(一)請柬的含義

　　請柬，也叫請?zhí)且环N專門邀請客人參加某項(xiàng)儀式或典禮的禮儀性文書，發(fā)送對象一般都是上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、兄弟單位代表等，與主人是賓主關(guān)系，而非上下級關(guān)系或管理與被管理關(guān)系。

　　邀請函與請柬都屬于邀請客人參會的禮儀性文書，其區(qū)別有兩點(diǎn)：一是適用場合不同。邀請函多用于以口頭交流為主要方式的會議活動，如有關(guān)邀請專家出席咨詢會、論證會、研討會，邀請記者參加發(fā)布會、記者招待會等;而舉行各類較為隆重的儀式和交際活動，如開幕式、閉幕式、簽字儀式、開工典禮、宴會、舞會等，則應(yīng)當(dāng)用請柬，而不用邀請函;二是規(guī)格不同。有的會議活動可能同時(shí)使用邀請函和請柬中，這時(shí)，一般的專家和客人發(fā)邀請函，而作為特邀嘉賓的上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位代表、社會名流等，則應(yīng)當(dāng)用請柬。

　　(二)請柬的結(jié)構(gòu)和寫法

　　1.固定格式請柬。既可以按統(tǒng)一格式批量印制，也可以用市售的具有統(tǒng)一格式的請柬填發(fā)。這類請柬應(yīng)當(dāng)有信封，以示鄭重。請柬的行文一般不用標(biāo)點(diǎn)，也不提邀請對象姓名，而是將其姓名寫在信封上。最后填寫主辦單位名稱，也可由主人簽名。

　　2.撰擬格式。即根據(jù)活動的具體要求和對象的實(shí)際情況，親筆擬寫或?qū)ｉT打印的請柬。具體格式如下：

　　(1)標(biāo)題。僅寫“請柬”二字，居中。不能寫成“關(guān)于××××的請柬”。

　　(2)稱呼。寫明對象的姓名。如發(fā)給單位的，則寫單位名稱。

　　(3)正文。寫明活動目的、內(nèi)容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)等。由于請柬發(fā)送的對象都是上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、合作對象、社會知名人士等，因此，語氣用詞一定要恭敬、委婉、懇切。請柬中的所提到的人名、國名、單位名稱、節(jié)日名稱都應(yīng)用全稱。如果要確切掌握出席情況，可在請柬下方注上“請答復(fù)”字樣，涉外請柬用法文編寫“R.S.V.P.”。如只要求在不出席的情況下答復(fù)，則注上“Regrets only”(因故不能出席請答復(fù))，并注明回電號碼，也可在請柬發(fā)出后，用電話詢問能否出席。

　　(4)具名。以單位名義邀請的具單位名稱并蓋單位公章，以示鄭重。以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的請柬，由領(lǐng)導(dǎo)人簽署，以表誠意。

　　(5)日期。寫上邀請日期。