如何寫好會議籌備方案?下面就由CN人才網小編給大家介紹吧,希望對大家有幫助。
一、認真領會會議籌備方案的基本特點
1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演,為了確保會議順利舉行,需要會議工作人員通過設想和策劃,將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來,形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案,以便統籌布置會議各項事宜。
2.周全性。會務工作是一項復雜的系統工作,一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣,籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難于彌補的錯誤,造成不良影響,因此,在制定會議籌備方案時,要充分考慮方方面面的內容,只有細節考慮具體、安排到位,在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以說,擬定一份考慮周全、細致縝密的會議籌備方案,是做好一切會務工作的前提和基礎。
3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素,細化具體事項及責任人、完成時間等,用以指導做好會議籌備工作,方案應當是具體詳實的、操作性強的,否則就失去了方案的作用和意義。
二、全面掌握會議籌備方案的格式要素
會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。
1.標題
標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成,如例文標題《××集團公司2015年工作會議籌備方案》,再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱,由事由和文種構成,如《××會議籌備方案》。
2.正文
正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同,會議籌備方案的內容也有所區別和側重,但主體要素不能缺少。至少要包括但不限于寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員范圍、日程、議程、會議設備、文件資料、會務分工、會議經費等,一般分條列項寫出。如例文中,方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場布置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃,對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構,制定會議安全保衛工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。
3.尾部
落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期,必要時應加蓋單位公章。
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