第一篇：院校基建檔案信息化管理對策及建議

摘要：隨著我國城鎮(zhèn)化進程的加速，院校對基建檔案信息使用率的提高，多年的信息化建設，顯著提高了我國院校基建檔案管理水平，保證發(fā)揮其應有的作用，表明了在院校基建檔案管理過程中若能夠合理、科學運用先進的計算機軟件，對院校基建檔案信息化建設具有重要意義。本文試闡述院校基建檔案信息化的作用，并提出了可行的對策建議。

關(guān)鍵詞：院校；基建檔案；信息化管理

　　隨著網(wǎng)絡化的日益完善，在院校基建檔案管理中應充分利用先進的計算機軟件，這是信息時代對院校基建檔案管理工作提出的要求。基建檔案能夠如實記錄院校工程建設情況，在整個院校檔案管理中有著重要地位，主要服務于院校的整合、發(fā)展、建設、管理、維修及改擴建。因此，需要提高重視并綜合采用多種措施提高院校基建檔案信息化管理水平。

一、院校基建檔案信息化的作用

　　（一）提高管理人員工作效率

　　以前，檔案實體管理是院校基建檔案管理的重點，基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人員工作量很大，效率也不高。而通過實行基建檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化、實時化和自動化，在錄入數(shù)據(jù)后能夠多次反復利用，并在檔案管理內(nèi)部得到共享。通過建立基建檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以讓檢索查詢利用更加簡便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找，然后根據(jù)目錄記錄到庫房中查找，費時又費力，院校基建檔案信息化后，能夠利用網(wǎng)絡實現(xiàn)即時的檢索查詢。院校各部門若是需要某些建筑項目的信息，可以直接進入校園網(wǎng)，按照規(guī)定權(quán)限來檢索查詢，不必通過檔案管理員，減少了管理員的工作量。此外，還可以提升基建檔案的利用效率，為院校決策機構(gòu)提供準確可靠的依據(jù)。

　　（二）提高管理人員業(yè)務水平

　　服務是檔案管理工作的關(guān)鍵，因為院校服務對象主要為行政人員、教師和學生，所以這對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要加強學習，掌握更多新的技術(shù)，緊跟時代發(fā)展的步伐。院校基建檔案管理工作的準確性、嚴密性、知識性和服務性，要求管理人員要具備較強的服務意識，積極開拓創(chuàng)新，運用更加科學、更先進的管理手段，實行科學的、標準化的管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。院校基建檔案信息化后，能夠減輕管理人員的工作量，節(jié)省大量的時間，使檔案管理人員有足夠的時間鉆研業(yè)務，學習先進的管理知識，提升管理能力。

　　（三）保護基建檔案紙質(zhì)載體

　　作為原始的證據(jù)材料，基建檔案紙質(zhì)載體客觀性極強。院校對基建檔案的利用率極高，很多時候都要對某項工程的建筑施工圖紙、立體圖和平面圖等進行查閱，因為圖紙尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必須折疊存放，多次反復查閱，這樣容易損壞圖紙，不利于圖紙檔案的完整性，也無法滿足院校對圖紙檔案的利用。而在實現(xiàn)基建檔案的信息化后，改變了以往紙質(zhì)文件分散存放的管理模式，而是按照基建檔案管理要求，在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一存放，讓基建檔案管理更加科學，確保了檔案的安全和完整。此外，還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料，有效地保護了基建檔案紙質(zhì)載體。

二、提高院校基建檔案信息化管理水平的對策建議

　　（一）建立基礎數(shù)據(jù)，完善數(shù)字信息資源庫

　　在建設院校基建檔案基礎資源時，重點是信息資料庫的建設，這是實現(xiàn)基建檔案信息化管理的基礎。要根據(jù)實際情況有步驟、有層次地建設數(shù)據(jù)庫：第一，建立院校單體建筑內(nèi)的子要素數(shù)據(jù)庫。將院校單體建筑作為基本單位，逐一統(tǒng)計建筑內(nèi)各種建設信息，小到每個房間中的最小建設單位，大到整個建筑的總體建設信息，都需要做好統(tǒng)計入庫工作。第二，建立院校建筑構(gòu)成的子要素數(shù)據(jù)庫。根據(jù)統(tǒng)一的標準規(guī)范，做好對院校建筑所有構(gòu)成要素的統(tǒng)計入庫工作，主要內(nèi)容應有整個院校建筑的歷史變遷、院校古今布局變化、校舍功能變更的前后變化等。在建立這兩個數(shù)據(jù)庫后，才能確保整個系統(tǒng)能夠順利運行，并充分發(fā)揮出其應有作用。

　　（二）重視網(wǎng)絡環(huán)境建設，實現(xiàn)上下一體化

　　要重視網(wǎng)絡環(huán)境的建設，讓各院校和教育行政部門的信息更加通暢，只有這樣才能將基建檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來，讓檔案信息資源得到共享。網(wǎng)絡環(huán)境建設是指借助網(wǎng)絡交換機，將處理檔案信息的計算機與網(wǎng)絡服務器進行連接，把軟件數(shù)據(jù)庫集合為統(tǒng)一的系統(tǒng)，這樣能夠在權(quán)限內(nèi)共享檔案資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信。要將本地區(qū)全部院校當成網(wǎng)絡終端，在系統(tǒng)開發(fā)的時間范圍內(nèi)，在系統(tǒng)中錄入院校基本建設信息和維修、改造、擴建等信息，并由相應的教育主管部門審查檢驗，然后進入系統(tǒng)之中，為今后檔案信息檢索、利用、統(tǒng)計等日常工作提供基礎數(shù)據(jù)。此外，還能夠為上級部門及時提供第一手材料，便于其做出決策，從而加強對重要數(shù)據(jù)的管理，也有利于后續(xù)工作的順利開展。

　　（三）加強業(yè)務流程建設，促進管理標準化規(guī)范化

　　在應用信息技術(shù)的過程中，能夠讓業(yè)務流程重組得以實現(xiàn)，這不只是對已有流程的修補，同時還是更深層次的再造與變革。在業(yè)務流程重組中，標準化是主要應該解決的問題，是管理信息化應該堅持的原則。要想讓檔案信息資源得到共享，標準化是基礎，缺少標準化則信息化就不存在。在基建檔案信息化建設過程中，應該堅持的標準包括管理性標準、業(yè)務性標準和技術(shù)性標準，必須將這些標準落到實處，才有利于業(yè)務流程重組，實現(xiàn)整個系統(tǒng)效率與性能的提升。若是缺乏統(tǒng)一的標準，則無法實現(xiàn)信息資源共享，容易出現(xiàn)信息化建設重復浪費的問題，不能提高效率。再者，在業(yè)務流程建設過程中，還要堅持辦公自動化建設標準，在設計文件檔案工程流程及管理模式時，要將全面建設信息管理的思想體現(xiàn)出來。

　　（四）重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)

　　在院校基建檔案網(wǎng)絡化和信息化的發(fā)展過程中，需要不斷提高管理人員的業(yè)務水平，當前，傳統(tǒng)檔案信息服務水平無法滿足時代發(fā)展要求，主要體現(xiàn)在檔案管理人員缺乏較強的信息化管理意識，管理理念十分落后，很少深入鉆研業(yè)務、開拓創(chuàng)新，這樣會造成硬件設備的現(xiàn)代化與管理人員觀念落后相互并存的情況。在院校基建檔案管理中，設備越來越現(xiàn)代化、檔案種類和載體也更加多樣，對檔案管理水平的要求也日益提升，這需要檔案管理人員具備豐富的科學技術(shù)知識、檔案管理知識以及較強的業(yè)務技能和綜合素質(zhì)。院校基建檔案管理人員不僅要具備豐富的知識，還要掌握一定的檔案保護技術(shù)、檔案學、檔案管理學等專業(yè)知識。此外，在電子文件等各種新型載體出現(xiàn)之后，檔案管理人員還要具備計算機、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)等先進管理手段，如此方可讓院校基建檔案管理從經(jīng)驗管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理。所以，要進一步提升院校基建檔案管理人員的素質(zhì)，滿足信息化建設的要求。總之，近年來隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，各院校招生規(guī)模不斷擴大，加快了校內(nèi)的基本建設，由此形成了大量的基建檔案，這是院校基本建設的歷史記錄，是院校發(fā)展過程中的寶貴財富，同時也能夠?qū)⒃盒；A設施建設水平反映出來。院校基建檔案工作任務重，事項多，其信息化管理水平關(guān)系著自身現(xiàn)代化程度。因此，要重視對信息技術(shù)的應用，不斷提高院校基建檔案管理的信息化水平，從而滿足新形勢發(fā)展的需要，推動院校更快、更好地發(fā)展。