保險公司內控自評報告
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保險公司內控自評報告1
依據《公司法》、《xx證券交易所股票上市規則》、《企業內部控制基本規范》等相關法律、法規和規章制度的要求及xx證券交易所《中小企業板上市公司內部審計工作指引》,公司董事會審計委員會、公司內部審計部門對公司目
相關公司股票走勢前的內部控制及運行情況進行了全面檢查,并出具了《xxxx化學(集團)股份有限公司內部控制的自我評價報告》。現將公司xxx年度內部控制情況作如下自評:
一、評價遵循的原則
(一)全面性原則:評價工作包括內部控制的設計與運行,涵蓋企業及其所屬單位的各種業務和事項。
(二)重要性原則:評價工作在全面評價的基礎上,關注重要業務單位、重大業務事項和高風險領域。
(三)客觀性原則:評價工作準確地揭示經營管理的風險狀況,如實反映內部控制設計與運行的有效性。
二、評價依據及評價范圍
評價工作是根據《企業內部控制基本規范》以及xx證券交易所《上市公司內部控制指引》、《中小企業板上市公司內部審計工作指引》相關法律、法規和規章制度有關要求進行的。
對公司內部控制設計與運行情況進行全面評價,評價工作圍繞公司內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監管等要素進行,評價范圍涵蓋公司組織架構、人力資源、企業文化、社會責任、風險管理體系、內部控制制度、信息傳遞與報告、內部監督等具體內容,涉及公司所有業務部門及職能管理部門,涵蓋公司層面制定的各項基本制度及公司各部門制定的各項業務制度、管理制度、業務流程、操作手冊等。
三、評價工作組織及主要評價程序和方法
本次內部控制評價工作在公司董事會審計委員會領導下開展,具體經辦部門為公司審計部。主要評價程序如下:
(一)由公司審計部制定內部控制評價工作方案,明確評價要求、并做好內部學習、研討及評價底稿設計等相關準備工作。
(二)公司各部門對與本部門業務發展、內部管理相關的內部控制制度設計的健全性和運行的有效性進行自查、自我評價,并將自查報告在規定的期限內報送審計部。
(三)由審計部組織審計人員對各部門內控設計與運行的有效性進行檢查、測試和評價。
(四)整理、匯總內部控制評價工作底稿,撰寫內部控制評價報告并報公司董事會批準。
四、主要評價內容及評價過程
(一)控制環境
結合五部委下發的《企業內部控制基本規范》,公司在管理中不斷完善和健全公司制度,注重內部控制制度的制定和實施。從企業文化到制度建設,都為內控的執行建立了良好的環境,從而使公司經營有條不紊、規避風險,全面提升治理水平。
1、組織架構
(1)治理結構
按照《公司法》、《證券法》和《公司章程》的規定,公司建立了較為完善的法人治理結構。股東大會是公司最高權力機構,通過董事會對公司進行管理和監督。董事會是公司的常設決策機構,向股東大會負責。董事會對公司經營活動中的重大決策問題進行審議并做出決定,或提交股東大會審議。監事會是公司的監督機構,負責對公司董事、經理的行為及公司財務進行監督。公司總經理由董事會聘任,在董事會的領導下,全面負責公司的日常經營管理活動,組織實施董事會決議。
公司董事會下設戰略、審計、提名、薪酬與考核四個專門委員會,專門委員會成員全部由董事組成,根據公司章程,公司設立監事會,代表全體股東監督董事會、經理層對企業的管理;公司配備專職審計人員對公司財務收支和經濟活動進行內部審計監督。
(2)公司內部控制組織機構
公司內部組織機構設有戰略投資部、經濟運行部、技術中心、生產管理部、安全環保部、人力資源部、財務資產部、信息管理部、工程管理部、證券部、商務部、黨委辦公室、總經理辦公室、物資供應總公司、銷售總公司、進出口總公司等,各職能部門之間職責明確,相互牽制。
(3)母子公司組織結構
公司各控股子公司在一級法人治理結構下建立完備的決策系統、執行系統和監督反饋系統,并按照相互制衡的原則設置內部機構和經營管理部門,控股子公司包括:xx華泰重化工有限責任公司、xxxx礦冶有限公司、xx中化建進出口有限責任公司、阜康市博達焦化有限責任公司、托克遜縣xx化學鹽化有限責任公司、xx中魯礦業有限公司、奇臺縣xx化學礦產開發有限責任公司、xxxx化學阜康能源有限公司、xxxx化學庫爾勒化工有限公司、xxxx化學準東熱電有限公司、xxxx化學準東煤業有限公司等。
2、人力資源
公司擁有熟悉行業生產經營特點的高級管理人員、掌握先進技術并運用于生產實踐的核心技術人員,熟悉市場的專業營銷人員、以及技術熟練、操作規范的一線員工,形成了公司特有的人才梯隊,為公司發展奠定了堅實的基礎。
公司已建立了較為完善的人力資源管理制度,涵蓋績效管理、薪酬管理、員工培訓、崗位與編制管理、勞動合同管理、勞動紀律及考勤管理、人事檔案管理等方面。為使員工能夠勝任工作崗位要求,公司制定了《崗位說明書》、《員工培訓管理制度》和《新進員工培訓管理規定》,明確具體崗位任職條件,制定并執行培訓計劃,通過新員工培訓、崗位培訓、特殊工種培訓等多種形式的培訓,加強員工職業技能。
這些制度的制定為公司員工的聘任、培訓、績效考評、晉升、辭退提供了依據。制度的制定體現了公司“以人為本”的思想,體現了效率優先兼顧公平的原則,體現了對員工素質提高的重視和員工職業發展的高度關注。公司通過制定《員工思想道德建設和行為規范學習手冊》,加強員工的道德建設、企業文化理念建設,規范員工行為準則。
3、企業文化
一流的員工生產一流的文化,一流的文化塑造一流的企業。公司在充分汲取國內外優秀企業文化營養的同時,逐步建立起了具有xx化學特色的文化體系。先進的文化形成了公司核心價值觀,企業凝聚力和向心力大為增強,推動企業快速發展。
4、社會責任
公司在經營發展過程中切實履行社會職責和義務,主要包括安全生產、產品質量、環境保護、資源節約、促進就業、員工權益保護等。
公司安全生產措施切實到位、責任落實,年度內未發生重大安全事故。
公司制定并有效執行《產品質量管理辦法》相關規定,年度內未發生重大產品質量問題。
公司采用先進的膜法和生化法處理裝置處理生產過程中的廢水,處理后的廢水回用于生產裝置,減少新鮮水的使用量,既減少污染物排放、又節約了資源,達到節能減排的目的。
公司切實履行促進就業和員工權益保護的社會責任,按照國家相關規定為職工繳納各項社會保險統籌,企業發展的同時不斷為社會提供人員就業崗位。
(二)風險評估
在公司的發展過程中,需要對環境風險、經營風險、財務風險等內外部風險進行有效控制和防范。
公司根據戰略目標及發展思路,結合行業特點全面系統地收集相關信息及時進行風險評估,組織風險分析團隊,按照嚴格規范的程序開展工作,準確識別內部風險和外部風險,根據風險分析的結果,結合風險承受度,權衡風險與收益,確定風險應對策略,做到風險可控。
(三)控制活動
公司管理層在預算、生產、收入、費用、投資、利潤等財務和經營業績方面都有清晰的目標,公司內部對這些目標都有清晰的記錄,并且對其加以監控,并且積極地對其加以監控。財務部門建立了適當的保護措施較合理地保證對資產和記錄的接觸、處理均經過適當的授權;較合理地保證賬面資產與實存資產定期核對相符。
為合理保證各項目標的實現,公司建立了相關的控制程序及措施,主要包括:不相容職務分離、授權審批控制、會計系統控制、財產保護控制、預算控制、運營分析控制和績效評價控制等。同時,公司制定了《經濟運行預警管理辦法》,該辦法將預警信號劃分為特別嚴重(紅色)、嚴重(橙色)、輕微(黃色)三個級別,并建立了由財務預警、生產運行預警、物流運營預警三個子體系組成的經濟運行預警體系。
公司內部控制活動方法、措施及機制的運行情況,主要表現在以下方面:
1、公司治理方面
結合公司治理結構,公司制定了完善的公司治理制度,包括《公司章程》、《股東會議事規則》、《董事會議事規則》、《監事會議事規則》、《董事會秘書工作細則》、
《獨立董事工作制度》、《董事會專門委員會實施細則》、《總經理工作細則》、《信息披露事務管理制度》、《投資者關系管理制度》、《領導責任追究制度》、《董事會審計委員會年報工作規則》、《募集資金管理辦法》等制度,進一步明確了治理結構的職責,減少風險。
在公司的發展過程中,需要對經營風險、環境風險、財務風險有效監控,因此公司制定了《合同管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《物資計劃管理規定》、
《產品質量管理辦法》、《市場營銷管理辦法》、《招標投標管理辦法》、《工程項目施工管理規定》、《財務管理辦法》、《投資管理辦法》、《危險化學品安全管理辦法》、
《安全檢查管理規定》、《環保檢查管理規定》等各項制度,對采購、生產、銷售、項目建設、資產、財務、投資、安全、環保等方面進行風險管理。
公司根據戰略目標及發展思路,結合行業特點,建立了系統、有效的風險評估體系,全面系統地收集相關信息,準確識別內部風險和外部風險,及時進行風險評估,做到風險可控。同時,公司建立了突發事件應急機制,制定了應急預案。
2、日常管理主要方面
(1)采購供應管理方面
公司為保障生產物資及時供應,規范物資采購行為,制定了一系列采購方面的制度,包括《物資計劃管理規定》、《物資采購管理辦法》、《合同管理辦法》、
《采購物資出入庫管理規定》等,這些制度在實際過程中得到有效執行。
物資供應總公司為采購供應的執行部門,負責匯總、平衡、分配物資采購計劃,對采購計劃分類實施采購;按照貨比三家的原則進行比質比價,簽訂采購合同;在采購物資入庫環節,由質量檢測部門進行質檢后辦理入庫。商務部建立供應商管理體系,對供應商實行入網許可管理,建立了供應商檔案信息,并定期復核、更新供應商檔案,保證信息的完整性、信息更新的及時性。采購合同需經公司合同評審委員會評審通過后與供應商簽訂。
(2)銷售管理方面
公司銷售總公司為擴大市場,加強客戶服務,防范銷售過程中的風險,制定了《市場營銷管理辦法》、《鐵路運輸管理規定》等規定,在市場調查、產品發貨、客戶授信額度、客戶關系維護、營銷策略管理、貨款回收管理等方面做出了具體規定。根據營銷管理辦法規定,公司每半年或者一年必須以詢證函形式與客戶對賬。
(3)資產管理方面
固定資產由公司各個使用部門建立固定資產卡片臺賬,按臺、按裝置詳細登記資產狀況,賬賬相符,賬實相符。固定資產的有償轉讓必須先簽定合同,然后開具固定資產變更通知單,經主管領導審批簽字后辦理。固定資產的報廢由使用部門填報固定資產報廢申請單,財務資產部等有關部門檢查鑒定匯總,主管領導審批,報董事會研究批準后進行賬務處理。
公司對資產采取了定期盤點、財產記錄、帳實核對、財產保險等措施,確保了各種財產安全完整。鑒于公司近年擴大生產規模、項目建設投資巨大,公司管理層正在加大力度展開對項目的預算、工期、工程進度、工程質量,工程物資的到位情況、實際發生的支出、實際發生支出與預算的差異、工程款及材料設備款的結算情況,完工及完工驗收情況等進行全面掌控和全程實時跟蹤管理。公司財務、審計等資產管理部門將對工程項目、技措項目執行公司相關管理制度規定的情況進一步加強跟蹤和監督。同時根據企業會計準則的規定,結合公司實際情況,進一步完善在建工程、工程物資、固定資產的內控制度,以便準確地反映公司資產狀況。
(4)項目管理方面
項目前期由戰略投資部和外部中介機構對工程項目進行市場調研和經濟分析,技術中心形成可行性研究報告,并與相關技術部門將可行性研究報告報公司總經理辦公會論證后,按公司章程規定的權限與程序提交董事會、股東大會審議批準。
子公司根據施工圖和初步設計編制材料物資、機器設備采購明細,物資供應總公司根據資金使用安排的先后順序,制定物資采購計劃。工程進行期間,由子公司擬定工程進度和物資使用計劃,由物資供應總公司負責物資采購,由財務部門組織籌集資金,保證工程的正常進行。子公司全面負責現場有關事宜,業主方現場管理人員及監理單位,負責施工進度,檢查、施工質量的監控等工作。工程完工后,由工程管理部、子公司、監理單位、設計單位以及地堪單位等共同組織工程驗收,編制竣工驗收報告;由使用部門組織進行試車和生產考核;工程驗收合格,工程管理部將審計部復審完畢的單項或單位工程結算轉交財務資產部,財務資產部出具工程竣工財務決算報告。
(5)人力資源方面
根據公司的經營管理需要,公司制定了聘用、培訓、考核、獎懲等一系列的人事管理制度,包括《勞動合同管理規定》、《人員聘用管理規定》、《社會保險管理規定》、《員工薪資管理辦法》、《績效考核規定》、《崗位說明書》、《考勤管理辦法》、《人事檔案管理規定》等,對各個部門、經營環節制定了一系列較為詳盡的崗位職責分工制度,將各項交易業務的授權審批與具體經辦人員分離,保證了不相容職務的分離控制。
為使員工能夠勝任工作崗位要求,公司制定了《崗位說明書》、《員工培訓管理辦法》和《新進員工培訓管理規定》,明確具體崗位任職條件,制定并執行培訓計劃,通過新員工培訓、崗位培訓、特殊工種培訓等多種形式的培訓,加強員工職業技能。公司將職業道德修養和專業勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標準,切實加強員工培訓和繼續教育,不斷提升員工素質。
公司全員簽訂勞動合同,實行崗位薪資制度,定崗定薪,崗變薪變,建立起崗位薪資、績效薪資、津貼薪資綜合薪酬體系,按照國家規定,為職工繳納了養老、醫療、失業、工傷、生育等保險金以及住房公積金;高級管理人員薪酬按照
《年度經營業績考核及薪酬管理暫行辦法》執行,建立了有效的激勵和約束機制。
(6)會計系統方面
公司在預算、生產、收入、費用、投資、利潤等財務和經營業績方面都有清晰的目標,公司內部對這些目標都有清晰的記錄,并且對其加以監控。按照《公司法》、《會計法》、《企業會計準則》等法律法規規定,公司制訂了《財務管理辦法》,以保證業務活動按照適當的授權進行。財務資產部由具備相關專業素質的人員組成,實行會計人員崗位責任制,聘用適當的會計人員,使其能夠完成分配的任務,分別負責會計管理、銷售核算、財產清查、稅務、總賬、出納等職能,交易和事項能以正確的金額,在恰當的會計期間,較及時地記錄于適當的賬戶,使財務報表的編制符合企業會計準則的相關要求;對資產的記錄和記錄的接觸、處理均經過適當的授權;賬面資產與實存資產定期核對。
公司對貨幣資金收支明確規定了批準權限、批準程序,設立了辦理貨幣資金業務的不相容崗位,確保了貨幣資金的安全。在交易授權審批、崗位職責分工、憑證與記錄、資產接觸與記錄使用、獨立稽核等管理方面建立并實施了控制程序。崗位設置貫徹了“責任分離、相互制約”的原則。
(7)期貨套期保值高風險業務
為了規范套期保值業務的經營行為和業務流程,加強期貨套保業務的內部控制,防范交易風險,確保公司金融資產和套期保值資金的安全,公司制定了《套期保值業務內部控制制度》。
3、重點控制方面
(1)對控股子公司的管理
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定建立健全并保持控股子公司內部控制的有效,通過制定《控股子公司管理規定》等制度,對子公司進行有效的管理和控制。
(2)關聯交易
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定規范關聯交易的內部控制;公司已按照有關法律、行政法規、部門規章以及《上市規則》等有關規定,明確劃分公司股東大會、董事會對關聯交易事項的審批權限,規定關聯交易事項的審議程序和回避表決要求。公司已參照《上市規則》及其他有關規定,確定公司關聯方的名單,并及時予以更新,確保關聯方名單真實、準確、完整。
公司制定了《關聯交易決策制度》,對關聯交易做出了明確規定;公司與關聯人之間的關聯交易應簽訂書面協議,協議的簽訂應當遵循平等、自愿、等價、有償的原則,協議內容應明確、具體。關聯交易應遵循市場公正、公平、公開的定價原則,關聯交易的價格或取費應采取市場價格,原則上應不偏離市場獨立第三方的標準,對于難以比較市場價格或訂價受到限制的關聯交易,應根據關聯交易事項的具體情況確定定價方法,明確有關成本和利潤的標準,并在相關的關聯交易協議中予以明確。
(3)對外擔保
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定建立健全并保持對外擔保內部控制的有效;公司已按照有關法律、行政法規、部門規章以及《上市規則》等有關規定,在《公司章程》中明確股東大會、董事會關于對外擔保事項的審批權限,以及違反審批權限和審議程序的責任追究機制。
公司制定了《對外擔保制度》,對公司發生對外擔保行為時的擔保對象、審批權限和決策程序、安全措施等作了詳細規定;對外擔保建立嚴格的審查和決策程序;公司對外提供擔保,應當采取反擔保、互保或其它有效防范風險的措施,必須與擔保的數額相對應。
(4)募集資金
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定建立健全并保持募集資金內部控制的有效。
公司制訂了《募集資金管理制度》,對募集資金專戶存儲、使用及審批程序、用途調整與變更、內審監督等方面進行明確規定,以保證募集資金專款專用。
(5)重大投資
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定建立健全并保持重大投資內部控制的有效;公司已在《公司章程》中明確股東大會、董事會對重大投資的審批權限,制定相應的審議程序。
公司《投資管理辦法》按照符合公司發展戰略、合理配置企業資源、促進要素優化組合,創造良好經濟效益的原則,就公司對外股票、債券等證券投資、公司兼并、合作經營和租賃經營等投資項目,和對內的重大技改項目、更新、基本建設、購置新設備、新產品開發等投資項目進行了規范。
(6)信息披露
公司已按照《xx證券交易所上市公司內部控制指引》等相關規定建立健全并保持信息披露內部控制的有效。
公司制訂了《信息披露事務管理制度》和《重大信息內部報告制度》,從信息披露機構和人員、文件、事務管理、披露程序、信息報告、保密措施、檔案管理、責任追究等方面作了詳細規定。
(四)信息系統與溝通
公司建立了信息與溝通制度,明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序、傳遞范圍,確保了對信息的合理篩選、核對、分析、整合,保證了信息的及時、有效。公司按照中國證監會和xx證券交易所的有關信息披露有關規定制訂了《信息披露事務管理制度》、《重大信息內部報告制度》和《投資者關系管理制度》,對涉及信息披露的內容及披露標準、信息披露責任人及管理部門、信息披露程序等進行了具體規定。同時,公司要求對口部門加強與行業協會、中介機構、業務往來單位以及相關監管部門等進行溝通和反饋,以及通過市場調查、網絡傳媒等渠道,及時獲取外部信息。通過這些措施,公司董事會及時獲得內部和外部重要信息,并及時解決信息溝通過程中發現的問題,同時確定信息披露的內容。
公司購置并使用ERP 資源管理軟件等信息化軟件,ERP 資源管理軟件包括財務、庫存、生產、銷售、統計、人事管理等方面,基本涵蓋了公司的主要經營活動。為保證信息系統的正常、有效運行,設立了信息管理部,配備專職人員負責信息系統的維護,開通并使用OA 網上辦公系統,保證業務處理的及時性,使公司經營目標、方針計劃順暢下達到各職能部門和全體員工,并使各層級部門、員工將信息及時上傳給管理者;隨著公司的發展,公司目前正在對ERP 系統進行升級,保證更有效高速的交流、傳遞信息。
(五)內部監督
公司董事會下設審計委員會,負責審核公司的財務信息及其披露,審查公司的內控制度。審計部在審計委員會的直接領導下依法獨立開展公司內部審計工作。審計部設專職人員,對公司內部各部門及分、子公司的財務收支、生產經營活動進行審計、核查,對經濟效益的真實性、合法性、合理性做出合理評價,對公司工程結算進行復審,并對公司內部管理體系以及各部門內部控制制度的情況進行監督檢查。
公司制定并通過董事會審議通過了《內部審計制度》,對審計部的職責、權限、內部審計工作程序做了明確規定,確保公司內部審計工作的規范性。內部審計遵循“以合規審計為基礎,以效益審計為重點,以提高經濟效益為目的”的工作方針,確保公司內部審計工作的規范性;對公司業務流程中的風險點進行辨識,加強風險防范,保證內部控制的有效開展。
公司定期對各項內部控制進行評價,同時一方面建立各種機制使相關人員在履行正常崗位職責時,就能夠在相當程度上獲得內部控制有效運行的證據;另一方面通過外部溝通來證實內部產生的信息或者指出存在的問題。公司管理層高度重視內部控制的各職能部門和監管機構的報告及建議,并采取各種措施及時糾正控制運行中產生的偏差。
五、xxx年公司為建立和完善內部控制所進行的重要活動、工作
xxx 年度公司執行內控制度的總體情況良好,內控相關部門或機構均已按照法律法規、公司章程和相關制度的規定設置,并在公司內部控制活動中發揮作用。公司各部門均能按照內部控制流程從事經營活動,有效控制了運營風險。
xxx 年公司為建立和完善內部控制所進行的重要活動、工作,主要表現在以下方面:
1、為了加強和規范企業內部控制,提高企業經營管理水平和風險防范能力,結合公司實際情況及需要,xxx 年內公司進一步修訂了《公司章程》、《股東大會議事規則》、《董事會議事規則》、《總經理工作細則》、《投資管理辦法》、《套期保值業務內部控制制度》等內部控制管理制度;
xxx 年內,公司新制定頒布《外部信息使用人管理制度》、《內幕信息知情人管理制度》、《對外提供財務資助管理制度》等內部控制管理制度。
2、xxx年度內,公司對職能部門設定、部門職責、工作流程、子公司的組織架構進行全面的劃分、梳理,進一步保證了公司的內部控制管理。
3、為了加強和規范企業內部控制,加強信息的控制、傳遞、分析、匯總、報告及提高工作效率,xxx 年內公司集中力量計劃使用SAP 企業資源計劃管理系統。
4、報告期內,對上年度公司治理自查活動中需要整改落實的問題,公司予以足夠的重視,并在報告期內得到持續改善和提升。
本年度,公司進一步加強內部審計工作,定期和不定期地對公司的制度執行情況進行檢查,關注重點、熱點問題及高風險領域,突出抓好關鍵問題和關鍵環節的審計,適當擴大審計工作范圍,發揮審計對各項業務的控制與監督作用,進一步提高了內部控制制度的統一性、系統性和有效性。
六、內部控制缺陷及整改情況
(一)內部控制缺陷認定
公司對內部控制缺陷的認定,以日常監督和專項監督為基礎,結合年度內部控制評價發現的內部控制缺陷及其持續改進情況,對內部控制缺陷及其成因、表現形式和影響程度進行綜合分析和全面復核后,向董事會、監事會或者經理層報告。重大缺陷應當由董事會予以最終認定。企業對于認定的重大缺陷,應當及時采取應對策略,切實將風險控制在可承受度之內,并追究有關部門或相關人員的責任。
(二)公司內部控制缺陷及整改情況
公司xxx年度內部控制評價中,未發現公司存在重大內部控制缺陷。
根據公司近年發展狀況,對于風險預警、風險評估、識別、應對機制和在建項目管理等內部控制方面,公司將持續加大建設和執行力度,以進一步完善內部控制流程和相關制度。
七、內部控制自我評價有效性結論
本公司現有內部控制制度基本能夠適應公司管理的要求,能夠為編制真實、完整、公允的財務報表提供合理保證,能夠為公司各項業務活動的健康運行及國家有關法律、法規和公司內部規章制度的貫徹執行提供保證,能夠保護公司資產的安全、完整,在公司管理的各個關鍵環節、重大投資、對外擔保、關聯交易、信息披露等重點控制事項方面不存在重大缺陷。
本公司管理層認為,根據財政部頒布的《內部會計控制規范-基本規范》(試行)及相關具體規范的控制標準于xxx年12月31 日在所有重大方面保持了與財務報表相關的有效的內部控制。
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