檔案管理現代化是指運用現代信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。它的基本內涵包括:檔案信息的標準化建設、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化。檔案管理現代化對推動我國經濟社會發展具有十分重要的作用。
一、檔案管理現代化建設的必要性
檔案管理現代化是檔案工作順應時代發展的需要。傳統檔案管理工作,主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等,在科學技術突飛猛進、社會發展日新月異的今天,電子政務、電子商務日益普及,政務公開全面推行,對檔案管理工作提出了更新更高的要求,傳統檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現代化步伐,適應時代需要,成為現代檔案工作的一項重要內容,也是檔案部門順應時代發展的必然選擇。
檔案管理現代化是服務社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐,又要成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進,服務社會,在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面,做好結合文章,發揮服務效能。
檔案管理現代化是檔案事業自身發展的必然選擇。檔案事業在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發生深刻變化的情況下,檔案管理現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢,可以促進傳統檔案管理理念的轉變,有利于新一代管理體制的建立和完善,促進檔案事業持續、協調、有序發展。
二、制約檔案管理現代化建設的主要因素
認識不到位,整體氛圍尚未形成。從目前情況來看,多數地方對于檔案現代化建設的重要性、緊迫性以及復雜性、艱巨性普遍認識不足,沒有真正擺上議事日程,進行全面規劃和組織推進。同時,由于檔案現代化建設是一項全新的工作,目前全省乃至全國都還處在摸索階段,整體環境并不成熟,還存在不少亟待解決的問題,如大范圍的統一信息網絡平臺尚未建成、檔案信息網絡之間不能互聯互通、各類檔案信息資源難以共享等,這也給檔案現代化建設造成了許多困難,直接影響檔案現代化建設的發展步伐。
組織規劃滯后,投入嚴重不足。檔案現代化建設周期長,投入大,難度高,必須通過合理有效的統籌規劃、組織協調,才能逐步取得成果。目前我國檔案現代化發展規劃在總體框架、目標、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容等方面還缺乏全面謀劃和統一部署,導致各地標準不一、各自為政,難以保證檔案現代化建設沿著健康、穩定、有序的方向發展。同時,檔案現代化建設是一項系統工程,無論是基礎設施的配置、應用系統的使用,還是檔案資源的數字化工作,都需要投入大量的人、財、物等資源。但由于資金問題,多數地方只能將有限的經費投入到諸如檔案館(室)庫建設、檔案保管條件改善等更為迫切的工作中,這也是造成檔案現代化建設滯后的直接原因之一。
規范標準不統一,相關立法規范滯后。檔案工作的標準化、規范化是檔案現代化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是:檔案專業管理軟件開發缺乏整體規劃,軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重不足;檔案信息規范化管理缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準,這些都直接影響著檔案現代化建設的步伐。同時,原始記錄性是檔案的本質屬性,而在檔案管理現代化中,檔案多數以電子文檔的形式存在,從起草、修改到印發都在計算機上進行,具有便于修改、易于復制特性,而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用,這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題,相關法律規范的制定迫在眉睫。
復合型專業人才不足,缺乏現代化建設的人才基礎。檔案管理現代化的前提是人才現代化,要求檔案人員既要懂檔案管理,又要掌握現代信息技術。目前大多數檔案人員還停留在收發、查找的階段,專業知識單一,普通操作型人才多,系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航等復合型人才十分匱乏,在很大程度上影響了檔案管理現代化建設的質量和速度。
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