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郵件發邀請函技巧有什么

邀請函 時間:2021-08-31 手機版

  【適用情況】最近協助組織學術會議,需要群發邀請函,既有寄出的信件,也有電子郵件。因為參會人員較多(近百位),這時候挨個填寫邀請函,地址和發郵件(每個郵件地址附一個針對收件人的邀請函),如果人工復制黏貼,需要建立100多個文檔,100多個郵件,打印100多分邀請函和報到函,于是這時候就該用word的【郵件合并功能】,自動生成“格式相同但是內容稍微有些差別的文檔和郵件”。

  【步驟】

  1. 建立聯系人excel列表,把每個“元素”:都拆細,例如姓名(若需要單獨用到姓,例如“陳先生”,則還要把姓和名各自放一列),單位,職務,稱呼,郵箱地址(一格只放一個),地址,郵編等。這是一切數據的來源,可用來生成任何格式的文檔。

  2. 建立邀請信word文檔,和之前的excel放在同一個文件夾里。調整好格式等。如需打印信封,也一樣制作一個word文檔。

  3. 郵件合并功能。(1)選擇形式,是信函,還是電子郵件。(2)選擇收件人,“使用現有的表”,選擇剛才做好的excel(word2010似乎可以選擇任意文件夾的excel表,2003的好像不行)。(3)編輯收件人列表,選擇要插入的聯系人,若是全部都要使用,就略過這一步。

  (4)插入域。在需要插入“內容”,例如姓名的地方點擊“插入合并域”,選擇插入“姓名”,這時在word文檔出現<<姓名>>類似的標志。(5)預覽結果。點擊預覽結果后,可以看到<<>>被替換成excel里的第一個姓名,在預覽結果的菜單欄那里有箭頭,可以前后地查看結果。(6)完成合并。選擇發送批量電子郵件,或者批量打印。甚至可以保存成一個一個獨立的文檔。

  4. 高級功能。如果安裝了acrobat(不是reader),就有一個合并到pdf的按鈕。對于發送不可編輯的文檔,最好是存成pdf,防止瀏覽的時候出錯或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發給許多港澳人士,邀請函轉成繁體字,但是有時word會在對方電腦上顯示出錯,所以我都用pdf批量發送電子郵件。

  【總結

  1. excel做數據庫——2. word做模版——3.數據用“郵件合并”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。

  附圖:在2010里很直觀方便,按從左往右的圖標一步一步做就好了。

  篇二:郵件邀請函模板

  尊敬的_______: 您好,

  xxxx將參加xx月xx日-xx日于xxxx中心舉行的xxx博覽會,并在此活動期間進行新產品發布。我們誠摯邀請您參觀xxxx的展位。

  xxxx公司是???,于20xx年xx月xx日正式上線開通。致力于??..。 xxxx將在本次展會上全面展示新版xx系列產品及手機客戶端產品。 我們會有專人和您聯系,溝通您詳細的行程安排。


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