檔案管理現(xiàn)代化是指運用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標準化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理現(xiàn)代化對推動我國經(jīng)濟社會發(fā)展具有十分重要的作用。

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

　　檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應(yīng)時代發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術(shù)突飛猛進、社會發(fā)展日新月異的今天，電子政務(wù)、電子商務(wù)日益普及，政務(wù)公開全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應(yīng)時代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是檔案部門順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。

　　檔案管理現(xiàn)代化是服務(wù)社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設(shè)要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎(chǔ)服務(wù)支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務(wù)社會，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)、社會保障體系建設(shè)、和諧社區(qū)建設(shè)等各個方面，做好結(jié)合文章，發(fā)揮服務(wù)效能。

　　檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位、實現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。

二、制約檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要因素

　　認識不到位，整體氛圍尚未形成。從目前情況來看，多數(shù)地方對于檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性、緊迫性以及復雜性、艱巨性普遍認識不足，沒有真正擺上議事日程，進行全面規(guī)劃和組織推進。同時，由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項全新的工作，目前全省乃至全國都還處在摸索階段，整體環(huán)境并不成熟，還存在不少亟待解決的問題，如大范圍的統(tǒng)一信息網(wǎng)絡(luò)平臺尚未建成、檔案信息網(wǎng)絡(luò)之間不能互聯(lián)互通、各類檔案信息資源難以共享等，這也給檔案現(xiàn)代化建設(shè)造成了許多困難，直接影響檔案現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展步伐。

　　組織規(guī)劃滯后，投入嚴重不足。檔案現(xiàn)代化建設(shè)周期長，投入大，難度高，必須通過合理有效的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，才能逐步取得成果。目前我國檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃在總體框架、目標、措施、技術(shù)支撐、標準規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容等方面還缺乏全面謀劃和統(tǒng)一部署，導致各地標準不一、各自為政，難以保證檔案現(xiàn)代化建設(shè)沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。同時，檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，無論是基礎(chǔ)設(shè)施的配置、應(yīng)用系統(tǒng)的使用，還是檔案資源的數(shù)字化工作，都需要投入大量的人、財、物等資源。但由于資金問題，多數(shù)地方只能將有限的經(jīng)費投入到諸如檔案館（室）庫建設(shè)、檔案保管條件改善等更為迫切的工作中，這也是造成檔案現(xiàn)代化建設(shè)滯后的直接原因之一。

　　規(guī)范標準不統(tǒng)一，相關(guān)立法規(guī)范滯后。檔案工作的標準化、規(guī)范化是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案專業(yè)管理軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重不足；檔案信息規(guī)范化管理缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準，這些都直接影響著檔案現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。同時，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，而在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、易于復制特性，而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用，這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題，相關(guān)法律規(guī)范的制定迫在眉睫。

　　復合型專業(yè)人才不足，缺乏現(xiàn)代化建設(shè)的人才基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，要求檔案人員既要懂檔案管理，又要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。目前大多數(shù)檔案人員還停留在收發(fā)、查找的階段，專業(yè)知識單一，普通操作型人才多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導航等復合型人才十分匱乏，在很大程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量和速度。