基于Domino 技術(shù)的定制郵件群發(fā)的設(shè)計與實現(xiàn)研究論文
1 概述
當今社會企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與個人之間的相互交流與溝通都離不開郵件系統(tǒng)， 特別是在企業(yè)內(nèi)部，對于一些比較重要的事件， 人們往往通過郵件系統(tǒng)進行溝通與反饋。隨著郵件系統(tǒng)的普及， 人們對郵件系統(tǒng)的功能也在不斷地提出新的要求， 郵件系統(tǒng)除基本的收發(fā)功能外，各種不同的郵件系統(tǒng)各有不同的功能， 如： 設(shè)置簽名、定時發(fā)送、取回、提醒、分類、群發(fā)等各種功能， 應(yīng)該說郵件系統(tǒng)的功能已經(jīng)相當齊全了， 但是在日常工作中， 用戶卻提出了是否能群發(fā)郵件到指定的相關(guān)人員，且他們各自收到的郵件內(nèi)容中，有部分信息是不同的。如： 員工的崗位晉升、績效獎金的發(fā)放通知， 其中的崗位晉升等級、績效獎金每位員工是不同的，如果一封封的郵件發(fā)送，工作效率極其低下且容易出錯， 為此， 希望能提供一個平臺進行一次性發(fā)送。
2 需求分析
針對用戶的需求， 需要實現(xiàn)的關(guān)鍵功能點是： 群發(fā)對象可定制， 群發(fā)的郵件內(nèi)容可定制。如果基于現(xiàn)有的郵件系統(tǒng)， 群發(fā)對象可定制是可以實現(xiàn)，即： 由用戶在自己的個人通信錄中創(chuàng)建群組， 并在群組中加入指定的相關(guān)人員， 但是郵件群發(fā)到這個群組時， 每個人收到的郵件內(nèi)容都是同樣的。實現(xiàn)定制郵件群發(fā)功能的實施思路：
(1) 由用戶預先將指定相關(guān)人員的email 地址， 郵件內(nèi)容中的定制部分內(nèi)容批量錄入到系統(tǒng)中。
(2) 在郵件內(nèi)容中插入一些特別標識符，代碼一旦讀取到這些標識符， 就用相應(yīng)的信息進行替換， 從而實現(xiàn)郵件內(nèi)容的定制。
(3) 系統(tǒng)逐條獲取相關(guān)人員后進行發(fā)送，一直循環(huán)到發(fā)送完所有的相關(guān)人員。
3 實現(xiàn)技術(shù)
由于工作中一直都在使用Lotus Domino 技術(shù)進行系統(tǒng)的開發(fā)與維護，公司的辦公自動化系統(tǒng)和郵件系統(tǒng)也是基于LotusDomino 技術(shù)進行開發(fā)定制的， 為此， 此功能的實現(xiàn)就考慮利用此技術(shù)進行開發(fā)。Lotus Domino 是IBM 公司推出的消息和協(xié)作平臺， 它內(nèi)含靈活的審批工作流引擎開發(fā)環(huán)境，強大的.文檔處理能力，并具有獨特的安全特性， 它還內(nèi)置了郵件、日歷、目錄、Web等服務(wù)， 為此， 在辦公領(lǐng)域深受廣大用戶的好評。本功能是在Lotus Domino 開發(fā)環(huán)境下， 采用B/S 架構(gòu)， 通過LotusScript 開發(fā)工具， 結(jié)合個性化的變量替換思路， 最終通過使notesdocument 對象的send 方法實現(xiàn)郵件的發(fā)送。
4 實現(xiàn)方法
(1) 在辦公應(yīng)用中大家都已經(jīng)非常熟悉Excel 的使用， 為此利用Excel 軟件， 讓用戶收集好相關(guān)人員的郵件地址、姓名和定制化郵件內(nèi)容，然后將其轉(zhuǎn)化成txt 格式的文件。格式如下：用戶名、工號、Internet 地址、變量1、變量2、變量3、變量4、目前最多可支持9 個變量。
(2) 系統(tǒng)將txt 文件逐行導入，每人生成一條信息， 供發(fā)送時調(diào)用。
5 實現(xiàn)效果
此平臺目前僅僅開放給人力資源部門使用， 此平臺自上線使用以來， 每年總部及子公司的各人力資源部門都會通過此平臺發(fā)送各類與人事相關(guān)的定制化郵件，每年平均發(fā)送郵件50 封。此平臺可以適用于需要群發(fā)定制郵件的各類場合。
5.1 信息發(fā)布功能的整合及意義
在長期的地震速報工作中總結(jié)出的經(jīng)驗表明， 地震信息在獲取、傳遞、發(fā)布3 個環(huán)節(jié)上較容易出錯， 這是因為在這些環(huán)節(jié)下的工作本身非常細致甚至繁瑣。在傳統(tǒng)的地震速報過程中， 信息處理需要大量的人工操作，而這些人工操作又受制于時間緊迫和緊張氣氛的限制， 這就使得出錯的可能性更高。從信息發(fā)布的結(jié)果來看， 任何細小的錯誤都可能造成很大的影響， 因此地震信息的發(fā)布過程要做到不出差錯。具體造成地震速報過程中出錯或耽誤時間的因素有以下 幾點：速報、短信、傳真、網(wǎng)頁等不同發(fā)布平臺上信息的格式要求不同， 在切換、轉(zhuǎn)移時人工操作易于產(chǎn)生疏漏， 復核也需要花費較長時間; EQIM、MSDP、MAPSIS、ARCGIS 等系統(tǒng)間地名存在差異， 不同地點的地震可能要以不同的地圖系統(tǒng)為標準， 易于出錯; 不同發(fā)布平臺的登錄、操作、發(fā)布方式不同， 產(chǎn)生繁復的操作。本次地震平臺的開發(fā)， 整合了地震速報、短信發(fā)送、傳真生成、網(wǎng)頁發(fā)布4 項功能。這4 個平臺獲取的地震信息全部來自于速報平臺的數(shù)據(jù)庫， 因此速報平臺的數(shù)據(jù)庫是該軟件信息來源的核心。該軟件從EQIM 數(shù)據(jù)庫獲取到原始地震信息(包含經(jīng)緯度、震級、發(fā)震時刻、深度等要素)后， 按照不同發(fā)布平臺的格式要求將原始地震信息轉(zhuǎn)化為對應(yīng)的地震信息。在獲取對應(yīng)信息后， 只需要在功能界面上點擊相應(yīng)按鈕，就可以完成對應(yīng)地震信息的發(fā)布。這樣做的意義有如下幾點： 避免了信息轉(zhuǎn)化過程中可能出現(xiàn)的錯誤， 同時節(jié)約了時間; 統(tǒng)一使用EQIM 地圖， 地名不會出現(xiàn)錯誤;自動化程度高， 簡化了不同平臺間的發(fā)布操作，節(jié)約時間降低錯誤率。
6結(jié)語
在項目組的共同努力下， 安徽省地震速報平臺順利完成，程序的各項功能均得到了實現(xiàn)。安徽省地震速報平臺已經(jīng)在安徽測震臺網(wǎng)試運行一年，期間運行穩(wěn)定， 各項功能運轉(zhuǎn)正常， 表現(xiàn)良好。在應(yīng)對2015 年3 月14 日阜陽4.3 級地震等速報地震時， 安徽省地震速報平臺發(fā)揮了重要作用，在保證信息準確性的同時縮短了發(fā)布信息的時間， 通過軟件將地震速報期間的繁冗工作進行自動化處理， 減輕了值班人員的工作負擔。在日常工作中， 安徽省地震速報平臺切實有效地幫助工作人員提高了效能，達到了預期的效果。在今后的工作中，項目組成員將繼續(xù)根據(jù)實際情況不斷完善安徽省地震平臺，為臺網(wǎng)的日常工作和地震速報工作提供界面友好、功能豐富的操作平臺。
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