專業(yè)實訓(xùn)具體情況總結(jié)
xxxx年xx月xx日至xx月xx日，文秘教育專業(yè)XX級全體學(xué)生在文學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師的精心組織下進行了為期兩周的實訓(xùn)。現(xiàn)將本次實訓(xùn)的具體情況總結(jié)如下。
一、 基本情況本次實訓(xùn)有18人分配在校外單位，它們分別是漢中市廣電中心、漢中市統(tǒng)計局、漢中市衛(wèi)生局、漢中市人大辦公室、漢中市人力資源與社會保障局；其余23人則分配在學(xué)校校辦、黨辦、人事處、教務(wù)處、科技處、宣傳部、保衛(wèi)處、招就處和文學(xué)院院辦。文學(xué)院歷來都對文秘實訓(xùn)工作高度重視，文秘教研室對本次實訓(xùn)工作進行了周密的前期準(zhǔn)備。4月22日，文學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師精心組織了“實訓(xùn)動員大會”，會上提出并強調(diào)了同學(xué)們在實訓(xùn)期間必須遵守的各項要求和應(yīng)該注意的問題。本次會議重點指出在校外實訓(xùn)的同學(xué)代表著陜西理工學(xué)院學(xué)生的整體形象，因而在外在穿著和內(nèi)在能力上都要求相對嚴(yán)格。在校內(nèi)實訓(xùn)的同學(xué)則代表文學(xué)院學(xué)生的整體形象，因此對分配在校辦、黨辦、招就處等“窗口”部門的同學(xué)也同樣要求較高。本次會議還強調(diào)，被分配在校外的同學(xué)要把人身安全放在首位。
二、 實訓(xùn)內(nèi)容秘書人員的工作范疇極為廣泛，要求也是近乎全能。本次實訓(xùn)雖然同學(xué)們所做的都是些日常性的簡單工作，但都是今后作為秘書人員所必須掌握的，也是作為秘書最基礎(chǔ)性的工作。
(一) 辦公環(huán)境辦公室需要打掃的地方有辦公桌椅、地面、窗戶等，包括辦公用品的擺放在內(nèi)，除了保證辦公用品擺放整齊美觀以外，還要盡可能符合領(lǐng)導(dǎo)的個人習(xí)慣。保持辦公環(huán)境的安靜也是極其重要的內(nèi)容，像手機鈴音、個人的言語、個人腳步聲等都是值得注意的地方。分配在衛(wèi)生局的同學(xué)是這樣做的：每天早上會提前十分鐘左右到所在辦公室，先清理掉所有的廢紙和垃圾，包括桌上的煙灰缸也需要清洗；然后是清掃地面，掃完后噴灑少量空氣清新劑，接下來就是用抹布擦拭桌椅、窗臺、電話機等辦公用品；最后是將辦公物品擺放整齊，還要將日歷翻到當(dāng)天。本次實訓(xùn)絕大多數(shù)同學(xué)都能主動打掃辦公室衛(wèi)生并保持辦公室清潔。
(二) 計算機的操作計算機的操作是秘書工作的基本內(nèi)容。在現(xiàn)實工作中，除了能熟練掌握word、excel、powerpoint等辦公軟件外，因工作的多樣性、特殊性而需要掌握的相關(guān)技能也是秘書人員所要學(xué)習(xí)的，如打印機、復(fù)印機、傳真機、裝訂機等。有一位同學(xué)恰好被分在人事局文印室，文印室每天都會接收到很多亟需打印的文件，也經(jīng)常有人帶著大量文件前來復(fù)印，回來后這位同學(xué)告訴大家，文件的打復(fù)印并不難，只要嚴(yán)格按照設(shè)備的操作要求并熟練掌握工作程序便可。其他地方的同學(xué)也或多或少的接觸了文件的打復(fù)印工作。因此，本次實訓(xùn)許多同學(xué)也主動學(xué)習(xí)并不同程度地掌握了辦公室日常工具的使用。
(三) 會議室布置會議室的布置和會議的主持是我們未來作為秘書人員接觸最多的工作之一。作為實訓(xùn)生，會議室的布置是現(xiàn)階段的必修課。打掃會議室是基礎(chǔ)工作，打掃要保證干凈和整潔，而會議室整體布局和領(lǐng)導(dǎo)名簽的擺放則是不能有半點差錯的。例如在一次人事局籌備小型會議的過程中，兩位同學(xué)在指導(dǎo)老師的耐心指導(dǎo)下全程參與了這次會議的籌備過程，包括會議室的前期打掃、室內(nèi)布置和會中服務(wù)，兩位同學(xué)都嚴(yán)格按照要求一一做好，最終完成了指導(dǎo)老師交代的任務(wù)。不少同學(xué)在本次實訓(xùn)中也參與了會前準(zhǔn)備工作，并都獲得指導(dǎo)老師的高度認可。
(四) 文件的管理文件、檔案的管理工作是秘書人員的一項重要內(nèi)容，也是本次實訓(xùn)同學(xué)們接觸最多的工作之一。在市人大常委會實訓(xùn)的'兩位同學(xué)，他們在實訓(xùn)期間的主要工作就是文件的裝訂和核對。此時正值市人大會期間，他們每天都要核對好所有需要分發(fā)到每個代表團手中的會議文件，核對內(nèi)容包括文件種類、文件名稱、發(fā)文日期等，每天的會議結(jié)束以后還要準(zhǔn)確無誤地將大量會議文件按類別整理裝訂好。這項工作是不能有半點差錯的，這需要非常認真的工作態(tài)度和保持耐心。在統(tǒng)計局、校招就處、校辦的同學(xué)也經(jīng)常會接觸到文件的管理工作，相信這為同學(xué)們積累了許多難得的工作經(jīng)驗。
(五) 接打電話和接待工作接打電話是所有秘書的最基本工作，能使用準(zhǔn)確的語言和用語技巧是接打電話的基本要求，包括在接待中秘書人員的外表、舉止、談吐以及傾聽和分析能力都直接反映著一個單位或部門的形象。從各單位指導(dǎo)老師所給的評分中可以看到，本次實訓(xùn)同學(xué)們所表現(xiàn)出來的良好形象是值得認可的。例如一位分在校黨辦的同學(xué)，當(dāng)辦公室電話響起兩聲，她會先用左手接起電話：“喂，你好，這里是黨辦……”，右手提筆隨時做好記錄。若遇到需要轉(zhuǎn)接的電話，則會先向所找老師示意后再進行轉(zhuǎn)接。在統(tǒng)計局實訓(xùn)的同學(xué)在一次接待工作中，他們先招待客人暫時在會客廳休息，然后迅速泡好茶水送至每一位客人手中，同時利用簡短的時間詢問客人的來訪事由，隨后將情況告知領(lǐng)導(dǎo)后按領(lǐng)導(dǎo)意圖做好具體安排。若領(lǐng)導(dǎo)不在，則會事先做好具體登記，等領(lǐng)導(dǎo)回來后再作安排。
除了上述幾項本次實訓(xùn)接觸較多的工作以外，許多同學(xué)還接觸了外出接送辦公用具、文件分發(fā)、信息核對等工作。可以說，本次實訓(xùn)雖然時間短，但也讓同學(xué)們積累了豐富的實踐經(jīng)驗。
三、 心得體會(一) 以誠待人、謙虛好學(xué)一個友善的微笑、一聲真誠的問候、一句禮貌的用語都能使他人對你保持良好印象，同時，這也是有效溝通的前提。而持有一個謙虛好學(xué)的態(tài)度也往往會使人更愿意接納。正如在校招就處實訓(xùn)的同學(xué)，他們在面對外來人員到訪時，時刻注意著使用“您好”、“請問”、“麻煩您”等禮貌用語，并時刻保持著飽滿的精神面貌和“不懂就問”的謙虛態(tài)度，也因此在此項內(nèi)容的評分中指導(dǎo)老師能給出令人驚訝的滿分。
(二) 善于觀察，注重細節(jié)本次實訓(xùn)中許多同學(xué)都曾有過工作失誤的情況，而作為秘書人員，工作失誤是要盡量避免的。有一位同學(xué)曾接到過一次公文立卷歸檔的工作，由于文件目錄和數(shù)量繁多，這位同學(xué)在立卷完成后便沒有進行徹底的檢查，一時疏忽導(dǎo)致某文件名在輸入錯誤后沒能被找出，還好指老師在最后審核時發(fā)現(xiàn)錯誤并及時糾正。由此可見，擁有一雙慧眼和始終保持認真的工作態(tài)度是我們今后必須具備的。俗語說“態(tài)度決定一切，細節(jié)決定成敗”也正是如此。
(三) 努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，注重能力的提高很多同學(xué)感言自己所學(xué)的專業(yè)知識還遠遠不夠，實際
工作經(jīng)驗也還相當(dāng)匱乏，目前還無法獨自完成一項工作。因此，在我們所收獲的同時，依然要繼續(xù)努力學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識，掌握更多的專業(yè)技能，要找更多的機會去實踐，讓知識在實踐中得以應(yīng)用和消化。
為期兩周的實訓(xùn)雖然短暫，但同學(xué)們的收獲還是很大的。我們切身感受了秘書的工作環(huán)境，了解到秘書工作的內(nèi)容。通過“看、問、想、學(xué)、做”讓我們對秘書工作有了更全面，更深入的了解。通過實訓(xùn)，我們意識到專業(yè)知識的重要性的同時也看到許多知識并非在課堂中可得，需要在工作實踐中獲得。通過實訓(xùn)，我們看到了自己的不足和短板所在，這有助于我們在今后的學(xué)習(xí)生活中得以改正和完善，為將來成為一名合格的秘書從業(yè)者打下堅實的基矗
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