周例會制度

　　例會是依據約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議，最常見是辦公會。通常例會的進行需要制度的規范——又稱例會制度。

　　周例會制度一

　　一、目的

　　1. 檢查、掌握公司日常運營、管理工作執行情況，規范公司管理，促進公司上下的溝通與合作。

　　2. 提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。

　　3. 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

　　4. 協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。

　　二、公司周工作例會

　　1.會議組織、責任部門:裝修部

　　2. 會議主持人(主要發言人):經理或經理指定人員。

　　3. 會議參加人:全體人員，由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部辦公室請假。

　　4. 列席人員:視事實需要，可讓其他有關人員出席。

　　5.會議記錄人:行政部。

　　6. 會議時間:時間為每周一9:30，特殊原因需要延期召開、停開及另時增加會議的由行政辦提前通知。

　　7. 會議地點:辦公室

　　8. 會議內容 (議程):

　　(1)主持人對上一周的重點工作進行總結，包括主要的工作內容、原定計劃(上周例會決定事項)的執行情況及在執行的過程中出現的問題及解決辦法，有哪些不足需要加以改進，針對存在的問題進行溝通研討，制定解決方案(如未得到解決的問題進行討論，找到及時的調解和處理的辦法)，對本周的工作計劃進行布置、規劃，追蹤并改進日常管理工作，傳達、解釋總部的最新政策、文件和要求，對部門工作及部門人員進行點評;

　　(2)各崗位員工匯報上一周主要的工作內容、原定計劃的執行及完成情況，在執行的過程中出現的問題及解決辦法，有哪些不足需要加以改進，針對存在的問題進行溝通研討，制定解決方案(如，未得到解決的問題進行討論，找到及時的調解和處理的辦法)，按照工作要求和指標，根據自己的實際對本周工作計劃進行闡述;

　　(3)對上一周來發生的重點、難點、熱點問題進行探討(如，客戶提出的問題，公司、施工現場存在的問題等)形成共識，對本周工作存在的困難進行研究，找出解決方案;

　　(4)每人根據一周工作實際提出一項以上合理化建議，以改進個部門工作，提出有利于公司經營管理和裝修工作正常運行的方法和意見。

　　(一)會議相關人員的要求

　　1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，做好會前準備。

　　2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行簡要的說明。

　　3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

　　4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出總結性的結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

　　5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。

　　6、公司行政部負責會議通知，會議要求的各種資料需在會議前準備好。

　　7、與會人員必須嚴格遵守會議時間，應盡量提前兩分鐘到達開會地點，如有特殊原因臨時不能與會者，應提前通知主持人。

　　(二)議題準備

　　會議召開前會議主持人須做好例會的準備，會議前和相關人員擬定會議議題(主題)，通知與會人員等，不能毫無準備地召開例會，各崗位人員要圍繞議題做好充分準備，要有明確具體方案或意見，避免會議時間過長。 (三)發言要點

　　1、與會人員匯報工作、討論問題等，其發言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，發言時間一般控制在3-5分鐘。

　　2、不要總是圍繞一個問題不放，這次例會要解決的問題拿住一些有代表性的問題來解決，一些特殊的問題可以會后單獨處理，要是覺得有必要可以在以后的時間把解決問題的過程公布，對常規的一些問題的進行針對性的滲透。 (四)會議記錄

　　1、行政部需負責做會議內容記錄，做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作;會后整理《會議記錄》，《會議記錄》要標明會議召開的時間(格式為年/月/日/時/分)、地點、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細會議內容(發言記錄)、商議結果等，會議記錄應簡明扼要反映會議內容`，并準確真實地反映與會人員的意圖，在會后2個工作日內整理完畢，以文件形式(含電子文檔)報總經辦備案。

　　2、各與會人員均應記錄會議要點，與本身工作相關內容應詳記，以便對日后工作有指導意義。 3、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄，會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性，對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

　　4、下列情況下，應整理會議紀要:公司各類臨時行政會議;須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議;主持人要求整理會議紀要的會議。

　　5、會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經辦一份存檔備查。

　　6、會議內容的跟蹤落實。會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。與會人員及各有關部門要認真執行會議決定的事項，嚴格按照會議決定的內容開展相關工作并及時向有關負責人匯報工作進展情況。

　　(五)周會紀律 1、與會人員必須認真對待會議主題，積極發表自己的見解，對發表意見的真實性、可行性負責。并且要注意條理清晰，簡明扼要。會議發言應言簡意賅，緊扣議題。遵循會議主持人對議程控制的要求。

　　2、與會人員要準時到會，沒有特殊情況不得缺席周會，不得遲到、早退，中途不得隨意離場。因工作需要主持人不能參加周會，要提前指定主持人;其他人員不能參加周會者，應當事先請假，并提前將上一周工作情況和本周工作計劃以書面形式交主持人。

　　3、與會者必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動、交頭接耳，周會期間不得接聽電話，所有與會人員應將隨身攜帶的手機調至無聲或振動狀態;如事情緊急可向主持人請假，到會議室外面接聽電話。

　　4、所有與會人員準備好筆和筆記本，記錄會議要點。

　　5、例會上討論的問題屬于公司機密，參會人員必須遵守公司的保密制度保守公司機密。 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。

　　(六) 處罰規定 1、遲到、早退、缺席

　　(1)遲到:所有參加會議的人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到。 (2)早退:凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開 會場的，計為早退。

　　(3)缺席:凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

　　2、處罰

　　1、無故缺席人員罰款20元，并給予通報批評。 2、會議期間手機調至靜音。

　　3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔; 4、違反保密制度的人員將視嚴重程度給予相應的行政處分; 5、本條涉及的罰款將作為員工活動經費由公司行政部統一保管。 (八)工作周報管理

　　辦公周例會要求各崗位員工采用工作周報的方式，向全體與會人員通報本部門上周工作完成情況及下周工作計劃。周報具體要求如下:

　　1、周報內容要求:工作周報包括上周工作總結與本周工作計劃(請按附件模版要求填寫); 2、周工作總結要求:對照周計劃目標，逐條總結完成情況及主要工作，總結中應說明工作重點、達到的效果以及工作經驗和教訓;

　　3、對存在的問題要作出簡要說明及分析，分析對目標實現產生重要影響的問題及導致該問題的關鍵因素;

　　4、對未盡工作和存在問題提出進一步解決方案;

　　5、本周工作計劃:要逐條列出本周各項工作計劃。要指明各項工作預計的結束時間、本周的工作目標、是否需要上級或其它相關人員的配合等內容。

　　6、由于特殊原因(出差、休假、重要事宜處理等)未按時提交工作周報者，應及時向行政部相關人員說明原因，經批準后，可在事由結束后二日內補交工作周報。

　　7、上述考核由行政部負責。

　　四、附則

　　本制度解釋權歸行政部，本制度執行自總經理批準之日起施行。

　　附件:《會議紀要》 《工作周報告表》