述職報(bào)告的外在結(jié)構(gòu)是格式化的，包括標(biāo)題、稱謂、正文和署名四部分。

　　標(biāo)題

　　1.單行標(biāo)題：“述職報(bào)告”或者“在……(上)的述職報(bào)告”。

　　2.雙行標(biāo)題：正題寫主題，或者寫述職報(bào)告類型，前者如《加快改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)步伐，奪取有中國特色社會(huì)主義事業(yè)的更大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十四次全國代表大會(huì)上的報(bào)告》和《繼往開來，與時(shí)俱進(jìn)，全力以赴向國家級(jí)示范性高中沖刺——在××中學(xué)第二屆教職工代表大會(huì)第四次擴(kuò)大會(huì)議上的述職報(bào)告(1999—2000年度)》，后者如《政府工作報(bào)告——2001年××月××日在第七屆市人民代表大會(huì)上的報(bào)告》;副題寫述職場(chǎng)合，見上述例題。

　　稱謂

　　稱謂是報(bào)告者對(duì)聽眾的稱呼。稱謂要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及聽眾對(duì)象而定。

　　“各位領(lǐng)導(dǎo)、代表”。稱謂放在標(biāo)題之下正文的開頭，有時(shí)根據(jù)需要在正文中間適當(dāng)穿插使用。

　　稱謂一般采用提行的寫法。要用“謝謝大家”等禮貌語言。

　　如一篇在教職工代表大會(huì)上述職報(bào)告的稱謂：“尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、來賓，全體教職工代表，全校教職工同志們”。

　　正文

　　述職報(bào)告的寫法依據(jù)報(bào)告的場(chǎng)合和對(duì)象而定，一般來說采用總結(jié)式寫法，共分四部分。

　　1.基本情況

　　履行職責(zé)的基本情況，用平直、概括、簡(jiǎn)短。

　　用最精練的文字，概括地交待，如主要情況、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事件經(jīng)過等。

　　(1)工作過程。

　　(2)內(nèi)容概括(成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)為主)。可以將總結(jié)出來的規(guī)律性的認(rèn)識(shí)、主要的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)、主要的成績(jī)或存在的問題用簡(jiǎn)短概括的文字寫出來。

　　(3)主題認(rèn)識(shí)。這樣，聽眾在對(duì)報(bào)告的全貌有一個(gè)大致的.了解，也能夠統(tǒng)領(lǐng)全篇，激發(fā)聽取的興趣，啟發(fā)和引導(dǎo)聽眾積極思考。

　　下面是一篇在教職工代表大會(huì)上述職報(bào)告的開頭，略顯單調(diào)了些：“已經(jīng)過去的1999—2000年度，是我校歷史上的第9個(gè)年度，是“三三”設(shè)想的最后一年。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下，全校師生員工拼搏奮進(jìn)，基本實(shí)現(xiàn)了“三三”設(shè)想的目標(biāo)。在此，我向?yàn)閷W(xué)校發(fā)展付出了無數(shù)心血的領(lǐng)導(dǎo)們、同志們道一聲：謝謝!現(xiàn)在，我向大會(huì)作1999—2000年度述職報(bào)告，請(qǐng)予審議。”

　　2.成績(jī)經(jīng)驗(yàn)

　　自此以下包括問題教訓(xùn)和今后計(jì)劃共三部分，要分出層次來分析證明主題，這才能條理分明。

　　層次安排方法，一般采取橫向排列(各層次獨(dú)立性強(qiáng)，共同論證主題的正確)。

　　每一層次都要有一個(gè)小的主題，寫成層義句。

　　層義句，一般寫在層次前面，或者每一層次前后都要寫出，也有的層義句寫成了小標(biāo)題。

　　可以是口號(hào)(主題句)的反復(fù)。層次中間要恰當(dāng)運(yùn)用材料。

　　如上例在教職工代表大會(huì)上述職報(bào)告的五個(gè)層義分別是：

　　一、加緊進(jìn)行迎接國家級(jí)示范性高中評(píng)估的準(zhǔn)備工作。

　　二、圍繞教學(xué)中心工作，進(jìn)一步提高了教改、科研質(zhì)量。

　　三、重視并努力推進(jìn)教育信息化、現(xiàn)代化，現(xiàn)代教育技術(shù)的運(yùn)用取得了一定的質(zhì)量效。

　　四、繼續(xù)擴(kuò)大開放，加強(qiáng)對(duì)外合作交流。

　　五、進(jìn)一步改革創(chuàng)新，狠抓教職工隊(duì)伍素質(zhì)提高。

　　六、加強(qiáng)班子建設(shè)，并努力提高我個(gè)人的思想、能力素養(yǎng)。

　　在寫作成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、問題教訓(xùn)時(shí)有三個(gè)要求：

　　一要以事實(shí)和材料為依據(jù)。

　　對(duì)以往的工作實(shí)踐進(jìn)行回顧、分析，因此以往實(shí)踐所發(fā)生的事件是寫作的唯一依據(jù)。

　　述職報(bào)告必須把過去一段時(shí)間之內(nèi)所做工作的材料全面地搜集起來，包括面上的材料與點(diǎn)上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數(shù)字材料以及背景資料等。

　　事件材料必須真實(shí)可信。數(shù)字要準(zhǔn)確可靠。背景材料要有輔助性，能與事實(shí)形成鮮明的對(duì)比或者烘托。

　　材料的來源主要依靠以下途徑：

　　一是平時(shí)積累，作者最好能有親自參加實(shí)踐活動(dòng)的經(jīng)歷，這樣得來的材料會(huì)更真實(shí)可信;

　　二是開座談會(huì)，與會(huì)人員要具備代表性，各方面的人都要有，這樣得來的材料才不至于偏頗;

　　三是個(gè)別走訪;

　　四是查閱各部門遞交或者以往的文字材料，諸如計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、部門總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　總結(jié)的寫作切忌：閉門造車，隨意編造事實(shí)或數(shù)據(jù)，欺上瞞下，或者走過場(chǎng)。

　　二要點(diǎn)面結(jié)合，重點(diǎn)突出。

　　寫述職報(bào)告顧及方方面面，企求十全十美、天衣無縫，什么工作都寫，這樣勢(shì)必犯了大而全的錯(cuò)誤。

　　包羅萬象，應(yīng)有盡有，表面看上去好像很不錯(cuò)，實(shí)際上眉毛胡子一把。

　　這樣的述職報(bào)告實(shí)際上是為了討好各方，沒有什么實(shí)踐意義。

　　還有的述職報(bào)告幾十年如一年，年年相似，只是改動(dòng)一些年份與數(shù)字，沒有特點(diǎn)。

　　每年的工作可能大同小異，但也有各自的特點(diǎn)。

　　寫述職報(bào)告時(shí)應(yīng)認(rèn)真總結(jié)出限定時(shí)期的工作特點(diǎn)，抓精華，找典型，以這段時(shí)期工作中突出而富有典型意義的事件來反映一般，抓住主要矛盾，寫出這一段工作的特色，這樣的述職報(bào)告才不會(huì)造成千篇一律的面孔，才會(huì)確實(shí)具有指導(dǎo)意義。

　　三要分析事實(shí)與材料，找出規(guī)律。

　　述職報(bào)告的目的是為了以后更好地工作，揚(yáng)長(zhǎng)避短，因此經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)是一篇總結(jié)的關(guān)鍵。

　　要從自己掌握的事實(shí)與材料中總結(jié)出現(xiàn)律性的東西，這樣的述職報(bào)告才有意義。

　　所謂現(xiàn)律性的東西，即是反映事物本質(zhì)與發(fā)展必然性的認(rèn)識(shí)，是經(jīng)常起作用的認(rèn)識(shí)。

　　因此，要把已知的材料分門別類地進(jìn)行分析、比較、鑒別，把零散的感性的事實(shí)與材料上升到理性的高度，引出讓人看得見、摸得著、用得上的規(guī)律。

　　寫述職報(bào)告切忌僅是簡(jiǎn)單地羅列事實(shí)。

　　沒有分析與歸納，這樣的述職報(bào)告僅僅只是一篇匯報(bào)材料而已，只能作為資料收藏，對(duì)實(shí)踐工作毫無指導(dǎo)意義。