如內容簡單，不以正式公文格式印發，可只寫“通知”、“會議通知”、“任免通知”等。
2.主送機關。
3.正文。寫明制發通知的根據、目的、通知事項，常以“特此通知”結尾，必要時，在結尾可再次明確主題或作必要的說明。
4.制發機關與成文日期。
(三)撰寫要求
1.主題集中。
2.重點突出，措施具體。
3.講求時效。
二、決定
(一)決定的概念
決定是具有規定性與領導指導性的公文
(二)決定的結構
1.標題。寫明發布機關的名稱、事由及支種。
2.正文。一般由制發文件的依據、決定事項與執行要求三大部分組成。在文件的結尾要提出要求，發出號召或說明有關事項。
3.發文機關名稱及成文日期。
(三)各種決定的撰寫要點
1.對重要事項(事件)做出安排的決定。通常用于表彰、懲處事項的處理，如機構設置、人事安排、對某一突發事件的處理等。撰寫這種決定要求主題集中、重點突出、根據充分、事實準確。對事實的分析和結論應觀點鮮明、分寸適當。語言要求概括、簡要。
2.對重大行動做出安排的決定，通常用于領導機關對于重大的政治、行政、經濟活動做出安排。撰寫要點，先講清形勢，說明部署的必要性、迫切性，再闡述展開行動的方針政策、原則與措施。文件結構要層次分明。語言要嚴謹、莊重、明確，語氣肯定。
3.規定重要工作原則、辦法的決定，用于對重要工作做出規定性的安排。撰寫一般按條項形式安排內容，要求分類準確、嚴密、排列有序，對適用對象、有效范圍、工作辦法、時限、獎懲做出具體的規定。語言要求概括準確、莊重有力。
三、指示
(一)指示的概念
指示是上級機關制發的領導指導性公文。
(二)指示的結構
1.標題。一般要寫明制發機關名稱、內容與文種。
2.主送機關。
3.正文。需寫明制發的根據、目的'、指示事項與執行的具體要求。
4.制發機關名稱與成文日期。
(三)撰寫要求
1.必須具有明確的政策依據和法律依據。
2.應從實際出發，具有明確的針對性。
3.指示的內容應明確具體，即工作目標明確，政策界限清楚，措施與方法具體。文字表述條理清晰，簡明易懂。
四、通報
(一)通報的概念
通報屬普發性下行文，可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報。通報有較強的時效性，主要用于反映新情況、新問題、新經驗、新苗頭、新趨向，強調及時快捷。
(二)通報的結構
1.標題。寫明發文機關，表彰或批評的對象與事實性質(情況)及文種。
2.主送機關。
3.正文。要寫明有關表彰(批評)對象的基本情況，需要表彰(或批評)的事實或需引起重視的重要情況，組織結論給予表彰(或處理)的決定，提出希望與要求。如為情況通報，還要寫明對策。
4.成文日期。
(三)撰寫的要求
1.通報的內容必須具有典型性，即應選新穎的具有代表性約典型事例，選擇與推動當前中心工作密切相關的重要事項或重大情況，使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視，進而對工作起到引導與促進的作用。
2.通報的材料必須經過深入細致的調查和反復認真的核實，不得有半點虛假和錯漏。
3.撰寫通報，應使用說明與敘述的表達方式，通過平實而具體的敘事與人情人理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報達到倡導和鑒戒的作用。
五、批復
(一)批復的概念
批復是用于答復下級機關請示事項的下行文。
(二)批復的結構
1.標題。寫明發文機關名稱、事由、文種，必要時在標題中標明“同意”或“批準”的態度。
2.主送機關，一般為請示單位。
3.要寫明所針對的請示日期與內容(標題)，如：“你局×月×日關于××××問題的請示收悉，答復如下”，然后寫批復內容，以“批復”或“特此批復”結尾。
4.制發機關與成文日期。
(三)撰寫要求
1.在批復前必須進行充分的調查研究工作。首先，應認真研究來文的內容及其背景，審核其真實準確性與必要性。其次，應查閱有關的規定與指示，以便使批復的意見符合有關的方針政策與法律法規。第三，如屬業經處理過的問題，則應查閱前案處理的材料，以便對問題的處理具有連續性。第四，如請示的內容涉及有關機關(部門)的職權范圍，在批復時應與有關機關(部門)對有關問題進行協商并取得一致意見，避免相互矛盾與抵觸。
2.批復的意見應明確、具體、可行。首先，要做到根據充分.觀點明確，所提意見與方案符合實際，具有可行性。其次，文字表達應準確、簡要、語氣肯定，忌用模棱兩可易生歧解的詞語。
3.批復的中心內容必須是圍繞請示事項予以有針對性的答復，不應主題分散，離開請示事項發表空泛的意見。
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