1、語氣自然 語言和句子要簡單明了。不要聽上去象別人的話，特別是用一些你從未用過的令人費解的詞語和句子時，也許你本來是想加深印象，但是結果卻是令人難懂。寫信就象你說話一樣。語氣要正式但不能僵硬。語言要直截了當，不要依靠詞典。至于你的履歷表，詞語要生動使句子有力。

　　申請研讀的學位越高，以往的科研、學術成果和工作經驗等等就越是重要。許多申請者錯誤地認為自己發表的文章已經列在履歷里面了，在自薦信中就不應該再提。其實，個人履歷是一份完全不同的文件。它是對個人經歷的一種簡潔而全面的介紹，使得讀者對申請者能夠很快有一個大致的了解。自薦信則是需要讀者仔細閱讀的，它要介紹申請者的成就、抱負和個人品德。所以申請者不用擔心內容上的重復。還有許多申請者硬是要把自薦信的篇幅壓縮在一頁紙內，因而只能很簡要地提到自己的成就。其實，如果內容充實，為什么不能寫到二至三頁呢？比如說到發表的論文，往往只提到一個題目。其實，寫一篇科研論文往往是要付出巨大心血的。這不光是寫篇文章，而是反復的科學論證和無數次實驗的結晶。申請者起碼應該用二至三個句子，說明這篇論文所代表的實驗、實驗用的方法、目的和獲得的成績。還應該說明通過發表這篇論文，申請者在這一領域做出了什么貢獻，獲得了哪些思想方法、認識和科研手段上的提高。

　　2、通俗易懂 寫作要考慮讀者對象的知識背景。人事經理不是你這個專業的行家，所以，你不能用太過專業的字眼，一來人事經理會對自己看不懂的東西失去興趣，二來，未免有賣弄之嫌。切記：不要使用生僻詞語、專業術語。

　　3、言簡意賅 切忌面面俱到，專司招聘的工作人員多半工作量大，時間寶貴，不可能花時間在你冗長的簡歷上，反而會增加招聘人的反感。所以，自薦信應在重點突出、內容完整的前提下，盡可能簡明扼要，不要陷入無關緊要的說明。多用短句、每段只表達一個意思。

　　4、具體明確 不要使用模糊、籠統的字眼；多使用實例、數字、等具體的說明。如：“我設計的生產日程安排系統為公司創收超過一百萬美金”就比“我設計的日程安排系統為公司創收頗豐”有說服力。