一、會(huì)議邀請函的含義

　　會(huì)議邀請函是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書。

　　邀請函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。

　　而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對于這些會(huì)議的對象來說，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請函。

　　二、會(huì)議邀請函的基本內(nèi)容

　　會(huì)議邀請函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對象;會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。

　　三、會(huì)議邀請函的結(jié)構(gòu)

　　1.標(biāo)題

　　由會(huì)議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席××會(huì)議的函”

　　2.稱呼

　　邀請函的發(fā)送對象有三類情況：

　　(1)發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。

　　(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

　　3.正文

　　正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng);最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　4.落款

　　因邀請函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。

　　5.成文時(shí)間

　　寫明具體的年、月、日。

　　【范文一】

　　感謝各位領(lǐng)導(dǎo)長期以來的關(guān)心和幫助!______________自從2012年____運(yùn)行以來，在貴局的關(guān)心支持下，工作開展正常有序。為了更好地推進(jìn)______________補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)工作，總結(jié)20____年上半年工作，特邀請貴局領(lǐng)導(dǎo)參加我公司在綏江縣舉辦的20____年上半年工作分析會(huì)，會(huì)議相關(guān)事宜安排如下：

　　一、會(huì)議內(nèi)容

　　分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。

　　二、邀請參會(huì)人員

　　________局長，__________副局長，__________副局長，____________科長及相關(guān)人員，______科長及相關(guān)人員;各縣區(qū)____長、____________長，________股長，______股長。

　　四、座談會(huì)時(shí)間及地點(diǎn)

　　會(huì)議時(shí)間：20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店報(bào)到，會(huì)議20____年____月____日，會(huì)期一天。

　　會(huì)議地點(diǎn)：__________酒店 樓會(huì)議室

　　住宿地點(diǎn)：__________酒店

　　五、聯(lián)系方式

　　聯(lián)系人：______ 電話：135________________

　　______ 電話：186________________ 傳真：________-______________

　　安排相關(guān)參會(huì)事宜。

　　______________________公司 20____年__月____日

　　【范文二】

　　20____年春節(jié)聯(lián)歡晚會(huì)邀請涵

　　在我們中華民族傳統(tǒng)節(jié)日——春節(jié)即將到來之即。首先，我代表____單位全體工作人員，

　　向默默地關(guān)懷、厚愛、支持____單位的各位同仁表示感謝!

　　在此，____單位為答謝您長期以來的支持，精心準(zhǔn)備了一場精彩的春節(jié)聯(lián)歡晚會(huì)。 真誠邀請您屆時(shí)捧場。

　　活動(dòng)時(shí)間：20____年____月____日晚____點(diǎn)

　　活動(dòng)地點(diǎn)： ____單位文體廣場

　　____單位 20____年____月____日