文秘行政管理能力培養(yǎng)
文秘崗位作為企業(yè)眾多崗位中的一種，其發(fā)揮的作用非常大，在起到上傳下達(dá)作用的同時(shí)，還能夠很好地加快企業(yè)的制度化、規(guī)劃化的發(fā)展進(jìn)程，幫助企業(yè)提高管理水平。如何培養(yǎng)文秘行政管理能力，則是當(dāng)前企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，只有科學(xué)合理地對(duì)文秘行政管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，才能夠更好地發(fā)揮出文秘的重要作用。
一、文秘的定義及特點(diǎn)
文秘在現(xiàn)代社會(huì)中有著多種指代，作為職業(yè)，文秘是指從事文書(shū)與秘書(shū)事務(wù)職責(zé)的工作崗位;作為具體的工作人員，文秘是指專(zhuān)業(yè)從事文字書(shū)寫(xiě)與日常事務(wù)接待的文職工作人員。在不同的情況下，文秘的指代有所不同，既可以指代文秘崗位，也可以指代文秘工作人員。本文所研究的文秘主要指文秘工作人員，也就是從事文書(shū)與日常事務(wù)接待的文職工作人員。
文秘的特點(diǎn)有著諸多的表現(xiàn)，其特點(diǎn)主要有：一是職業(yè)性。文秘體現(xiàn)出了很強(qiáng)的職業(yè)性特點(diǎn)，尤其是非常專(zhuān)業(yè)的文書(shū)與秘書(shū)職業(yè)性，這是文秘的特點(diǎn)之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書(shū)寫(xiě)能力，而且還需要具備良好的口語(yǔ)表達(dá)能力、交際能力等，體現(xiàn)出了文秘能力要求的多樣性特點(diǎn)。三是公共性。文秘開(kāi)展的工作多從企業(yè)的整體角度開(kāi)展，包括公關(guān)工作、企業(yè)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作、企業(yè)對(duì)外事務(wù)的處理、日常接待等，這些工作都具有很強(qiáng)的公共色彩，體現(xiàn)出了文秘公共性的特點(diǎn)。
二、文秘行政管理能力培養(yǎng)的作用
(一)有助于提高文秘的工作效率
通過(guò)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，能夠幫助文秘掌握良好的行政管理技巧，文秘人員可以將這些行政管理技巧運(yùn)用到日常的工作當(dāng)中，從而提高工作效率。相比一般的工作人員而言，文秘往往只是簡(jiǎn)單地被看作文職工作人員，而未能獲得相應(yīng)的行政管理能力的培養(yǎng)，這樣往往使得文秘的工作多以基礎(chǔ)性工作為主，不利于文秘工作效率的提高。文秘行政管理能力的培養(yǎng)，能夠幫助文秘工作人員獲得多種能力的提升，進(jìn)而達(dá)到提高文秘工作效率的目的。
(二)有助于增強(qiáng)文秘的書(shū)寫(xiě)能力
在文秘的日常工作中，常常有很多書(shū)寫(xiě)任務(wù)，由于未能獲得多種能力的培養(yǎng)，往往會(huì)導(dǎo)致文秘的書(shū)寫(xiě)能力降低，書(shū)寫(xiě)的內(nèi)容缺乏實(shí)踐性。通過(guò)文秘行政管理能力培養(yǎng)，則能夠幫助文秘從理論知識(shí)與實(shí)踐能力等多個(gè)方面得到相應(yīng)的提升，進(jìn)而增強(qiáng)文秘的書(shū)寫(xiě)能力。在文秘行政能力培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，文秘可以運(yùn)用這些通過(guò)培養(yǎng)獲得的各種知識(shí)與技能，開(kāi)展相應(yīng)的書(shū)寫(xiě)工作，這樣可以很好地將書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的實(shí)踐價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。
(三)有助于強(qiáng)化文秘的服務(wù)意識(shí)
由于文秘工作的特殊性，往往只是注重了工作效率和日常工作的完成情況，導(dǎo)致文秘的服務(wù)意識(shí)較為薄弱。通過(guò)文秘的行政管理能力培養(yǎng)，能夠很好地幫助文秘理清管理與被管理之間的關(guān)系，從而更為全面地理解服務(wù)在日常工作中的重要意義。在此基礎(chǔ)上，文秘行政管理能力培養(yǎng)，一方面培養(yǎng)了文秘的行政管理能力，另一方面則起到了強(qiáng)化文秘服務(wù)意識(shí)的重要作用。
三、文秘行政管理能力培養(yǎng)策略
(一)開(kāi)展行政管理知識(shí)的培訓(xùn)
在文秘行政管理能力的培養(yǎng)方面，可以結(jié)合文秘的實(shí)際情況，開(kāi)展行政管理知識(shí)的培訓(xùn)，從培訓(xùn)的角度來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，以此來(lái)提高文秘的行政管理能力。
一是采用課堂式的培訓(xùn)方法為文秘開(kāi)展行政管理能力的培養(yǎng)。文秘所在的單位可以制定專(zhuān)業(yè)的行政管理知識(shí)培訓(xùn)課件，然后由專(zhuān)人負(fù)責(zé)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，將行政管理知識(shí)通過(guò)培訓(xùn)課堂傳授給文秘，從而通過(guò)這種課堂式的培訓(xùn)方式幫助文秘提高行政管理能力。在培訓(xùn)結(jié)束后，則需要對(duì)文秘培訓(xùn)知識(shí)的掌握情況進(jìn)行考核，對(duì)于未通過(guò)考核的文秘，則繼續(xù)開(kāi)展行政管理能力相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，確保文秘通過(guò)考核為止，以此來(lái)幫助文秘提高行政管理能力。
二是采用輪崗制的培訓(xùn)方法培養(yǎng)文秘的行政管理能力。文秘所在的單位可以選出一些行政管理能力突出的管理人員作為培訓(xùn)人員，并制定輪崗培訓(xùn)計(jì)劃，由這些行政管理能力突出的管理人員為文秘培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的行政管理知識(shí)，通過(guò)這些專(zhuān)業(yè)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)，幫助文秘提高行政管理能力。與此同時(shí)，在培訓(xùn)過(guò)程中，采用責(zé)任制的形式，由這些行政管理人員對(duì)文秘的行政管理能力提升負(fù)責(zé)，并直接列入績(jī)效考核成績(jī)當(dāng)中，對(duì)在文秘行政管理能力培養(yǎng)中取得良好培訓(xùn)效果的行政管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)在文秘行政管理能力培養(yǎng)中未能取得相應(yīng)的培訓(xùn)效果的行政管理人員則給予處罰，以此來(lái)從行政管理知識(shí)培訓(xùn)的'角度培養(yǎng)文秘行政管理能力。
(二)建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)
行政管理能力的培養(yǎng)，除了通過(guò)培訓(xùn)培養(yǎng)之外，還可以從實(shí)踐的角度進(jìn)行培養(yǎng)，在這一方面，可以通過(guò)建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)的方式培養(yǎng)文秘的行政管理能力。通過(guò)建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)，可以讓文秘在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行行政管理實(shí)踐，從而達(dá)到培養(yǎng)文秘行政管理能力的目的。
一是為文秘提供行政管理實(shí)踐崗位，通過(guò)技能實(shí)踐的方式培養(yǎng)文秘行政管理能力。文秘所在的單位可以結(jié)合單位的實(shí)際情況，為文秘提供相應(yīng)的行政管理實(shí)踐崗位，文秘在達(dá)到一定的要求和能力之后，即可以獲得在這些崗位進(jìn)行行政管理實(shí)踐的機(jī)會(huì)。文秘在這些行政管理實(shí)踐崗位上，可以充分地發(fā)揮個(gè)人的行政管理技能開(kāi)展相應(yīng)的行政管理工作，并由單位行政管理能力較為突出的人員組成評(píng)定小組，負(fù)責(zé)對(duì)文秘行政管理實(shí)踐崗位上的行政管理表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)定，進(jìn)而分析文秘行政管理技能存在的不足，給予專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，以此來(lái)幫助文秘提高行政管理能力。
二是定期組織開(kāi)展行政管理技能比拼大賽，為文秘提供行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)。文秘所在的單位可以根據(jù)單位的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)實(shí)際情況，定期組織開(kāi)展行政管理技能比拼大賽，在大賽中，分別由文秘?fù)?dān)任行政管理人員，然后從提供的基層人員中選出一定數(shù)量的人員成立比賽小組，以這種比賽小組的形式完成大賽指定的工作任務(wù)，并以最終突出完成工作任務(wù)的小組為比賽勝出者。通過(guò)這種行政管理技能比賽的形式，可以讓文秘在良好的行政管理環(huán)境下開(kāi)展行政管理實(shí)踐工作，根據(jù)個(gè)人的實(shí)際行政管理能力帶領(lǐng)所在的小組開(kāi)展大賽指定的工作任務(wù)，從而進(jìn)行相應(yīng)的組織、交流以及工作任務(wù)分配等，確保小組能夠在大賽中取得良好的成績(jī)。運(yùn)用這種行政管理技能比拼大賽的方式，可以為行政管理人員建立良好的行政管理實(shí)踐平臺(tái)，從而在發(fā)揮文秘行政管理技能的同時(shí)，幫助文秘更為全面地認(rèn)識(shí)個(gè)人行政管理存在的不足，進(jìn)而在今后的工作當(dāng)中針對(duì)性地進(jìn)行訓(xùn)練與提升，從而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)。
(三)構(gòu)建行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制
在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以從經(jīng)驗(yàn)交流的角度進(jìn)行培養(yǎng)，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流可以幫助文秘在寬松的經(jīng)驗(yàn)交流環(huán)境中提高行政管理能力。在這一方面，可以通過(guò)構(gòu)建行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制，讓文秘通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流來(lái)全面提升行政管理能力，從而更好地提高日常工作效率。
一是建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)。文秘所在的單位可以將各種現(xiàn)代技術(shù)結(jié)合起來(lái)，建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，如成立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流QQ 群、成立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流微信平臺(tái)等。通過(guò)這些行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)的建立，文秘可以隨時(shí)加入到這些平臺(tái)上，通過(guò)與行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)的其他人員進(jìn)行交流與溝通，以此來(lái)反饋個(gè)人在行政管理能力方面存在的不足，進(jìn)而獲得更多的幫助，以此來(lái)獲得有效的行政管理技能信息，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)。
二是定期組織開(kāi)展行政管理經(jīng)驗(yàn)交流分享活動(dòng)。在文秘所在的單位往往會(huì)組織開(kāi)展各種豐富多彩的活動(dòng)，以此來(lái)豐富員工的業(yè)余文化生活。針對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，文秘所在的單位可以定期組織開(kāi)展行政管理經(jīng)驗(yàn)交流分享活動(dòng)，通過(guò)這些活動(dòng)來(lái)幫助文秘獲得相應(yīng)的行政管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，如行政管理經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)、行政管理經(jīng)驗(yàn)演講比賽、行政管理經(jīng)驗(yàn)討論會(huì)等，通過(guò)這些多樣化的行政管理經(jīng)驗(yàn)交流分享活動(dòng)，讓文秘在參與這些活動(dòng)的同時(shí)，得到相應(yīng)的行政管理能力提升，進(jìn)而更好地提高文秘行政管理能力。
(四)對(duì)文秘的行政管理職能進(jìn)行明確定位
文秘的職能確定方面，往往只是以文職工作為主，未能非常全面地體現(xiàn)出文秘的職能特色，使得文秘的行政管理工作難以得到體現(xiàn)。在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以對(duì)文秘的行政管理職能進(jìn)行明確定位，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘的行政管理能力培養(yǎng)的目的。
一是賦予文秘一定的行政管理權(quán)限。在文秘所在的單位，可以在對(duì)文秘的具體崗位職能的確定方面，確定文秘的行政管理職能，也就是在一定的條件下，文秘可以行使行政管理權(quán)限，開(kāi)展相應(yīng)的行政管理工作，如組織召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議、組織開(kāi)展具體工作分工、開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)工作問(wèn)題整改等。通過(guò)賦予文秘一定的行政管理權(quán)限，能夠讓文秘在行使這些管理權(quán)限的同時(shí)，得到相應(yīng)的行政管理能力提升，進(jìn)而來(lái)培養(yǎng)文秘的行政管理能力，提高文秘的行政管理水平。
二是設(shè)定文秘行政管理績(jī)效獎(jiǎng)。由于未能從獎(jiǎng)勵(lì)的角度實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘行政管理的獎(jiǎng)勵(lì)，使得文秘往往只是完成基礎(chǔ)的文職工作，而在行政管理的層面發(fā)揮的作用非常小。在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以通過(guò)設(shè)定文秘行政管理績(jī)效獎(jiǎng)的方式，對(duì)在日常工作中，起到了良好的行政管理作用的文秘，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)這種獎(jiǎng)勵(lì)方式，可以激發(fā)文秘的積極主動(dòng)性，積極地參與到行政管理工作當(dāng)中，通過(guò)這種主動(dòng)參與行政管理的方式，幫助文秘在行政管理實(shí)踐工作中得到相應(yīng)的提升，進(jìn)而達(dá)到培養(yǎng)行政管理能力的效果。
文秘行政管理能力培養(yǎng)顯得非常有必要，無(wú)論是在當(dāng)前的企業(yè)管理中，還是在未來(lái)企業(yè)的發(fā)展與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，行政管理能力培養(yǎng)對(duì)于文秘而言都是非常重要的。在對(duì)文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，需要結(jié)合文秘的實(shí)際情況，采取針對(duì)性的培養(yǎng)方式，這樣才能夠很好地培養(yǎng)文秘的行政管理能力，幫助文秘得到相應(yīng)的提升。與此同時(shí)，在具體的培養(yǎng)方法方面，需要采取科學(xué)合理的培養(yǎng)方法，除了開(kāi)展專(zhuān)業(yè)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)之外，還可以從行政管理實(shí)踐、行政管理經(jīng)驗(yàn)交流等角度進(jìn)行培養(yǎng)，從而達(dá)到培養(yǎng)文秘行政管理能力的目的，幫助文秘更好地提高個(gè)人的行政管理水平，從而提高文秘的工作效率。
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