會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)格式及技巧
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會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式的結(jié)構(gòu)形式包括以下幾點(diǎn)：
1、會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題
有兩種格式：一是，會(huì)議名稱加紀(jì)要，也就是在“紀(jì)要”兩個(gè)字前寫上會(huì)議名稱。如，全國(guó)財(cái)貿(mào)工會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議名稱可以寫簡(jiǎn)稱，也可以用開(kāi)會(huì)地點(diǎn)做為會(huì)議名稱。如，京、津、滬、穗、漢五大城市治安座談會(huì)紀(jì)要。二是，把會(huì)議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來(lái)，類似文件標(biāo)題式的。如，關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)檢工作座談會(huì)紀(jì)要。
2、開(kāi)頭部分
簡(jiǎn)要介紹會(huì)議概況，其中包括：
(1)會(huì)議召開(kāi)的形勢(shì)和背景;
(2)會(huì)議的指導(dǎo)思想和目的要求;
(3)會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主持者;
(4)會(huì)議的主要議題或解決什么問(wèn)題;
(5)對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)。
文號(hào)、制文時(shí)間
文號(hào)寫在標(biāo)題的正下方，由年份、序號(hào)組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出，并用“〔〕”括入，如：〔2004〕67號(hào)。辦公會(huì)議紀(jì)要對(duì)文號(hào)一般不做必須的要求，但是在辦公例會(huì)中一般要有文號(hào)，如“第XX期”、“第XX次”，寫在標(biāo)題的正下方。
會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間可以寫在標(biāo)題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用漢字寫明年、月、日，如“二〇一六年八月十六日”。
3、正文部分
它是紀(jì)要的主體部分，是對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則以及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。要想寫好正文，需注意以下幾點(diǎn)：
(1)要從會(huì)議的客觀實(shí)際出發(fā)，從會(huì)議的具體內(nèi)容出發(fā)，抓中心，抓要點(diǎn)。
(2)會(huì)議紀(jì)要是以整個(gè)會(huì)議的名義表述的，因此，必須概括會(huì)議的共同決定，反映會(huì)議的全貌。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。
(3)要掌握并運(yùn)用馬列主義的基本理論與黨的方針、政策對(duì)會(huì)議進(jìn)行概括與總結(jié)。它是貫穿在紀(jì)要始終的一條紅線。
(4)為了敘述方便，眉目清楚，常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“與會(huì)人員一致表示”等詞語(yǔ)，做為段落的開(kāi)頭語(yǔ)。也有用在段中的，仍起強(qiáng)調(diào)的作用。
(5)屬于介紹性文字，筆者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實(shí)于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強(qiáng)加于人。
(6)小型會(huì)議，側(cè)重于綜合會(huì)議發(fā)言和討論情況，并要列出決議的事項(xiàng)。大型會(huì)議內(nèi)容較多，正文可以分幾部分來(lái)寫。常見(jiàn)的有三種：一是概括敘述式;二是分列標(biāo)題式;三是發(fā)言記錄式。
4、結(jié)尾部分
一般寫法是提出號(hào)召和希望。但要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和紀(jì)要的要求，有的是以會(huì)議名義向本地區(qū)或本系統(tǒng)發(fā)出號(hào)召，要求廣大干部認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，奪取新的勝利;有的是突出強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問(wèn)題，指出核心問(wèn)題;有的是對(duì)會(huì)議做出簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)，結(jié)合提出希望要求。
5、格式內(nèi)容
(1) 標(biāo)題。由"會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要"構(gòu)成。
(2) 導(dǎo)言。介紹會(huì)議召開(kāi)的基本情況，如時(shí)間、地點(diǎn)，參加人，討論的'問(wèn)題。
(3) 會(huì)議的成果及議定的事項(xiàng)。應(yīng)逐項(xiàng)列出。
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式要注意強(qiáng)調(diào)突出中心;注意吸收正確意見(jiàn);條理化、理論化;要忠于會(huì)議實(shí)際內(nèi)容;要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳盡地占有材料，并且要認(rèn)真研究會(huì)議的精神，以便對(duì)材料正確取舍，合理刪減;會(huì)議紀(jì)要是與會(huì)者共同意志的體現(xiàn)，落款應(yīng)是全體與會(huì)單位，故不寫落款，不加蓋公章，與會(huì)者帶回去執(zhí)行就行了。
與會(huì)議紀(jì)要不同，會(huì)議記錄則只是辦公部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會(huì)議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動(dòng)同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事。對(duì)會(huì)議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證。
6、會(huì)議記錄格式要求如下：
(1) 準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱(要寫全稱)，開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)。
(2) 詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會(huì)，只要記參加的對(duì)象和總?cè)藬?shù)，以及出席會(huì)議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會(huì)議，出席對(duì)象來(lái)自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。
(3) 忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會(huì)議動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會(huì)議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問(wèn)題，每一個(gè)問(wèn)題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論，對(duì)別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會(huì)后再整理出全文;沒(méi)有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒(méi)有速記人員，可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄，以便會(huì)后互相校對(duì)補(bǔ)充。
(4) 記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況。
會(huì)議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會(huì)議記錄一般不宜公開(kāi)發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。
技巧：
認(rèn)真做好會(huì)議記錄
做好會(huì)議記錄是寫好會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)，會(huì)議紀(jì)要是從會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工提煉而來(lái)的。
會(huì)前，要認(rèn)真閱讀議題，查閱相關(guān)背景資料，把握會(huì)議主旨，做到胸有成竹。會(huì)中，要專心做好會(huì)議記錄，文字要準(zhǔn)確，段落要清楚，記錄要全面，與會(huì)者的贊成意見(jiàn)、反對(duì)意見(jiàn)，會(huì)議的統(tǒng)一意見(jiàn)、保留意見(jiàn)，尤其是會(huì)議的決定和主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見(jiàn)要記錄清楚，把會(huì)議情況通過(guò)速記、錄音或攝像等手段真實(shí)完整地記錄下來(lái)。會(huì)后，要整理會(huì)議記錄，吃透會(huì)議精神，盡快進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的起草。
圍繞主題選擇布局
會(huì)議需要解決的主要問(wèn)題，就是紀(jì)要的中心，紀(jì)要的寫作要圍繞這個(gè)中心來(lái)展開(kāi)。
單個(gè)議題的會(huì)議，如解決某一具體問(wèn)題、研究某一方面工作的專題會(huì)議，紀(jì)要寫作應(yīng)著眼會(huì)議的中心內(nèi)容和討論的重點(diǎn)，記錄討論結(jié)果和議定事項(xiàng)，一般采用概括式的布局，將會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議觀點(diǎn)和會(huì)議成果等按性質(zhì)歸納成幾個(gè)方面逐一寫作。
多個(gè)議題的會(huì)議，常見(jiàn)于單位領(lǐng)導(dǎo)班子研究一系列問(wèn)題、部署一攬子工作的會(huì)議，如黨委常委會(huì)議等，紀(jì)要寫作一般采用條款式的布局，分別圍繞各個(gè)議題進(jìn)行，做到條理分明。
正確處理層級(jí)結(jié)構(gòu)
會(huì)議紀(jì)要的正文一般由前言、主體和結(jié)尾三個(gè)部分組成。
前言部分交代會(huì)議概況，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、發(fā)言人、會(huì)議目的和任務(wù)、主要議題等。
結(jié)尾部分一般標(biāo)注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開(kāi)屬性等，和其他公文不同，會(huì)議紀(jì)要結(jié)尾不標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)，一般沒(méi)有附件。
會(huì)議紀(jì)要的主體部分是核心內(nèi)容，寫好主體部分決定著會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量。主體部分按照邏輯關(guān)系可以分成三塊，一是會(huì)議的精神，一般由“會(huì)議認(rèn)為”等導(dǎo)語(yǔ)開(kāi)頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等;二是會(huì)議的成果，一般由“會(huì)議明確”“會(huì)議決定”等導(dǎo)語(yǔ)開(kāi)頭，寫會(huì)議對(duì)問(wèn)題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署;三是會(huì)議的要求，一般由“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等導(dǎo)語(yǔ)開(kāi)頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔(dān)的具體任務(wù)等。這三塊內(nèi)容要分層次整理敘述，邏輯分明、條理清晰，不可以張冠李戴。
恰當(dāng)進(jìn)行取舍提煉
一方面要進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩幔瑫?huì)議上各參會(huì)人員的意見(jiàn)可能不一致，但一次成功的會(huì)議，其宗旨和意見(jiàn)具有統(tǒng)一性。對(duì)于符合會(huì)議宗旨最終形成的統(tǒng)一意見(jiàn)，以及會(huì)議主持人的總結(jié)意見(jiàn)，在會(huì)議紀(jì)要中要集中體現(xiàn)。
另一方面要反映會(huì)議的精神要點(diǎn)，既要詳盡細(xì)致又要提煉概括，可以根據(jù)議題的內(nèi)容范圍和復(fù)雜程度進(jìn)行篇幅上的安排，做到簡(jiǎn)潔明快、詳略得當(dāng)。
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