傳真方式簽訂合同范例及注意事項

篇一：傳真方式簽訂合同操作指南

　　1．嚴格控制傳真方式簽訂合同，經當事人雙方一致同意后，經紀人必須經分店經理批準，報法務部或總經理審查，對于確有必要傳真方式簽約的，方可采用。

　　2．對不能到場簽署協議一方提供的傳真號碼必須到電信局核實，要求該方所有交易流程以同一傳真號碼進行，如有特殊情況確需變動，必須電話確認并錄音。

　　3.通過傳真獲得未到場一方身份證、戶口簿、婚姻證明等材料，查看是否齊全有效；如果是賣方未到場需簽約前傳真獲得所有房屋產權證、土地使用權證，并核對信息。

　　4．以傳真方式要求雙方簽署《傳真方式簽定合同共同聲明》。

　　5．各方填寫協議務必字跡清晰，尤其要求不能到場一方工整填寫協議內容，務必確保傳真件簽署的協議內容明確、字跡清晰。不清晰的傳真件協議作廢，重新傳真簽定直至獲得清晰的傳真件。

　　6．簽約過程中與未到場一方的所有談話記錄必須進行電話錄音，并在電話中明確要求其兩日內郵寄蓋有公章或其親筆簽字的傳真合同原件，以及蓋有公章或親筆簽字的《傳真件與原件一致書面確認函》。

　　7.對所有傳真件必須于收到后立即復印一份放入檔案袋中留檔。

　　8.傳真簽約完成后，要求未到場一方對傳真方式所簽協議郵寄一份有其親筆簽字或加蓋公章的書面確認函。

　　9．傳真簽定合同后兩日內，經紀人務必到電信公司索取傳真電話記錄單，以證明此次傳真交易真實性。

　　10．傳真合同簽定后一日內以法務部名義進行電話確認，向客戶解釋“電話確認”是公司“傳真簽約”的必經流程，并按如下要求詢問不能到場簽約方：

　　您好，***先生/小姐，打擾了，我們是合富輝煌法務部，現就您*年*月*日在我公司***處房產買賣交易相關事項進行電話確認。

　　（1）請問您是由于****原因未能親自到場，并與買方***約定傳真方式簽約嗎？

　?。?）請問您使用的傳真號碼是*************嗎？注意，如前后使用傳真號碼不同，依次分別詢問各類合同簽署時所使用的傳真號碼。

　　（3）請問您所持有的“*********”編號是*********嗎？（根據簽定的具體協議名稱及具體編號詢問）

　?。?）請問您是否已在編號為蘇契************的合同上簽字確認？簽約日期是*年*月*日嗎？

　?。?）請問您是否已知曉且簽字同意合同所有條款？您是否已郵寄傳真原件至我公司？注意，如果沒有寄，詢問對方原因。

　　11．收集相關往來信函、電子郵件、電話錄音等，保留好傳真收發憑證，確保傳真件上信息清晰無誤，報法務部審核通過后歸入公司案件檔案庫中。

　　12．注意事項

　　（1）傳真件內容、字跡必須清晰明確，否則作廢，按流程重新操作，直至獲得字跡、內容清晰明確傳真合同。

　?。?）傳真件必須包含以下內容：傳真號碼，傳真時間，傳真抬頭確定，傳真登記號。

　?。?）不能到場方為公司企業的，除法人代表及經辦人簽字，必須加蓋公司合同章；不到場方為個人，必須簽字并加蓋傳真章。

　　（4）務必在傳真合同簽定后要求未到場方兩日內通過特快郵遞方式郵寄蓋有公章及親筆簽字的傳真原件至公司。

　　（5）在獲得買賣雙方簽字簽章的傳真復印件合同后，通過電話確認并全程錄音保存。

　　13.違反上述規則操作且給公司造成損失的，除賠償公司損失外，經法務部報總經理批準，依據情節給予罰款直至開除的相應處罰。

參考資料

　　一、在傳真件內容中注明本合同以傳真的形式簽訂；

　　二、要求對方一定要在傳真合同中加蓋公章并有相關經辦人員簽字；

　　三、注明雙方傳真的號碼；

　　五、對于一些較重要的合同，最好是事后讓補一份蓋章形式的合同文本；

　　六、對于一些可能引起糾紛的傳真合同，最好通過與對方相關負責人以電話錄音的方式印證該傳真合同的存在。

　　一，傳真件是否傳真人所發出，是首先要認定的問題，可根據傳真的號碼、時間、抬頭以及登記號加以認定其真實性，通常在履行合同過程中將傳真件視為雙方履行的依據之一，臨時有變更的也應對傳真件之原件存檔處理，并對該傳真件發出時做出登記記錄。對于傳真件接收者未經事后核實便依照傳真件的內容履行的如果不符合上述幾種情況的特征，不能認定傳真件真實有效。

　　二，對于重大問題因時間緊迫需要通過傳真及時變更或者處理的，應當保證在發出傳真的同時也要將傳真件的原件，寄發給接收人，以示證據的統一性和完整性。如果接收人未經審核或者在履行過程中傳真者未將原件寄發給接受者的，接受者有責任和義務要求傳真者履行應盡的證據保全義務。同樣如傳真接受者不能證明上述基本事實的，傳真接受者應當承擔舉證不利的后果。 三，合同簽訂履行和變更事宜通過一系列傳真和其他書面證據能夠證明其連續性的，特別是雙方互有傳真往來彼此是相互銜接的，此時，傳真不過是一種將已簽字蓋章的書面合同再傳送給對方的通知方式，這就足以認定傳真件的真實性并具有證據效力。因此，通過傳真訂立的合同只要符合上述條件，就可以認定為有效，對雙方當事人均有約束力。

　　需注意的是，唯一的傳真件作為孤證不能作為證據使用，必須有其他的直接證據或者間接證據鏈加以佐證，否則可能承擔敗訴的后果。

　　企業無論大小，時刻都面臨著各種形式的競爭，有產品、服務質量的競爭、有價格的競爭、有人才的競爭等等。科技的進步使得企業之間的競爭越演越烈，企業出于縮短交易時間之考慮，傳真合同隨之被企業廣泛接受并應用。由于傳真合同的原件與復印件難以區分，通過這種形式簽訂的合同風險往往也更大。因此，企業在以傳真合同形式簽訂合同時應加大風險防范意識，具體來說需要注意如下幾個事項：

　?。ㄒ唬┊斒氯穗p方最好在交易中能夠做到現款交易，這樣交易的風險就會降到最低。

　　（二）如果在交易中無法做到現款交易，只能采取滾動結算的方式，最重要的是保存好收貨憑證。因為只有在收貨方收到貨物并且沒有提出質量異議的情況下，收貨方才有付款的義務。如果在收貨憑證不齊全的情況下，雙方對債務履行發生爭議就會有很大的風險，因為如果此時收貨方以否認收到貨物來進行不付款的抗辯，已經發貨并經對方收到貨物的舉證責任就在發貨一方。 在實踐中，發貨方對此不夠重視，很多是委托物流公司、貨運公司進行送貨后沒有要求必須要有收貨方的回執，等到發生爭議或收貨方沒有付款時再到貨運或物流公司時卻被告知送貨單公司只保存三個月或半年或一年，已經無從查找。在這種情況下，如果沒有其他的證據證明的'情況下，收貨方如以沒有收到貨物來進行抵賴，就很有可能成功。

　　（三）雙方當事人無法同時簽訂合同時，可以采取郵寄掛號信或特快專遞的方式簽訂合同，這樣做雖然比較麻煩，也需要一定的成本，但好處是可以保存完備的合同文本，一旦發生糾紛，很容易查明責任方，在簽訂比較關鍵的合同時可以考慮采用這種方式。

　?。ㄋ模┐_實時間比較緊急，需要采用傳真形式時，在執行傳真件后幾天內，客戶必須以書面形式對傳真件的內容給予確認，且必須及時將由雙方確認的原件取回并留存。

　?。ㄎ澹┰诎l貨過程中，很多單位都不注重收貨單位收貨人的問題，收貨人也許是收貨單位的倉庫保管員，也許是業務員。由于現在開具增值稅發票只需要抵扣聯即可以辦理抵稅，增值稅發票不能起到證明對方收到貨物。在這種情況下，如果雙方又沒有對帳的話，收貨方以此收貨人不是本單位職工，發貨方沒有其他證據予以證明，債權的實現就又出現了重大風險。