企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的好處

　　無論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān),都會(huì)有大量的文案需要處理,復(fù)雜的工作流程需要安排,決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統(tǒng),對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來說,工作效率上的提高是顯而易見的.在網(wǎng)絡(luò)連接千萬家的時(shí)代,辦公自動(dòng)化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能.今天的中國(guó),"企業(yè)信息化","政府部門信息化"都忙得如火如荼,一套優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的"基石".

　　眾所周知,我們絕大多數(shù)企業(yè)和非贏利單位,都采用層層授權(quán)的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級(jí)之間的信息反饋往往不暢通,高層了解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過中層管理人員,則有一個(gè)信息反饋的效率和成本問題,無疑,單位的信息化能提高效率節(jié)省成本.

　　基于層層授權(quán),各司其職的思想,近年來應(yīng)用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)(MIS),ERP等.這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購(gòu),銷售,庫(kù)存以至財(cái)務(wù)的情況,企業(yè)的中層到底層都置于了最高層的'管理監(jiān)督之下.因此這類軟件大多上級(jí)對(duì)下級(jí)控制有余,同級(jí)與同級(jí)的部門與人員協(xié)作交流不足.控制太多,人就會(huì)變成機(jī)器,工作就缺乏樂趣,只有協(xié)作交流起來,工作就變得輕松有趣,更符合人性,更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性.辦公自動(dòng)化軟件把單位的各個(gè)部門緊密聯(lián)系在一起,強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間,部門之間的信息交流與協(xié)同工作,使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公,業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,相互間可以親密地交流協(xié)作!

　　辦公自動(dòng)化的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)化的過程,隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個(gè)階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數(shù)據(jù),用一些單機(jī)版軟件等.辦公網(wǎng)絡(luò)化,單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng),實(shí)現(xiàn)了資源共享,但內(nèi)部缺乏秩序和安全.網(wǎng)絡(luò)程序化,在辦公網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上,有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理.將來還可能有網(wǎng)絡(luò)辦公的智能化,辦公變得越來越輕松.

　　辦公自動(dòng)化軟件,具體來說有哪些作用呢

　　首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請(qǐng),單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?簽字,蓋章.這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行.

　　其次是節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本:包括時(shí)間和紙張.

　　第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會(huì)簽,計(jì)劃日志,用款報(bào)銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行.

　　第四是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,凝聚力:員工與上級(jí)溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái).無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng).第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策.

　　辦公自動(dòng)化應(yīng)該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合,應(yīng)該是對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說,OA是決策支持系統(tǒng),能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù).對(duì)于中層管理者OA是信息管理系統(tǒng),而對(duì)于普通管理者,OA又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng).OA能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準(zhǔn)確,高效,愉快的工作.

　　近年來,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展普及,通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù),實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的解決方法,被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化解決方案.隨著INTERNET技術(shù),國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,目前的辦公自動(dòng)化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動(dòng)辦公,遠(yuǎn)程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域.

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