一． 活動名稱：

　　學院舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式

　　二． 活動背景:

　　為慶祝“偉南亭”的落成，對陳偉南先生無私奉獻母校建設表示衷心的感謝，我院在東區隆重舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式。

　　三． 活動主題:

　　傳承偉南精神 培養奉獻人才

　　四． 揭幕剪彩儀式時間：

　　XX年2月25日

　　五． 揭幕剪彩儀式地點:

　　xx師范學院東區

　　六． 出席人員

　　（詳見附件一）

　　七． 活動準備:

　　(1) 秘書部：

　　1. 擬寫邀請函，并提前將邀請函跟回執發送到相關領導和嘉賓手中。確認是否出席此次揭幕儀式。

　　2. 負責策劃書的整理歸檔，擬定座次表。

　　3. 負責儀式前后的聯絡工作。

　　（2）組織部：

　　1.負責審查出席此次剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式的領導及嘉賓資格。

　　2.起草揭幕儀式的通知。

　　3．組織指導開幕儀式的相關工作，匯總出席名單。

　　4.安排儀式日程，負責統計到場人數。

　　5.起草開幕儀式的主持詞；

　　6.負責文件的打印、校對、裝訂及分發。

　　7.聯系節目表演者，并在前一天進行彩排。

　　（3）公關部：

　　1.安排禮儀小姐負責接待領導及嘉賓，禮儀小姐在儀式活動前要進行專業培訓，并在活動當天穿戴正裝；

　　2．合理分配人員執行各自的人任務，協助現場活動有秩序地進行。

　　3.儀式設置咨詢處并有工作人員負責。

　　（4）后勤部：

　　1.布置儀式現場，安排好相關設備。

　　2.保安人員安排，維持好現場秩序。

　　3.安排保安人員負責指揮車輛的有序停放。

　　4.負責安排儀式期間的衛生保健等事宜。

　　八． 活動開展

　　（一）、前期流程

　　1、將40個工作人員分工分組，分別為秘書部10人、組織部5人、后勤部20人，公關部8人，其工作職責間附件一。

　　2、活動前兩個星期召開動員大會，商討活動細節。各部門各司其職，遵從領導指示。

　　3、緊密聯系學校在此次儀式安排的總負責人，有問題及時上報，盡快解決。

　　4、做好活動場地的維護，消除安全隱患。

　　5、做好活動的宣傳工作，粘貼海報，在xx師范學院校園網、筆架山信息平臺、各大學生報刊發布通知，動員全校師生積極參與，營造更熱烈的活動氛圍。

　　6、提前一個星期預定好酒店客房、就餐飯店和專車，聯系潮之旅優秀導游到時陪同領導游覽潮州名勝古跡，聯系學校正規攝影機構拍攝活動全程，安排學校醫護人員全程陪同。

　　7、征集青年志愿者維護活動現場秩序，聯系學生會文體部組織歡迎隊列和禮儀小組。

　　（二）、中期流程

　　1、會場布置

　　(1). 剪彩地點（定于學院偉南亭和偉南籃球館）；

　　(2).會場布置人員要在2月27日上午7：00前到達；

　　(3).沖氣拱形門一個（紅底黃字）“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”,并鋪上紅色地毯直至主席臺；

　　（4）.請專業工作人員在兩個會場分別安裝并調試好無線話筒（兩個以上）和專業音響等設備，并制定應急方案，多準備備用話筒；

　　（5）.規劃嘉賓席、觀眾席和媒體區，用彩帶明確劃分，擺好嘉賓發言臺；

　　(6).會場置簽到處（桌子、簽到本、筆、禮品）；

　　(7). 裝飾會場，兩個會場兩側分別放置祝賀花籃，四周擺放小盆花。

　　(8).在會場所的主要路段插上彩旗，擺上鮮花,營造喜慶氣氛；

　　(9).揭幕剪彩會場背景為大型油畫字幕“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”，屆時先用紅布遮住；

　　(10).擺放貴賓致辭專用致辭臺（透明有機玻璃，上有精美插花），右側為主持人用立式麥可風，臺面鋪有紅色地毯；共3頁，當前第1頁123

　　（11）.在會場門口放置歡迎牌，歡迎牌上書寫“熱烈歡迎各位領導嘉賓蒞臨”，并在歡迎牌前放置一排鮮花；

　　（12）. 禮賓花、鞭炮若干。

　　(13). 在會場中心入門處懸掛熱氣球，熱氣球下有巨幅，標上主題；

　　(14). 站位次序安排（按國際慣例）；

　　(15). 會場外部應有指示標語和指路志愿者，引領嘉賓。

　　2、揭幕剪彩儀式流程：

　　（1）.由司儀主持揭幕剪彩儀式全過程，使會場井然有序。

　　8：30嘉賓到達會場，舞獅，奏樂。

　　8：45志愿者引導嘉賓進入接待室稍做休息。

　　9：05會場音樂嘹亮，彩旗飄飄，迎賓隊、禮樂隊、禮儀小姐（先生）到位，工作人員準備就緒。禮儀小姐（先生）引導嘉賓到簽到臺辦理簽到，佩戴胸花，并領帶入席。

　　9：30奏樂和司儀亮相，宣布儀式開始并致開幕詞，后逐一介紹到場領導及嘉賓（提供領導詳細名單，包括職務）。

　　9：40會場奏校歌，全體肅立。

　　9：50嘉賓發言（提供講話嘉賓名單及順序）。

　　10：30請相關領導、嘉賓剪彩開始，揭幕儀式，燃放鞭炮及禮賓花（提供剪彩領導人數及相應剪刀和托盤等）。

　　10：45主持人總結儀式，并致閉幕詞。

　　10：55相關領導贈送禮物（學院文物紀念冊和相片集）。

　　11：00嘉賓和領導進行合影留念。

　　11：05記者采訪時間，采訪嘉賓和領導。

　　11：30揭幕儀式結束，邀請嘉賓、領導前往接待室稍作休息，并準備專車接送嘉賓和領導前往東山食府吃午餐。

　　（三）、后期流程

　　1.、撤離音響等設備；

　　2、清理現場（包括橫幅，花籃，彩旗等），打掃會場；

　　3、資料整理

　　4、與電視臺、報刊、網絡媒體交流，做好報道；

　　5、下午召開表彰大會，總結反思；

　　6、結算支出，賬單報銷；

　　九． 經費預算

　　（詳見附件二）

　　十． 注意事項：

　　1、任務的工作人員應隨時侯命。

　　2、提前清理會場，保持整潔。

　　3、各類歡迎橫幅，宣傳語要提前掛好，防止大風吹亂。會場外提供寬敞的停車場，防止門口阻塞。

　　5、場工作人員提前檢查各項設備，包括電源設備，電源需要有自備發動機。儀式調各項多媒體設備，包括對講機、麥克風、音響，話筒 ，議后臺應設置備用麥克風。

　　6、備故障—音響調試員馬上試調，話筒故障—送上后備話筒。主持人靈活應對，安撫眾人。

　　7、會場鮮花應與交流會當天布置。

　　8、遲到—安排、引領嘉賓從會場后方低調進入會場。

　　嘉賓“不請自來”—登記嘉賓信息，立刻讓人將實現準備好的未寫名的胸花商嘉賓姓名，為其配戴。

　　9、嘉賓胸花應用牢固的別針扣住，提防掉落。

　　10、進行過程中胸花掉落—告訴嘉賓有后備胸花，嘉賓不必彎腰下去撿。然后一方面讓人將掉落的胸花撿起。，一方面讓人取來已寫上嘉賓姓名的后備胸花。

　　11、邀請函應一個星期前發。

　　12、秘書部成員要安排嘉賓進接待室休息和做好儀式回憶記錄。

　　13、 幕前工作人員統一著裝。男性黑色西裝，女性紅色旗袍。

　　14、主持人介紹嘉賓是應按照從右到左順序。

　　16、禮儀小姐后場待命，待交流會進行到頒獎流程時，及時出臺

　　17、嘉賓致辭結束時，主持人帶頭應予掌聲

　　18、媒體采訪應有序進行，預約采訪優先

　　19、院宣傳部應在2月27日準備好開場音樂，并現場試音，保證播放無誤。

　　20、會場布置均由后勤部負責。儀式進行前提前30分鐘要再次檢查設備及所需物品；共3頁，當前第2頁123

　　21、禮儀小姐（先生）引導來賓入座要根據身份和地位特征引領到適當的位置順序要確定正確；

　　22、儀式結束后注意會場清理，由后勤人員配合相關人員進行處理；

　　23、安保部門要落實管轄范圍內的保安指揮和負責秩序工作；

　　24、提前5天向廣州氣象局獲取當日的天氣情況資料。

　　25、嘉賓隨從秘書用餐列入嘉賓用餐范圍。

　　26、注意參會嘉賓用餐忌諱

　　突發事件預想及其處理方案

　　1、燃放禮炮是或其他情況引發火災事故—事先準備滅火器，及時疏散人群，并啟用滅火器，同時撥打119，并以最快速度將火撲滅。

　　2 、活動進行中有人闖入破壞現場秩序——保安人員立刻制止，并將其帶離現場。

　　3、現場突遇疾病發作—急診醫生馬上處理，情況嚴重的話立即呼叫120

　　4 、各種設備出現故障，及時更換。

　　5、禮儀小姐高跟鞋鞋跟折斷或禮儀服出問題，馬上換上后備的禮儀小姐或更換服裝。

　　6、突然停電，立即啟動備用發電機發電。突然停電—事先由后勤處水電管理中心準備發動機，停電時立即啟動發電。

　　7、有人大聲說話，吸煙，保安人員馬上予以提醒 。

　　8、活動進行中突遇下雨天氣—事先準備多把雨傘，下雨時為領導和嘉賓遮雨

　　9、如預訂房間不夠，可以臨時向酒店方訂房。