編纂地方志，是中國人民的優秀傳統。新中國成立后，修志工作幾經反復，直到黨的十一屆三中全會后，在撥亂反正的大好形勢下才得以蓬勃發展，成為一項偉大的文化工程。目前第一輪新方志的編修和出版已接近尾聲，做好新編地方志的收集及開發利用，是適應新形勢下圖書館藏書建設及讀者工作的需要。中國共產黨中央政治局委員。國務委員。中國地方志指導小組組長李鐵映同志一再要求研究和開拓志書的應用工作，要積極探索志書使用的新經驗，圖書館要設志書室。作為各地文獻收藏服務中心的省級公共圖書館，理應在努力達到這些要求的過程中起好帶頭和示范作用，成為本省新方志的收藏中心和開發利用中心。幾年來，云南省圖書館為收集及開發利用各種新編地方志做了一些具體工作，在實踐中得到了一些啟發，現就談談工作中的初淺認識，誠望行家指正。
1 新編地方志的收集
中國是一個有五千年文明歷史的偉大國家，地方志是前人留給我們的極其寶貴的文化遺產，是巨大的精神財富，是世界上其他任何一個國家也不能比擬的。現在全國除已出版省、市、縣三級志書達5000余部外，各地編修的各種專業志。部門志浩如煙海。而這些新編地方志帶有新時代的特點，更能發揮其新時代的信息功能。省級公共圖書館要努力不失時機地做好新編地方志的收集工作，才能更好地服務于社會。
1．1 收集的范圍及重點
地方志，是一種特定的文獻類型。“方志”這一名稱就揭示了它的本質屬性是地方性和資料性。“方”是指一定的地域，方志是全面記錄某一地域范圍內各種事物的一種文獻形式。根據藏書建設的原則，各種類型的圖書館應相應地建設有關范圍與重點類別的藏書資源；應符合地區或單位的特殊需要。因此，省級公共圖書館應以所屬省份全省的地方志為收集范圍。對于云南省圖書館來說，云南省所編纂的各種志書及與云南有關的志書，都是我們收集的范圍。
收集的重點則是：省、市、縣三級志書和各類專志。對重點志書，我們力求收全，而且復本可在2-4冊。（從近年我館借閱新志書的情況看，有的縣志經反復翻閱，有的書冊已出現破損。可見在收集時，復本不能低于兩個）對于各種部門志、山水志、村志和街志等，復本可在1-2冊。對于其他省的志書，一般不作收集，但對于鄰近地區的志書，在有條件的情況下，可作選擇性地收集。但省與省有民族關系的志書，可收集。贈送的省外志書可作普通圖書收藏。
1．2 收集的原則和途徑：
“力求齊全”是收集我省新編地方志的原則。特別是對本省的三級志書，一定要想盡一切辦法，力求收全。其它志書也要盡力收全。收集的途徑有：
1．2.1 通過本省出版社收集：新編地方志現階段一般采用公開發行和內部出書兩種形式。通過本省出版社直接收集，多數只能收集到公開的出版物。其優點是可直接免去郵寄費和郵寄的麻煩。但在收集時應引起注意的是，在當今商品經濟發展的社會里，已打破了本省志書在本省出版社出版發行的出版發行規律。由于價格、質量等原因，本省的不少志書紛紛拿到省外出版。從現在我館收集到的幾十種縣志統計表明，有三分之一的縣志是在省外出版的。如《瑞麗市志》由四川辭書出版社出版、《蒙自縣志》由中華書局出版、《金平縣志》由生活、讀書、新知三聯書店出版。這些在省外出版的志書顯然在本省出版社是收集不到的，必須通過其它途徑收集。此外，還要注意一般新志書的印數有限，而且一般不再版，我們在收集中一定要及時，避免漏收；反之如不注意及時收集，很可能會“稍縱即逝”。
1．2. 2 通過各地的志辦進行收集：現在省、地、州、市縣都設有方志辦，省有省地方志編纂委員會。市有市地方志辦公室，省、地、州、市縣三級志辦是我們聯系的主要對象。聯系的辦法，近的可親自跑，遠的可通過電話、公函或信件聯系。必要時可派人專程前去收集。我館就經常派人到省。市志辦了解志書出版情況。
1．2．3 購買：購買是我館收集新編地方志的一種輔助方法，它主要針對復本的補充。在經費普遍緊缺的省級公共圖書館中，我們要盡量先爭取繳送后，再適當地購買。但各種部門志、村志及街志等等，我們就是拿錢也不一定能買到，這就是志書與其它圖書收集時的不同點。
1．2．4 加強地方志收集工作的宣傳：收集人員應向編撰人員及出書單位認真細致地宣傳省級圖書館的性質，任務及藏書的特點，讓更多的人了解圖書館、關心圖書館、信任圖書館。特別是對拿錢也買不到的那部分志書，更需要宣傳，讓出書人或出書單位自愿把書送到圖書館。近幾年，我省各地州、市縣的地方志辦，不惜辛苦，利用開會出差等機會為我們送來了當地的新編志書，為我們收志創造了條件。
2 新編地方志的開發利用
收集的目的在于開發利用，圖書館只有實現對地方志的開發利用，收集才有意義。
2．1 在精神文明、科學技術、經濟建設中實現對地方志的開發利用：
地方志內容豐富，從自然風光到土特產品，從人民革命斗爭到社會主義建設，政治、經濟、文學藝術都有記載。地方志中有許多珍貴的資料為我們進行熱愛家鄉。獻身四化的教育提供了真實而生動的`教材。保山地區為紀念抗日戰爭勝利40周年舉辦了“滇西抗戰展覽”展出的素材多數是從新編志書中選取的，群眾踴躍參觀，反映很強烈。中國共產黨玉溪市委。政府在改革開放的大潮中，根據新編市志率先編寫了玉溪市《愛我家鄉》鄉土教材叢書。這套叢書是以愛國主義、社會主義教育為主，突破了一般愛國主義教育手法，使廣大中學生和基層干部得到了深刻的教育。它既服務于現實，又教育子孫后代，意義深遠。在各地社會主義精神文明建設中發揮了不可替代的作用。
地方志對日蝕、月蝕、彗星出現等自然現象都有記載。世界上很多發達國家研究古代天文學往往還要借助我國地方志所載之史料。在國內，地方志更是科學家，史學家索取信息的基地。地方志對許多學科說來都具有不同程度的參考、查證、借鑒作用。當年帝國主義在對我國進行的文化掠奪中，也十分重視收集、保存我國的地方志。我國有數千部地方志流散到美國、英國和日本。僅美國猶他州家譜學會就保存了我國54oo多種地方志和數千種家譜。并且，外國人很早就已利用收存的我國地方志中的信息進行科學研究。美國農村科學專家從20年代起就參考閩、粵地方志來研究福桔、廣桔的生產規律，取得了顯著成績。前幾年，云南省發生大地震后，有關人員從地方志中查找資料，為探索地震規律編了一本《中國地震資料年表》，對研究地震具有一定的參考價值。
地方志是信息的～種載體，它所具有的信息特征，將一個地區歷史和現實的大量資料匯集成一個系統的信息庫，使之在經濟建設中成為領導決策的重要依據之一。古人云：“治天下者以史為鑒，治郡國者以志為鑒”，這是歷代地方有識之士、決策之人的寶貴經驗。歷史上大凡有建樹之人、有作為之士，無論是治國平天下，還是治理和建設鄉邦，無不了解一國一地的歷史與現狀。由此可見，開發利用地方志意義非常重大。
今天，市場經濟的發展，為地方志的開發利用提供了良好的機遇。譬如，從地理志中，研究人員可以了解不同時期的氣象、水文、土壤、礦源以及生態環境的變化，了解到人類利用自然、改造自然的情況，為我們今天開發利用自然資源提供借鑒和依據。云南省云龍縣就是在收集修志資料的過程中了解到本地有銀礦，才組織力量進行勘探。結果除發現銀礦外，還意外地發現了鎘、鋁、鋅等礦源，為此進行了開發，取得了十分顯著的經濟效益。云南電視臺編輯曾到我館查閱地方志，了解美麗的云南。今年上半年北京動物園兩位年輕同志到我館查找新編地方志中有關滇金絲猴的資料，當時這些志書剛剛收來，還未入庫，他們就在采編部進行了查閱。1999年“中國昆明世界園藝博覽會”期間，盛況空前，云南的旅游業創歷史最高記錄。為此，建議政府部門可再從地方志中挖掘旅游資源，有計劃。有步驟地推動云南旅游業的發展，把云南建成一個旅游大省。
2．2 提供方便簡捷的服務，實現對地方志的開發利用：
在當代快節奏的社會里，應當以能方便簡捷地查找地方志來實現對地方志的開發利用。首先，在有條件的圖書館應建立專門的圖書館志書室，實行以地域按行政區劃排列志書，分設省、市、縣三級類目。省級類目下匯集本省的省志，省級專業志。省級部門志；市級類目下先匯集市志。市級專業志。市級部門志等，以此類推。其次，編制館藏方志目錄。除了編制常用的書名檢索目錄外，還應從方志利用的特點，編制地區目錄和專業目錄。地區目錄，以行政區劃隸屬為排檢依據，這樣便于從目錄上集中反映一地所有的方志。專業目錄以行業為排檢依據。按行業名稱標目，如“水利志”或“商業志”等可將本省所有的“水利志”或“商業志”集中反映，按省、市、縣先后次序排列。這樣排列便于從專業角度檢索，及同行借鑒。再次，編制方志索引。將方志中蘊含的極為豐富的信息資源，通過細析。梳理組合等加工手段多角度。多層次地揭示出來。最常用的方志索引有篇目索引、專題索引。專志索引等。但目前不少圖書館尚未開展此項工作，有望隨著現代科學技術的進步，隨著現代化技術手段的應用，將給廣大讀者帶來更大的方便。
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