歸檔文件整理規(guī)則

　　大家可能不知道這則規(guī)則。下面我們來看一下歸檔文件整理規(guī)則是怎樣的吧!

　　歸檔文件整理規(guī)則

　　The arrangement rule of archival documents

　　2015-10-25 發(fā)布 2016-06-01 實施

　　國 家 檔 案 局 發(fā) 布

　　1 范圍

　　本標準規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

　　本標準適用于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　2 規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語

　　DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則

　　DA/T 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范

　　DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　3 術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本標準。

　　3.1

　　歸檔文件 archival document(s)

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　3.2

　　整理 arrangement

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有序化的過程。

　　3.3

　　件 item

　　歸檔文件的整理單位。

　　3.4

　　檔號 archival code

　　在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

　　4 整理原則

　　4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　5 一般要求

　　5.1 組件(件的組織)

　　5.1.1 件的構(gòu)成

　　歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　5.1.2 件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前，復(fù)制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5.2 分類

　　5.2.1 立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)等方法進行三級分類。

　　a)按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　b)按機構(gòu)(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　c)按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

　　5.3 排列

　　5.3.1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　5.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 編號

　　5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)(問題)代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 檔號按照以下要求編制：

　　a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T 13-1994編制。

　　b)檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

　　c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d)機構(gòu)(問題)代碼：機構(gòu)(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)(問題)分類的，應(yīng)省略機構(gòu)(問題)代碼。

　　e)件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　　5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)(問題)可以作為選擇項(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)(問題)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識(見附錄A 圖A2)。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構(gòu)(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識(見附錄A 圖A3)。

　　5.5 編目

　　5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準確、詳細，便于檢索。

　　5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　a)序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

　　c)文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d)責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

　　e)題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。

　　f)日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

　　g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h)頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i)備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置(見附錄B 圖B1)。

　　5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。