文書檔案歸檔文件整理規(guī)則

　　下面是小編整理的文書檔案歸檔文件整理規(guī)則，希望能幫到您。

　　文書檔案歸檔文件整理規(guī)則

　　1. 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案的信息化提出更高的要求

　　信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實力的綜合指標(biāo)。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一。

　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

　　國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓(xùn)等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認(rèn)可。有實力的檔案軟件公司也得到國家檔案局的認(rèn)可。

　　2. 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。

　　文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。

　　電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

　　邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原有存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　在辦公自動化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過程，也叫移交過程。

　　物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　電子檔案存檔的載體、份數(shù):

　　推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

　　電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無紙時代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件。現(xiàn)在實行的電算化會計檔案也是雙軌制。

　　3.企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負(fù)責(zé)檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責(zé)。強(qiáng)調(diào)部門歸檔。

　　國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準(zhǔn)確的判斷檔案的價值，隨時掌握文件材料的形成過程。

　　企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。

　　企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和負(fù)責(zé);企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);專兼職檔案人員(文書)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　文件管理職責(zé)應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔(dān)，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責(zé)任;第三是加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。

　　4.公文、檔案制度:

　　(1)公文、檔案制度不配套。

　　(2)公文、檔案制度相互抵觸。

　　(3)公文、檔案制度之間脫節(jié)。

　　(4)公文、檔案制度的滯后。

　　以上幾種只是普遍存在的問題，如何克服，以下幾點建議可供大家參考:

　　(1)公文、檔案制度，應(yīng)當(dāng)是互補(bǔ)，多做一些征求意見，工作不要脫節(jié)，熟知工作流程等。

　　(2)辦公自動化、檔案系統(tǒng)應(yīng)該整體規(guī)劃、宏觀指導(dǎo)，不要各顧各的，要有溝通。達(dá)到數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。

　　(3)本單位產(chǎn)生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)參與會簽工作，防止不規(guī)范用詞，標(biāo)準(zhǔn)不一，歸檔不全。

　　大家可以在單位提一些建議，公文運(yùn)轉(zhuǎn)的好壞，直接影響檔案的質(zhì)量和齊全、完整。這兩項工作，是相輔相成的。

　　5.文書檔案實現(xiàn)以件為整理單位進(jìn)行歸檔，目的是簡化歸檔手續(xù)，深化檢索，首先要實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)。

　　齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng):

　　齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的'齊全。

　　多指辦法、制度、可研報告等。

　　完整:是指反映同一問題或方面的文件材料的收集要全面。

　　合同:簽合同之前，有審批單、流轉(zhuǎn)單、會簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進(jìn)行歸檔。

　　發(fā)文:對某單位的批復(fù)，請示文件一定附在批復(fù)之后;

　　依據(jù)來文形成上報公文，依據(jù)性文件一定附在上報文件之后。

　　準(zhǔn)確:是指文件材料是實際的真實反映，圖務(wù)相符，文電一

　　致。

　　修改通知單的修改內(nèi)容是否反映在圖中。

　　發(fā)文的正件與原件是否一致，會簽意見是否被修訂采納。

　　系統(tǒng):是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。

　　表彰工作一般分為評選、推薦等過程。是同類事物不同

　　階段組合在一起。

　　原件、復(fù)印件

　　原件:區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。

　　紅頭、紅章的公文稱為原件。

　　親筆簽字，又蓋章的稱為原件。

　　復(fù)印件:與原件內(nèi)容相同的復(fù)制件。

　　經(jīng)過復(fù)印后，與原件一模一樣，叫復(fù)印件。