中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)思考論文
摘要：
本文闡述了中小學(xué)教職工檔案信息化的意義，分析了當(dāng)前教職工檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并以古田縣教育局中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)實踐為例，探討了其對中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的啟示，希望能為中小學(xué)校教職工檔案管理工作提供一些思路。
關(guān)鍵詞：
中小學(xué)教職工；檔案；信息化建設(shè)
教職工檔案管理是教育部門非常重要的一項工作，直接反映了本區(qū)域的師資力量和教育水平，也是教師管理、調(diào)動的依據(jù)。將信息技術(shù)引入教職工的檔案管理工作當(dāng)中，可以有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案信息的安全。
一、中小學(xué)教職工檔案信息化的意義
首先，可以明顯提升檔案管理的工作效率。檔案信息的收集、整理、保存、分析的每一個環(huán)節(jié)都需要耗費大量的時間和精力，實現(xiàn)檔案信息化管理之后，只需要認(rèn)真做好信息錄入這一環(huán)節(jié)，就可以實現(xiàn)反復(fù)多次利用，電腦會自動對錄入的信息進(jìn)行整理，工作人員只需要輸入自己的篩選需求，就可以迅速找到需要的資料，大大節(jié)約了檔案管理的時間，明顯提高了工作效率[1]；其次，實現(xiàn)檔案管理信息化能有效預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案遺失的情況，也能避免紙質(zhì)檔案長時間存放字跡不清的現(xiàn)象；再其次，可以實現(xiàn)檔案信息的共享。實現(xiàn)教職工檔案管理信息化之后，無論是教師個人還是相關(guān)上級部門領(lǐng)導(dǎo)都可以利用網(wǎng)絡(luò)對教職工的檔案進(jìn)行檢索和查詢，為教職工的升遷調(diào)動等提供依據(jù)。最后，還可以有效節(jié)約資源。傳統(tǒng)檔案館管理方式大多以紙質(zhì)資料為主，會耗費大量的紙張，不環(huán)保且占用大量存儲空間，實現(xiàn)檔案信息化管理之后，僅需要一臺電腦就可以實現(xiàn)檔案管理工作，節(jié)約了資源和成本。
二、中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)中存在的問題
(一)管理混亂，影響效率
當(dāng)前，中小學(xué)教職工的檔案信息按照其類型分屬于多個職能部門管理，教學(xué)檔案歸學(xué)校管理、人事檔案歸教育部門管理，科研檔案歸科研部門管理，還有很多資料由教師所在的年級進(jìn)行管理，總體來說教職工的檔案管理非?；靵y，缺乏系統(tǒng)性，沒有一個主管部門或者檔案共享平臺，導(dǎo)致教職工的檔案零散、不完整，也存在個人不正當(dāng)竊取教職工信息的行為，嚴(yán)重影響了教職工檔案管理的效率和質(zhì)量。
(二)缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識
很多學(xué)校和教育部門在進(jìn)行教職工檔案信息化建設(shè)的工程中，往往忽視檔案的安全管理問題，不重視防火墻或者殺毒軟件的安裝，給了不法分子可乘之機(jī)，很多教職工的檔案信息時有被竊取，給學(xué)校和教育部門乃至社會造成了巨大的損失。
(三)檔案管理人員信息化水平較低
雖然已經(jīng)對教育部門和各個學(xué)校的'檔案管理人員進(jìn)行了相應(yīng)的技能培訓(xùn)，但是由于檔案管理人員學(xué)歷層次低、專業(yè)程度不高等原因，存在著檔案管理信息化水平較低的情況，嚴(yán)重阻礙了中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[2]。
(四)忽視紙質(zhì)檔案保存工作
實現(xiàn)檔案信息化之后，只需要做好電子檔案就可以了，忽視了紙質(zhì)檔案的用途，導(dǎo)致教職工檔案資料的不完整。
三、福建省寧德市古田縣教育局教職工檔案信息化建設(shè)實踐及啟示
(一)福建省寧德市古田縣教育局教職工信息化建設(shè)實踐
該縣共有中小學(xué)教職工3894人，再加上離退休的教師，共有個人檔案和專業(yè)技術(shù)檔案5600卷，檔案信息量非常大，檔案信息的收集、整理、儲存和開發(fā)等工作非常繁瑣，需要耗費大量的精力，而且容易出現(xiàn)資料丟失損壞等問題。因此，福建省寧德市古田縣教育局進(jìn)行了檔案管理的信息化建設(shè)，建設(shè)內(nèi)容和步驟如下：首先，建立了中小學(xué)教職工檔案信息數(shù)據(jù)庫，將現(xiàn)有的檔案資料掃描或者錄入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，并進(jìn)行分級編號。其次，與學(xué)校加強(qiáng)聯(lián)系，要求各學(xué)校持續(xù)做好信息的收集和錄入工作。之前教職工的檔案信息通常由學(xué)校移交紙質(zhì)文檔，現(xiàn)在要求各學(xué)校要建立電子檔案室，對教職工的檔案信息及時錄入系統(tǒng)，同時將紙質(zhì)檔案和電子檔案提交教育局，由教育局工作人員對檔案信息進(jìn)行審核。再其次，做好電子檔案信息的整理與保存工作，工作人員每個月對數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的檔案信息進(jìn)行整理歸檔，并將整理完成的電子檔案信息保存到光盤、硬盤等存儲設(shè)備上，避免電子資料的遺失；同時，在各個學(xué)校大力推廣檔案管理軟件，由于種種原因，各個學(xué)校之間錄入檔案信息依賴的軟硬件平臺有所區(qū)別，這就造成了教育部門與學(xué)校進(jìn)行檔案移交困難，因此古田縣教育局大力倡導(dǎo)各個學(xué)校使用同一套軟件，確保了教職工檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。最后，對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。
(二)對中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的啟示
第一，建立健全檔案管理體制，由教育部門統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。中小學(xué)教職工檔案涉及到人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案等多項內(nèi)容，檔案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、開發(fā)等多個環(huán)節(jié)，是一項非常龐大的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，教職工檔案信息化建設(shè)還關(guān)系到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等，因此只有建立一套完善的管理體制，才能讓教職工的檔案信息化建設(shè)工作步入正軌。針對當(dāng)前存在的教職工檔案管理混亂問題，應(yīng)當(dāng)由教育部門牽頭，進(jìn)行統(tǒng)籌管理，形成教育部門負(fù)責(zé)檔案信息管理、審核，學(xué)校負(fù)責(zé)檔案信息收集、錄入的工作模式，解決檔案管理的混亂現(xiàn)狀，避免信息不完整、不安全等現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第二，重視檔案安全保密工作。在實際工作當(dāng)中，要對教職工的檔案進(jìn)行認(rèn)真研究，對各類檔案進(jìn)行密級界定，并對其進(jìn)行加密，在數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限上也要進(jìn)行加密，不同層級的人員看到的檔案信息應(yīng)該與其職級相一致，正確處理好檔案信息保密與利用關(guān)系。同時，還要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行清理，安裝防護(hù)軟件，避免檔案資料被竊取；此外，還要注意保存環(huán)境和方式，注意電腦及相關(guān)設(shè)備的防潮、防毒[3]。
第三，對檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)是確保中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)工作順利開展的基礎(chǔ)，因此必須要有一支專業(yè)檔案管理隊伍作為支撐。除了要求檔案信息管理人員自學(xué)外，教育主管部門也要對其進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，幫助他們盡快熟悉和掌握相關(guān)技術(shù)。
第四，妥善處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系。中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的目的在于實現(xiàn)檔案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否認(rèn)紙質(zhì)檔案的價值。紙質(zhì)檔案作為最原始的資料，具有不可復(fù)制性、真實性、準(zhǔn)確性等意義，是檔案信息管理不可忽視的、不可放棄的重要手段，在實際工作當(dāng)中，應(yīng)將兩者有機(jī)結(jié)合起來，互為補(bǔ)充，并做好原始紙質(zhì)檔案的保存工作和電子檔案的更新工作，將二者進(jìn)行合理的銜接?？傊?，中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)是我國檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢和客觀需要，也是教育部門和學(xué)校不斷完善自身的重要舉措，對于檔案管理的效率、質(zhì)量和安全等方面都具有非常重要的意義，也對檔案管理工作提出了更高的要求，教育部門和各個學(xué)校要做好準(zhǔn)備迎接這一機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
參考文獻(xiàn)：
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