文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的嚴(yán)肅的工作，它要求從事這項(xiàng)工作的文書工作人員應(yīng)具備很多基本素質(zhì)，接下來(lái)小編為你帶來(lái)文秘專業(yè)知識(shí)，希望對(duì)你有幫助。
(一)有較高的政治覺(jué)悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)
(二)熱愛(ài)本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
1、作為文書工作人員，只有熱愛(ài)本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。
2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。
3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。
(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、操作知識(shí)和相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí) 文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識(shí)。大體包括以下幾個(gè)方面：
一是基礎(chǔ)理論知識(shí)。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等。基礎(chǔ)理論知識(shí)帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實(shí)際操作知識(shí)、操作技能的理論指導(dǎo)。
二是實(shí)際操作知識(shí)。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不但包括基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識(shí)。也就是說(shuō)，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知識(shí)。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識(shí)。
(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力 文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：
1、文字綜合處理能力
2、書寫能力
3、速記能力
4、印制能力
5、校對(duì)能力
6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力
秘書部分觀點(diǎn)
(一)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)
秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識(shí)，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識(shí)及其構(gòu)成狀況。
秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識(shí)面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。
1、基礎(chǔ)知識(shí)層次
基礎(chǔ)知識(shí)層次是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識(shí)，是構(gòu)建秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本條件。基礎(chǔ)知識(shí)不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。
(1)文化基礎(chǔ)知識(shí) 秘書具有的文化基礎(chǔ)知識(shí)，一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面是自然科學(xué)知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識(shí)的最低層次。如漢語(yǔ)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、歷史知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等;
(2)理論基礎(chǔ)知識(shí) 掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、黨的基本政策;
(3)法律基礎(chǔ)知識(shí) 法律基礎(chǔ)知識(shí)是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識(shí)。
2、輔助知識(shí)層次 輔助知識(shí)層次指的是雖非秘書專業(yè)知識(shí)但又與秘書專業(yè)知識(shí)相關(guān)的知識(shí)，是一種帶有輔助性的知識(shí)。
(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識(shí)和心理學(xué)知識(shí) (2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識(shí)、社會(huì)交際知識(shí)、軟科學(xué)知識(shí)及其他相關(guān)學(xué)科。
3、專業(yè)知識(shí)層次 專業(yè)知識(shí)層次是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識(shí)，是一種帶有一定方向性的知識(shí)，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成： (1)業(yè)務(wù)知識(shí) 主要指秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書學(xué);分支秘書學(xué)(如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級(jí)秘書學(xué));秘書寫作學(xué);秘書心理學(xué);文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識(shí);調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識(shí)。 (2)行業(yè)知識(shí) 秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識(shí)：了解所屬行業(yè)知識(shí)的總體構(gòu)成和知識(shí)門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識(shí);懂得行業(yè)的管理知識(shí) 注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性：中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。 B、建立合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識(shí)的積累，要注意知識(shí)的更新，要注意知識(shí)的充實(shí)。
(二)秘書的能力結(jié)構(gòu) 秘書能力是指秘書人員在實(shí)踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說(shuō)秘書能力只能通過(guò)秘書的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。
1、基礎(chǔ)能力 指秘書從事秘書活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。 (1)秘書的觀察力 一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過(guò)視覺(jué)而來(lái)的。秘書的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。
(2)秘書的記憶力 良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。
(3)秘書的思維力 思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
(4)秘書的想象力 想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識(shí)儲(chǔ)備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。
2、專業(yè)能力
(1)閱讀能力 秘書閱讀能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。
(2)寫作能力 即書面表達(dá)能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。
(3)說(shuō)話能力 即口頭表達(dá)能力，秘書說(shuō)話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡(jiǎn)練，要語(yǔ)氣措辭得體。提高說(shuō)話能力的途徑：首先要多說(shuō)，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。
(4)辦事能力 秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。
3、特殊能力 指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。 (1)協(xié)調(diào)能力 指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對(duì)不同的情況和對(duì)象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。 (2)調(diào)研能力 一般要求是：要有計(jì)劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對(duì)方的信任。 (3)操作能力 主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對(duì)、速記、駕駛等。
(三)秘書的心理素質(zhì) 秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過(guò)程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，它影響著秘書的`輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。
1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成
(1)秘書的興趣 即認(rèn)識(shí)傾向，常說(shuō)的愛(ài)好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性
(2)秘書的情感與情緒 情感是人們對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。
情緒是情感的基本形式，是人們對(duì)客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。
(3)秘書的意志 良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。
良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺(jué)性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)
(4)秘書的氣質(zhì) 氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬(wàn)別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。
注意： 上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對(duì)不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。 秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識(shí)地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。
(1)秘書的性格 秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。 秘書健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開(kāi)朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。
2、秘書的心理健康
(1)影響秘書心理健康的因素 負(fù)擔(dān)過(guò)重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。
(2)秘書心理健康的標(biāo)準(zhǔn) 一個(gè)心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。
(3)秘書常見(jiàn)的心理障礙及消除 嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過(guò)努力趕上或超過(guò)別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。
焦慮：要增強(qiáng)自信，對(duì)未來(lái)充滿信心，不為一時(shí)一事所困擾，不為一得一失而計(jì)較，努力去實(shí)現(xiàn)一個(gè)有意義的目標(biāo)， 急躁：遇事冷靜，處變不驚。
厭煩：樹(shù)立正確的理想信念和工作目標(biāo)，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無(wú)濟(jì)于事的。 自傲和自卑：樹(shù)立正確的自我表現(xiàn)意識(shí)，從而保持心理平衡。
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