書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求，有助于更好地發揮書信的功能。

　　書信和格式：信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。

　　稱謂：應在第一行頂格寫，后加冒號，以示尊敬。稱謂應尊循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

　　正文：正文是信函的主體。可根據對象和所述內容的不同，靈活地采用不同的文筆和風格。

　　1、問候語。問候語要單獨成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節日好”等。

　　2、先詢問對方近況和談與對方有關的情況，以表示對對方的重視和關切。

　　3、回答對方的問題或談自己的事情和打算。

　　4、簡短地寫出自己的希望、意愿或再聯系之事。

　　敬語：寫信人在書信結束時身對方表達祝愿、勉慰之情的短語。多用“此致、即頌、順祝”等詞緊接正文末尾。下一行項格處，用“敬禮、x安、安康”等詞與前面呼應。

　　落款及時間：在信文的最后，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應寫在敬語后另起一行靠右位置。一般寫給領導或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴肅；如果寫給親朋好友，可只寫名而不寫姓；署名后面可酌情加啟稟詞，對長輩用“奉、拜上”，對同輩用“謹啟、上”，對晚輩用“字、白、諭”等詞。

　　1、信封：

　　信封上應依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

　　郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內，收信人的地址要寫得詳細無誤，字跡工整清晰。發給機關、團體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。收信人的姓名應寫在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫上“同志、先生、女士”等稱呼，后加“收、啟、鑒”等字

　　寄信人地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，并盡量寫得詳細周全一些。最后填寫好寄信人的郵政編碼。

　　（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關系的，就寫關系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。

　　（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關系，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的`”等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。

　　（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。

　　（4）給師長的信，通常只寫其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對于十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對于學有專長、德高望重的師長，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。

　　（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“xx委員會”、“xx公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之后加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。

　　如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下并排在一起，也可一前一后，尊長者在前。

　　上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關系的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。

　　2．正文

　　正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。

　　問候語之后，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要注意簡潔、得體。

　　接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。

　　3．結尾

　　正文寫完后，都要寫上表示敬意、祝愿或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常用書信用語》的“祝頌語”。）

　　結尾的習慣寫法有兩種：

　　（1）在正文寫完之后，緊接著寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。

　　（2）不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。

　　4．署名和日期

　　在書信最后一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾后的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之后，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。

　　日期一項，用以注明寫完信的時間，寫在署名之后或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。

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