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文秘專業知識試卷和答案

實用文 時間:2021-08-31 手機版

  文秘是一門新興現代科學管理專業,在公司中是一個重要的崗位之一。最近幾年考文秘專業的人逐年增多。下面是小編整理的文秘專業知識試卷和答案,希望對你有幫助。

  1、什么是秘書?

  答:在我國現階段,通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手,這一職業的工作具有輔助性和服務性。

  2、秘書部門的職能性和工作特點?

  答:(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機要性。

  3、秘書工作的主要內容?(風險題)

  答:(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務。(4)調查研究。

  (5)查辦、催辦。(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

  4、秘書工作的作用:

  答:(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協調作用。

  (5)耳目作用。

  5、秘書工作的指導思想:

  答:一是為直接領導服務;二是為與本系統有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民群眾服務。

  6、秘書工作的原則:

  答:(1)準確。(2)迅速。(3)求實。(4)保密。

  7、秘書工作者的政治素質:

  答:(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。

  (3)具有全心全意為人民服務的思想。(4)嚴于律己,遵守紀律。

  8、秘書工作人員應具備的基礎知識:

  答:(1)基礎知識。(2)社會知識。(3)專業知識。(4)業務知識。

  (5)輔助知識。

  9、秘書人員應具備的能力:

  答:(1)調查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達能力。

  (4)口頭表達能力。(5)組織協調能力。(6)辦事能力。(7)管理事務的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現代辦公設備的能力。

  10、信息的作用?

  答:①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀,助手作用的主要內容。

  11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則?

  ① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小,既報喜,又報憂。

  12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?

  答:a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

  13、值班日記四要素:

  答:值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

  14、打電話的一般程序是什么?

  答:(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱,特別重要的事情,要寫出通話全文。(2)電話接通后,先問明對方是否就是要通知的單位或當事人,然后先通報自己單位名稱、職務、姓名,再問對方姓名、職務,最后再說通話內容。(3)向下級打的電話比

  較重要的,需要記錄的電話,打完后應要求對方復述一遍,確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后,亦應主動復述。(4)要找的人不在時,可要求對方轉告或安排回電話。

  15、回電話接電話的一般程序是什么?

  答:(1)回答電話要迅速,盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

  (2)問清對方單位、姓名、職務后,通報自己的單位、職務和姓名。 (3)所接電話一般都應有記錄,必要時使用錄音電話,并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

  (4)來電話者要找的人不在時,問清是否需要代為轉告,不清楚的事情不盲目回答。

  16、電話記錄有哪五個部分?

  答:一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。

  17、什么是文書?

  答:指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的'文字資料。

  18、什么是文件?

  答:通常所說的文件,是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

  19、什么是會簽?

  答:兩個及兩個以上機關聯名行文,須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商,但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

  20、什么是傳達范圍?

  答: 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍,一般都是根據臨時情況確定的,文件中應當注示清楚。

  22、密級一般劃分為哪幾級

  答: 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級,

  23、會議報到有哪幾種方式?

  答:①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到;②委托他人代為報到;③電話報到。

  24、內賓接待工作原則是什么?

  答:1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方,不搞形式主義,不要鋪張浪費,盡可能少花錢多辦事。4、節省時間,努力提高辦事效率。

  25、握手的技巧是什么?

  答:同性之間特別是男性之間的握手應當有力,以示熱情友好;反之,如果有氣無力或者若無其事,就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手,無需用力,只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手,要視具體情況而論,如果他有意與你握手,就應當主動把手伸過去;如果他無意握手,就不要勉強。

  26、為別人作介紹時應注意哪幾方面?

  答:如果雙方的地位不同,應當先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近,應當先把男性介紹給女性,把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別,應當先把年輕的介紹給年長的;如果一個人會見幾個人,應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時,秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況,以便介紹。

  27、聽講時應注意的幾個問題?

  答: ①要專心致志認真聽講,以示注意和尊重對方,而不要東張西望,心不在焉,以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇,或者有意無意糾纏你的人,不要厭煩,更不要露慍色,而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他,可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對不起,我還有急事。咱們是不是以后再細談?”

  28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點?

  ①要禮貌文明、熱情和藹,給人以親切感;②語速要和緩,語調要適中,給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮,以免使人產生高壓感;④切忌多說官話、套話,也不要使用生僻古怪的詞語,以免令人生厭;此外,不要夸夸其談,更不能自吹自擂;⑤吐音要準確,語言要簡潔,表達要妥貼,以提高對方的接受效果。

  29、接電話時的注意事項?

  答:電話鈴響后,應當馬上拿起耳機,而不要讓人久等;拿起耳機之后,應當立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后,就可以

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