摘要:對網絡環境下地方文獻的組織管理和建立地方文獻數據庫的意義進行了論述,分析了數據源及建庫的條件,建庫的方式,提出了建立地方文獻數據庫的類型和提高質量的思考。

　　21世紀是信息社會化時代,地方文獻信息因獨具的地方特色,需求越來越大,圖書館只有充分利用信息化、網絡化環境,開發、提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻數據庫,即通過計算機實現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄和檢索輸出的自動化檢索,才能更大地發揮地方文獻的作用,滿足讀者的需求,促進當地經濟建設的發展和文化發展,實現更大范圍內的文獻資源共享。

一、地方文獻的概念

　　關于地方文獻的概念非常多,僅在國內就多達幾十種,有廣義與狹義的區分。廣義的具有代表性的觀點是著名圖書館學專家杜定友先生的"地方文獻是指地方的一切資料,表現于各種記載形式的,如:圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、唱片、拓片、表格、傳單、票據、文告、手稿、印摸等"。

　　狹義地方文獻概念具有代表性的是:"地方文獻是反映特定區域內一切自然現象和社會現象及群體活動方式的記錄,凡在內容上涉及該區域并具有一定價值的軟文化,均屬地方文獻。"(中山大學駱偉),通常國內地方文獻工作遵守這一概念。

二、建立地區地方文獻數據庫的意義

　　地方文獻素有"一地之百科"的美譽。它是一個地區政治、經濟、文化、科技和社會發展以及風俗、民情、自然資源等方面的綜合反映,通常這個地區的發展是離不開地方文獻的支持。因此建立具有地方特色文獻數據庫具有重要而深遠的意義,具體如下:

　　(1)地方文獻可在不同時期為政府部門和各級領導制訂地方經濟和社會建設的方針、政策、規劃和措施方面提供及時、快捷、詳細、可靠的咨詢服務;

　　(2)可直接服務于本地經濟建設。地方文獻記載了豐富的關于本地區的地理、礦藏、物產、名勝古跡、民族民俗方面的文獻資料,為本地區的經濟開發提供重要的信息。而該地區內各個不同領域的開拓者、創業者可據此尋找、開發適合本區域的經濟增長點,創建區域經濟優勢,進而推動該地區經濟建設。

　　(3)地方文獻記載著當地的杰出人物、歷史事件、風情民俗等,可為當地的文化事業建設發展服務,比如弘揚地方文化、激發當地人民愛國、愛家鄉的情感。

　　(4)地方文獻可為科學文化研究服務。地方文獻集古今科學文化成果之大成,既可陳百科,又可縱觀千年,其中蘊藏著豐富的信息資源,具有極高的參考實用價值和應用前景,歷來是后人編史修志不可缺少的參考資料,是專家學者進行教學、科研的重要參考資料。古往今來許多社會變革和科研成果都得益地方文獻的開發和利用。可見地方文獻包涵著極高的史料價值和學術價值。

三、地方文獻數據庫數據源分析

　　在網絡環境下,地方文獻的采集、收藏在地方文獻工作中將處于首要地位。因此建立地方文獻數據庫,首先要明確收錄范圍,解決文獻信息資源問題。收錄地方文獻范圍,應包括:"區域事物,區域人物,區域出版物。以狹義概念為指導"系統地開發,主要根據地方文獻的范圍內容與地區發展戰略的要求,通過各種方式與渠道,有計劃、有目的地進行采訪收集(包括古今中外的有關文獻),并在此基礎上,對反映地區特色的重點文獻,更要系統地全面地進行搜集。"廣泛征集地方文獻資源是建立地方文獻數據庫的重要環節。因此地方文獻資源在收集中要結合當地特色,對特色文獻重點收集。

　　(1)無錫地方志、縣志、區志、村志、專業志、人物志都在收藏之列;地方報刊是現代地方社會生活的真實寫照。收集地方公開發行的報刊也是地方文獻數據源的重點。如《無錫日報》、《江南晚報》、《無錫廣播電視報》等都是無錫地方文獻數據源的重點。

　　(2)收集有關無錫問題會議的文獻。

　　(3)收集各種有關無錫地區政治、經濟、文化、教育等各種研究領域的研討會、會議論文集匯編及有關涉及本地區的科研課題、論文、文章等。

　　(4)收集重要的具有參考價值的灰色文獻信息。

　　(5)收集電子文獻、網絡文獻。建立地方文獻數據庫,將分散的不同類型的地方文獻得以集中,通過集中篩選、核實、整理、研究、提煉、歸納,使之序列化與標準化,成為無錫地方文獻信息源,為建立無錫地方文獻數據庫提供充足的基礎資源。

四、建立無錫地區地方文獻數據庫的方式

　　隨著信息全球化的進展愈來愈快,現代化的信息資源建設應從長遠的共同利益和自身利益通盤考慮。聯合建立數據庫是目前最常用的一種方式,其優點是可突破系統、行業的限制,與社會有關部門采取多種形式的'合作,共同開發和利用信息資源。眾所周知,當今世界信息資源是人類三大物質資源之一,而信息資源則數量急聚增加,使人類社會處于"信息爆炸"時代,因此任何一個圖書館要想將各個時期涉及各個領域有關本地區的文獻全面、系統的收藏是根本無法實現的,也是不現實的。而建立地方文獻數據庫又是一項投入大、技術性強的工作,它需要有充足的資金,且需要有一批具備圖書館專業知識,掌握一定計算機技能的專業隊伍。因而為了適應時代的發展和用戶的需求,避免資金、人力浪費和文獻重復,筆者認為聯合建庫、資源互補優存、共建共享,是一條切實可行的有效途徑。

　　如何聯合建庫?筆者認為首先必須建立無錫地區跨系統的協調組織。無錫市圖書館相對本地區內其它圖書館在組織、收藏無錫地區地方文獻資源方面有一定優勢,因此在建立無錫地區地方文獻數據庫時,無錫市圖書館理應發揮其"龍頭"作用。應由無錫市圖書館牽頭,聯合各市、縣公共圖書館及市、縣博物館、檔案館和江南大學圖書館等駐錫大中專學校圖書館,作為建立無錫地區地方文獻數據庫的成員單位,組建成無錫地方文獻協調組織。

　　其次,由協調組織統籌安排,制定出符合無錫地區地方文

　　獻建庫的詳細條例,使各項工作有章可循。統一規劃、統一標準。

　　再次,可采用分散加工,集中處理的方法。即各成員單位,將協調組織下達的關于某一特定范圍內的無錫地方文獻存儲到移動盤上,在規定的時間內上交到協調組織,經去粗存精、查重,最后作為數據源,錄入到數據庫里;或是集中到一起,統一篩選、查重、建庫。前者分散加工規模小,能節省資金、人力、物力。后者規模大,需要能容納一定數量的人員、計算機、文獻儲藏、加工場所,需要有充足的資金、人力、物力,但容易管理,出現問題能及時解決,便于統一調控。從目前無錫地區各成員單位狀況來看,筆者認為分散加工比較切合實際。

　　最后,協調組織同時還要協調好今后各成員單位地方文獻的收藏情況,應分擔收藏、各有特色、避免重復,使之成為一個長期的處于動態發展的聯合機構,從而在真正意義上實現無錫地區地方文獻資源的共建共享,為今后無錫地區及全國地方文獻資源共建共享積累經驗、奠定基礎,實現本地區地方文獻資源的整體布局,形成強有力的地方文獻保障體系,以滿足本地區及全國各地地方文獻信息的需求。