辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會對您公司有極佳的印象。

　　通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

　　接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。

　　當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

　　如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位？"要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　如果電話突然發(fā)生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

　　掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。