除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應(yīng)為來賓略備一份薄禮。

　　在交接儀式的現(xiàn)場，可臨時搭建一處主席臺。必要時，應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。至少，也要預(yù)備足量的桌椅。在主席臺上方，應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。

　　在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。

　　若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來后到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺正前方，或是分成兩行擺放在現(xiàn)場入口處門外的兩側(cè)。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。

　　在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設(shè)備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。

　　其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體批蝗是交接儀式進(jìn)行的各個步驟。不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時，必須注意兩個方面的重要問題。其一，必須在大的方面參照慣例執(zhí)行，盡量不要標(biāo)新立異，另搞一套。其二，必須實事求是、量力而行，在具體的細(xì)節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序：

　　第一項，主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應(yīng)當(dāng)進(jìn)行較長時間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達(dá)對于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應(yīng)邀請有關(guān)各方人士在主席臺上就座，并以適當(dāng)?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。

　　第二項，奏國歌。并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。此前，全體與會者必須肅立。該項程序，有時亦可略去。不過若能安排這一程序，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴(yán)而隆重。

　　第三項，由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項目或大型設(shè)備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項目、大型設(shè)備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應(yīng)面帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應(yīng)熱烈握手。至此，標(biāo)志著有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程序進(jìn)行的過程之中，可在現(xiàn)場演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。