檔案局保管利用科實習(xí)報告f范文
一、實習(xí)單位簡介
我實習(xí)的單位是西安市長安區(qū)檔案館(局)，它是集中管理全區(qū)檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對全區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。館(局)內(nèi)設(shè)辦公室、監(jiān)督指導(dǎo)科、保管利用科、區(qū)志辦、執(zhí)法科，隸屬區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導(dǎo)。目前保管有不同歷史時期長安黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的各類文書檔案、科技。檔案、會計檔案、實物檔案、專門檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動檔案等140個全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個檔案庫里，按全宗號排列，一個全宗內(nèi)先按保管期限排列再按時間先后排列。
長安區(qū)檔案局的查檔程序是：填寫登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應(yīng)的案卷、復(fù)印、蓋章、收費(fèi)、完成。
二、主要工作
我所在的科室是保管利用科，主要工作是：
1.負(fù)責(zé)接收、征集全區(qū)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;
2.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;
3.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;
4.負(fù)責(zé)館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;
5.負(fù)責(zé)全區(qū)檔案資料目錄中心的建立和管理工作;
6.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開放工作;
7.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的技術(shù)保護(hù)和搶救工作。
我們兩個實習(xí)生的主要工作就是接待來館查詢檔案的群眾，為其提供檢索、查詢、復(fù)印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作。總的來說大部分時間還是和人打交道。
三、實習(xí)過程中接觸到的專業(yè)知識
1，歸檔的過程
按年份分開 剔除沒有保存價值的文件 分成永久、長期、短期(30年，10年)三個保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復(fù)在前、申請在后) 蓋歸檔章、編號 按編好號的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號，起止件號，保存期限) 上架
2，掛靠檔案：因為某次重大活動或某事件臨時成立的機(jī)構(gòu)或組織在其活動過程中形成的檔案不足以形成一個全宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱為掛靠檔案。
3，長安區(qū)檔案館從06年開始實行新標(biāo)準(zhǔn)，即開始以件為保管單位進(jìn)行檔案管理。
4，本單位在保存檔案的時候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則由發(fā)文機(jī)關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復(fù)保存，可節(jié)約資源和空間，也有利于檔案的有效保管利用。
5，在檔案部門工作要有起碼的保密意識。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財產(chǎn)的檔案不能隨便查詢，必須本人攜帶照片的證件來查，他人代查則必須持經(jīng)過公證處公證的委托書方可。另外，打印出錯、重復(fù)的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專人處理來避免他們個人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過工作人員同意。當(dāng)然，更不允許利用者改動檔案，破壞其原始性。
6，長安區(qū)檔案局在革委會期間的'檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分，全部收到革委會全宗里面。
7，檔案的外借：在實習(xí)期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過協(xié)商以后，把外借的檔案先復(fù)印備份，然后用負(fù)責(zé)人的身份證押到檔案局再借出去。
8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時間、單位排列的，是按姓氏筆畫排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長安區(qū)檔案局)
9，長安區(qū)檔案局用的是世紀(jì)科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的軟件，是規(guī)范檔案管理、提高利用效率的有效方式。
10，國家新政策的出臺直接影響著檔案館的接待人數(shù)，比如，前段時間的“145號文”要為下方人員，名辦教師辦醫(yī)療保險就需要檔案館很是忙碌一陣子了。
11，檔案館和圖書館有很大的一個區(qū)別就是要收取費(fèi)用，調(diào)檔費(fèi)為5元卷，復(fù)印費(fèi)1元張，單身證明50元份，莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費(fèi)許可證，是合理的收費(fèi)，收取的費(fèi)用也不會留作檔案館的活動經(jīng)費(fèi)，要上交財政局。
四、長安區(qū)檔案館的存在的一些問題及我的建議
1， 辦公條件、設(shè)備落后：天天卡紙的復(fù)印機(jī)，時而不出紙的彩印機(jī)，打開WORD都卡的電腦，需要技巧才能打開的庫房門，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門掉了搖手的密集架，只有八個座位和科室辦公室一體的接待處……
2， 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過程中;照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請AAA級檔案館的時候作為考核項目建設(shè)的。大部分還是要通過傳統(tǒng)的手工檢索，到庫房取實體檔案進(jìn)行復(fù)印來提供服務(wù)。而且，因為當(dāng)時在生成電子目錄的時候雇傭人來打印的，錯誤百出，也影響檔案的查準(zhǔn)率、查到率。
3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進(jìn)行檢索，手工檢索則要確定日期，沒有日期就很難找到想要的檔案內(nèi)容.
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