電子文件的種類及管理論文

　　一、電子文件的種類

　　1、以“載體的異同”劃分標準，可以把電子文件分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件。光盤文件要通過光盤驅動器識讀，硬盤文件要通過硬盤驅動器識讀，軟盤文件要通過軟盤驅動器識讀，磁帶文件要通過磁帶機識讀。

　　2、以“文件的不同用途”分，又可以把文件分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備、生成數據的文件，數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合。程序文件又有系統軟件和應用軟件之分。而我們常用的是應用軟件，應用軟件里數據庫文件形成的數據關聯性強，非數據庫文件內的數據關聯性弱。

　　3、以“不同屬性”為劃分標準，文件又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文件帶有一定的格式；超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件；純文本文件是不帶格式的文本文件。

　　4、以“數據的表現形式”為劃分標準，它有字符文件、表格文件、圖文混排文件、數據庫文件、圖形文件、動態影像文件與聲音文件之分。

　　5、各類數據文件，按“依存環境”分，又有WPS文件、DOC文件、XLS文件、DBF文件、BMP文件、CAD文件、TXT文件等基于不同的應用軟件產生的各種格式文件。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。

　　單位內的電子文件分類，也可參

　　照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把單位的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類。然后，借鑒紙質檔案分類按地區、專業等進行電子文件細分類別。

　　二、電子文件的管理

　　1、電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約檢索速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。有些文件屬于企業內部機密，對于這一部分文件，一般的用密鑰加以控制。對于企業的.核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

　　2、電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的，我們必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。

　　3、電子文件的鑒定與歸檔。電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值的，一定要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除或短期保留。

　　4、電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件（紙質）歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。

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