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商務電話禮儀介紹

禮儀常識 時間:2021-08-31 手機版

商務電話禮儀介紹800字

  商務電話禮儀在商務接待中是很關鍵的一部分,大部分情況下都是先通過電話進行初步溝通再有后續情況的發展。因此,要掌握一定的商務電話禮儀。

  商務電話基本禮儀

  接電話的時間要控制在鈴響三聲以內。如果超過三聲,要先想對方致歉否則會被認為失禮。商務電話應答時,第一句要自報家門,即告訴對方所撥打的電話是什么單位或哪個部門。

  聲音很重要,由于電話溝通不存在視覺因素影響,客戶主要通過你的'聲音來判斷。正確的聲音應該是有點興奮,聲音聽起來令人愉快,這樣給人的感覺是熱誠而且表明很樂意接聽客戶電話。如果你的聲音聽上去懶洋洋,又或者心不在焉,保證客戶不會再有想和你見面的想法。

  專業的接聽技巧,應該是左手拿話筒,右手隨時準備記錄。當然,電話旁紙和筆是必不可少的。記錄時遵照“3W”原則,即“when”,“who”,“what”。記錄要盡量簡潔完整。

  如果沒有聽清楚對方的說話內容,應禮貌的請對方再講一遍,千萬不要自行揣測對方意圖以免信息傳達錯誤。

  如果對方所要表達的問題自己解決不了,應告訴對方稍等,并詢問對方是選擇在線等結果還是稍后回撥過去。

  如果是在線等,這時候,接電話的人應盡快解決事情,如果時間過長,應每隔2、3分鐘告知對方進展情況,并再次詢問是否掛電話等回撥。

  如果是掛電話等回撥,事情最好在5分鐘內解決。電話回撥過去要先致歉說久等。

  掛電話前的禮貌同樣不容忽視。要確定對方掛斷了再掛,如果是己方先掛電話,最好的做法是先用手輕輕按住掛機鍵然后在放下話筒。

  商務電話禮儀使工作順利的電話術

  1.遲到或請假一定要自己親自打電話,不能讓他人代打。

  2.商務外出辦事要告知去處及電話并隨時與公司保持聯系。

  3.拜訪客戶前應電話確認一下以免臨時有變導致約會取消。如果延誤拜訪客戶時間要先與對方聯絡取得諒解。

  4.用傳真機傳送文件后,用電話確認一遍是否收到。

  5.同事家中的電話不要輕易透漏給別人。

  6.借用他人公司電話時間不要太長,如果確實需要通話很久,要事先征得對方同意。

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